Aby skutecznie zarządzać przychodnią lekarską, niezależnie od tego, czy jest to mała praktyka, czy duża klinika, należy opracować i wdrożyć kompleksowe i przejrzyste procedury, które odpowiadają potrzebnym zadaniom i obowiązkom. Procedury biurowe powinny podkreślać obowiązki różnych pracowników, takie jak opis czynności recepcjonisty po otwarciu i zamknięciu biura. Powinieneś zrozumieć, jak działa biuro medyczne, aby odpowiednio dostosować procedury.
Podstawy
Procedury biurowe powinny określać sposób interakcji z klientami. Odpowiednie tematy obejmują standardowe powitania klientów (np. Osobiście i przez telefon), niezadowolonych lub złych klientów kierownictwa, poufność klienta (np. Regulacje HIPAA), a także ustawienie i powiadomienia o spotkaniu. Silne umiejętności obsługi klienta są wymagane dla większości pracowników biur medycznych. Dlatego procedury powinny odróżniać "dobre" od "niewystarczającej" obsługi klienta. Konieczne są standardowe procedury na wypadek sytuacji nadzwyczajnej lub klęski żywiołowej, takie jak pożar lub powódź. Utwórz osobny podręcznik dla pracowników, aby omówić zasady dotyczące ubioru, obecności, molestowania seksualnego, listy płac, wakacji i świadczeń.
Dokumentacja
Udane biuro medyczne skutecznie zarządza dokumentacją pacjentów. Procedury tworzenia kopii zapasowych powinny być obowiązkowe dla biur bez papieru (np. Z informacjami o pacjencie przechowywanymi online lub w programie komputerowym). Podręcznik front office musi wyjaśniać, jak tworzyć, aktualizować i przechowywać rekordy klientów. Podręcznik powinien również zawierać procedury dotyczące nieaktywności zapisów, np. Kiedy pacjent się porusza. Innym ważnym aspektem są kalendarze dla lekarzy. Na przykład, planując dwóch pacjentów na godzinę, lekarz może mieć od 20 do 30 minut wolnego czasu. Procedury powinny wyjaśniać, jak zaplanować odpowiednią liczbę pacjentów na godzinę i codziennie. Procedury mogą również przedstawiać standardowy sposób przydzielania sal egzaminacyjnych.
Dane do faktury
Procedury front office office powinny szczegółowo określać sposoby pobierania płatności od pacjentów. Jeżeli pacjent korzysta z ubezpieczenia, procedury powinny wyjaśnić, jakie informacje są potrzebne, aby zweryfikować ubezpieczenie i w razie potrzeby pobrać współpłacenie. Procedury powinny wyjaśniać, czy należy uzyskać płatność przed wizytą lub po niej, gdy pacjent płaci z kieszeni. Należy również opisać niezbędne kroki w celu uzyskania terminowego zwrotu roszczeń ubezpieczeniowych. Na przykład wyjaśnij, kto będzie kodować lub identyfikować procedury medyczne dla dokumentacji pacjenta, jak również fakturowania. Procedury powinny określać sposób obsługi rachunków przeterminowanych, takich jak te, które pozostają nierozliczone przez 6 miesięcy lub 1 rok.
