Kierownik front office, czasami znany jako recepcjonista lub urzędnik, wypełnia wiele ról. Ta pozycja skierowana do klientów, zwykle spotykana w branży hotelarsko-gastronomicznej, służy zarówno do komunikacji z klientami, jak i do wykonywania obowiązków służbowych na front office. Chociaż odpowiedzialność i rekompensata różnią się znacznie w zależności od organizacji, a nawet w przedsiębiorstwach, wielu kierowników front office ma kilka podstawowych obowiązków.
Interfejs użytkownika
Kierownicy front office często kontaktują się z klientami, często witają ich, gdy wchodzą do zakładu, odpowiadają na zapytania i generują sprzedaż. Według ogólnego opisu stanowiska zamieszczonego na stronie internetowej Career Builder, dyrektorzy front office mogą otrzymywać i przetwarzać płatności od klientów i dostarczać pokwitowania w razie potrzeby. W niektórych przypadkach, zgodnie z Career Builder, menedżerowie front office również zajmują się kłopotliwymi klientami lub gośćmi i angażują odpowiedni personel bezpieczeństwa, aby rozwiązać problemy związane z bezpieczeństwem klientów. W zależności od organizacji menedżer front office może współpracować ze wszystkimi gośćmi lub tylko z osobami uważanymi za wrażliwe lub ważne.
Zarządzanie biurem
Kierownicy front office zapewniają sprawne funkcjonowanie front office firmy. Zarządzanie biurem może wiązać się z analizą wydatków w celu zminimalizowania kosztów, zgodnie z opisem stanowiska zamieszczonym na stronie internetowej hotelu Mule, a niektórzy menedżerowie przeglądają dzienne dzienniki, aby utrzymać świadomość działalności biznesowej. Kierownicy front office powinni znać typowe aplikacje biurowe, takie jak arkusze kalkulacyjne i edytory tekstu. Według strony internetowej Job Fool pracownicy na tym stanowisku mogą również korzystać z firmowych systemów do prowadzenia działalności gospodarczej.
Zarządzaj doświadczeniem klienta
Pracownicy zajmujący kierownicze stanowiska mają znaczną odpowiedzialność za zapewnienie wzorcowej obsługi klientów i gości. Oprócz bezpośredniej interakcji z klientami i rozwiązywania problemów związanych z bezpieczeństwem, menedżerowie front office działają również jako pojedynczy punkt kontaktowy w przypadku reklamacji klientów i eskalacji problemów. Kierownicy front office mogą zatwierdzać stawki promocyjne w odpowiedzi na negocjacje z klientami, zgodnie z opisem stanowiska zamieszczonym w Hotelu Mule, a niektórzy menedżerowie front office mają prawo do udzielania zniżek, kredytów na usługi lub bezpłatnej obsługi niezadowolonym gościom. Kierownicy front office mogą również współpracować z innymi grupami w firmie, takimi jak sprzątanie i konserwacja, aby zapewnić gościom czyste, w pełni funkcjonalne mienie po przyjeździe.
Nadzór pracowników
W zależności od organizacji, kierownicy front office mogą być odpowiedzialni za nadzorowanie członków personelu hotelu. Obowiązki nadzorcze, zgodnie z Job Fool, mogą obejmować planowanie personelu w celu zaspokojenia zapotrzebowania klientów, planowanie i przydzielanie pracy oraz rozwój komunikacji pracowników. Kierownicy front office mogą planować i przeprowadzać okresowe spotkania pracowników, a nawet współpracować z kierownikami innych działów, aby zapewnić realizację zadań organizacyjnych. W niektórych przypadkach pracownicy na tym stanowisku opracowują i przeprowadzają szkolenia, aby pracownicy byli na bieżąco ze zmieniającymi się praktykami biznesowymi.
