Podczas gdy pracownik może chcieć szybko wymienić swoją pensję, dział płac musi zrównoważyć lęk pracownika z potrzebą firmy, aby zapewnić prawidłową obsługę rewanżu. Musisz być empatyczny dla pracownika, jednocześnie upewniając się, że pierwotny czek nie został jeszcze spieniężony.
Sprawdź szczegóły zagubionego czeku w systemie płac. Oprócz nazwy odbiorcy musisz znać datę, numer i kwotę czeku.
Skontaktuj się ze swoim bankiem, aby sprawdzić, czy czek nie został zrealizowany.
Poproś bank, aby wystawił czek zatrzymany na czeku. Wnioski o wstrzymanie płatności zwykle stają się skuteczne dopiero po 24 godzinach od ich złożenia, ale zasady mogą się różnić w zależności od instytucji finansowej. Dlatego dobrą praktyką jest odczekać co najmniej 24 godziny przed wymianą czeku, aby zapewnić pomyślne zakończenie płatności.
Poczekaj 24 godziny i sprawdź, czy płatność za zakończenie się powiodła. Jeśli to się udało, przejdź do następnego kroku.
Wydaj pracownikowi czek zastępczy. Musisz zakończyć ten proces za pośrednictwem systemu płac, aby sprawdzić zamiennik i zapisać go na formularzu pracownika W-2. Czek zastępczy musi mieć takie same zarobki, podatki, odliczenia i wynagrodzenie netto, jak w przypadku pierwotnego czeku. Jeśli nie możesz utworzyć czeku zastępczego bezpośrednio w systemie płac, pamiętaj, aby wprowadzić szczegóły kontroli do systemu.
Uzyskaj wymagane podpisy na czeku zastępczym. Pamiętaj, aby dołączyć dokumentację potwierdzającą dla osoby podpisującej czek do przejrzenia.
Anuluj oryginalną kontrolę w systemie płac. Ten krok ma zasadnicze znaczenie dla zapewnienia, że płace i podatki nie są podwójnie liczone w formularzu pracownika W-2, rocznym wynagrodzeniu i rozliczeniu podatkowym, oraz w celu usunięcia czeku z zaległej listy kontrolnej.
Przekaż czek zastępczy pracownikowi.
Wskazówki
-
Wymagaj od pracownika, aby podpisał oświadczenie pod przysięgą, że straciła swoją wypłatę i zgodzi się, że jeśli znajdzie czek, nie będzie starała się go spieniężyć. Jeśli masz możliwość oferowania swoim pracownikom kart debetowych z bezpośrednim przelewem lub płacami, zachęć ich do uczestnictwa w celu zmniejszenia liczby problemów z utraconym czekiem, z którymi masz do czynienia. Skontaktuj się z bankiem, aby ustalić zasady dotyczące płatności z zatrzymaniem. Jeśli płatność za zakończenie nie powiodła się, powiadom pracownika i poproś o kopię anulowanego czeku, aby ustalić, kto go zrealizował. To, co zrobisz, będzie zależało od faktów i okoliczności związanych z tym, jak czek został zrealizowany.
Ostrzeżenie
Niektóre usługi czeków gotówkowych dokonają wypłaty czeku, na który nałożono stopę. W zależności od prawa stanowego, możesz nadal ponosić odpowiedzialność za zapłatę za tę czek do usługi czeku.
