Żądanie propozycji jest dokumentem wydanym przez firmę, organizację non-profit lub agencję rządową, proszącą potencjalnych dostawców o spełnienie wymienionych wymagań. Chociaż zapytania ofertowe różnią się rozmiarem, zakresem i formą, zwykle obejmują podobne tematy. Zapytanie ofertowe zwykle mówi sprzedawcom o jednostce sponsorującej, o tym, co chce uzyskać i określa warunki selekcji. Zapytanie ofertowe zwykle prosi sprzedawców o wyjaśnienie, dlaczego kwalifikują się oni do udzielenia odpowiedzi, w jaki sposób zamierzają osiągnąć cele opisane we wniosku oraz cenę, którą oczekują, że zostanie zapłacona.
Opisz cel i zakres zapytania ofertowego, w tym towary, produkty lub usługi, które chcesz nabyć, oraz kwalifikacje, których oczekujesz od sprzedawcy. Umożliwi to sprzedawcom określenie, czy kwalifikują się oni i chcą odpowiedzieć. Wskazując, że Twoja firma potrzebuje 10 000 niebieskich widżetów dostarczonych w ciągu trzech miesięcy, Twoja organizacja szuka lokalizacji i sprzętu, aby przygotować i podawać 200 posiłków dziennie dla starszych klientów, lub Twoja agencja wymaga szkolenia w celu poprawy obsługi klienta, możesz zaoszczędzić własne i swoje czas i wysiłek dostawców.
Napisz opis swojej firmy, organizacji lub agencji, która dostarcza potencjalnym dostawcom przydatnych danych. Ponieważ zajmie to większość czasu i pieniędzy, aby odpowiedzieć na twoje zapytanie ofertowe, pomoże to ustalić przyszłe stosunki robocze. Wyjaśnij, co zamierzasz osiągnąć ze swoim produktem lub usługą. Zidentyfikuj osoby, do których należy kierować pytania i korespondencję.
Określić zakres prac w pełnym zakresie, aby dostawcy mogli dokładnych prognoz pracy, materiałów i innych kosztów.Wymień zaplanowane terminy realizacji, aby mogli opracować realistyczną oś czasu. Opisz warunki, jakich oczekujesz od nich, takie jak standardy pracy, ochrony środowiska i bezpieczeństwa. Określ standardy wydajności, których potrzebujesz i jak chcesz monitorować i oceniać ich wysiłek.
Wymień plany, raporty, produkty, usługi i materiały, które spodziewasz się dostarczyć i kiedy chcesz, aby każdy został ukończony. Dostawcy mogą mieć okoliczności, które uniemożliwiają dostarczenie tego, o co prosisz, kiedy tego oczekujesz. Różnice między twoimi oczekiwaniami a dostawcami będą prawdopodobnie przedmiotem dyskusji podczas negocjacji umów. Niektóre zapytania ofertowe zawierają sekcję ze standardowymi pozycjami proponowanej umowy, taką jak klauzule o odstąpieniu od umowy i umowy o zachowaniu poufności
Uwzględnij w swoim RFP kryteria, których użyjesz, aby ocenić otrzymane odpowiedzi oraz sposób i czas przyznania nagrody zwycięskiemu oferentowi. Jest to ważne, aby uniknąć roszczeń faworyzujących lub innych nieuczciwych praktyk. Wiele zapytań ofertowych korzysta z systemu punktowego, przyznając punkty za takie przedmioty, jak koszt, zakres pracy, kwalifikacje i personel.
