Prośba o ofertę lub zapytanie ofertowe lub zapytanie ofertowe to dokument złożony przez firmę lub organizację dla dostawców. Na przykład firma budowlana może potrzebować stolarzy lub szpital może potrzebować projektanta stron internetowych do stworzenia witryny. Zapytania ofertowe to zazwyczaj oficjalne dokumenty zawierające wytyczne dla dostawcy. Zawierają one szczegóły dotyczące firmy, która składa zamówienie, specyfikacje projektu biznesowego, proces pozyskiwania dostawców, proces selekcji w celu wyboru dostawcy lub dostawców, proces kontraktowy i proces komunikacji podczas składania zamówienia.
Zbierz wszystkie informacje wcześniej. Mieć swoje sprawozdania finansowe, budżety, kontrakty, umowy i wszelkie inne stosowne dokumenty związane z projektem. Ułatwi to pisanie twojego zapytania ofertowego.
Napisz opis lub wprowadzenie, czasami nazywane "streszczeniem wykonawczym". Ta sekcja przedstawia firmę lub organizację, która zgłasza żądanie i jego miejsce w swojej branży. Podsumowanie przedstawia również w sposób szczególny projekt lub potrzeby biznesowe, w odniesieniu do których poszukiwane są wnioski.
Przedstaw wyraźnie specyfikacje, w odniesieniu do których sprzedawcy odpowiedzą. Określ charakter i zakres projektu, swoje potrzeby, oczekiwane rezultaty i wszelkie inne istotne informacje. Być specyficznym; istnieje znaczna różnica między potrzebą zaprojektowanej strony internetowej a potrzebą zaprojektowanej, zaktualizowanej i regularnie zarządzanej strony internetowej.
Wyraźnie określ instrukcje, jak proces komunikacji będzie obsługiwany podczas procesu pozyskiwania. Jeśli chcesz, aby dostawcy skontaktowali się z jedną osobą w Twojej organizacji, wyjaśnij to. Jeśli pojawi się prezentacja dla dostawców do wzięcia udziału, dołącz wszystkie szczegóły na ten temat. Jeśli nie chcesz, aby sprzedawcy kontaktowali się z Tobą w ogóle w trakcie procesu, zdecydowanie to powiedz. Ustal, w jaki sposób otrzymasz oferty, czy muszą one zostać zapieczętowane i jaki jest ostateczny termin.
Wyjaśnij, że zapytanie ofertowe nie jest umową, a odpowiedź na nie nie gwarantuje wyboru. Upewnij się, że zawiera informacje, które sprawią, że odpowiedź dostawcy będzie warta czas dostawcy. Przedstaw szczegóły dotyczące budżetu, umowy, formy płatności i oceny pracy w czasie, gdy projekt jest aktywny.
Uwzględnij wszelkie kwestie prawne, dotyczące praw autorskich, ubezpieczenia i etyczne, które sprzedawcy powinni wziąć pod uwagę. Obejmuje to między innymi umowy o poufności, wymagania dotyczące dostawców mniejszości, lokalne przepisy, względy bezpieczeństwa i praktyki biznesowe.
Określ dowolne instrukcje, w jaki sposób należy sformatować odpowiedzi. Poinformuj sprzedawców o tym, jak chcesz zobaczyć ich numery ofert, jakie informacje powinny zawierać wraz z ich propozycjami, takie jak kopie informacji ubezpieczeniowych lub licencji biznesowych.
Dołącz przewidywany wniosek dotyczący procesu selekcji. Niech sprzedawcy wiedzą, czy zostaną powiadomieni, jeśli nie dostaną pracy, a także czego się spodziewać, jeśli zostaną wybrani do pracy.
