Gdy Twoja firma jest proszona o odpowiedź na prośbę o złożenie wniosku, potencjalny klient zaprasza Cię do złożenia formalnej odpowiedzi wskazującej, w jaki sposób zrealizujesz umowę. Podczas gdy potencjalni oferenci często nie są zobowiązani do oficjalnego odrzucenia takich zaproszeń, należy zawsze przekazywać swoje intencje na piśmie, a także za pośrednictwem nieoficjalnych kanałów.
Aby licytować lub nie licytować
Zanim firma zdecyduje się odrzucić zapytanie ofertowe, ocena wewnętrzna zapytania ofertowego jest rozważnym krokiem. Praktyczne wewnętrzne powody odrzucenia obejmują ceny projektów, harmonogramowanie i brak wiedzy na temat żądanych usług lub produktów. Jednak zewnętrzne powody, dla których Twoja firma powinna zostać odrzucona, powinny być wyrażone dyplomatycznie - nie można nigdy przeoczyć możliwości przyszłej współpracy biznesowej.
Odpowiednie oficjalne i nieoficjalne odpowiedzi
Każdy proces zapytania ofertowego może mieć wyjątkowe wymagania dotyczące oficjalnego odrzucenia wniosku. Na przykład niektóre zapytania ofertowe zawierają konkretną datę "bez oferty" - w takich przypadkach należy dołożyć wszelkich starań, aby wyrazić zamiar odstąpienia od udziału w procesie składania ofert przed terminem określonym w zaproszeniu do składania ofert. Jest to szczególnie ważny krok do właściwego postępowania, jeśli początkowo poprosiłeś o włączenie swojej firmy do procesu zapytania ofertowego.
Zapytanie ofertowe powinno zawierać listę osób, z którymi należy się skontaktować w sprawie odrzucenia zapytania ofertowego, i powinieneś powiadomić jedną lub więcej osób pocztą. Wskazane są również nieformalne metody komunikacji, takie jak telefon i poczta e-mail. W interesie poprawienia przyszłych możliwości biznesowych powinieneś próbować powiedzieć "nie z gracją" - czasami mówi się o tym "nie" dla zadania, mówiąc "tak" do osoby. Jest to inteligentne podejście do podejmowania, gdy rezygnujesz z RFP.
