Posiedzenia komisji odgrywają ważną rolę w prowadzeniu zarówno organizacji non-profit, jak i nastawionych na zysk. Podczas gdy niektóre komitety działają na zasadzie nieformalnej, a członkowie spotykają się w miarę potrzeby, aby wykonać określone zadania, inne komitety są bardziej formalne. Niektóre z nich mają prawne obowiązki w takich sprawach, jak audyty finansowe, selekcja wykonawcza, oferty akcji, zatwierdzanie członkostwa i nadzór nad bezpieczeństwem. Komitety te są bardziej skłonne do przyjęcia formalnej struktury spotkań z wykorzystaniem takich protokołów, jak Reguły Roberta Roberta lub podobne zasady.
Przedmioty, które będą potrzebne
-
Program
-
Minuty
Przygotuj i wyślij pisemny program co najmniej tydzień przed posiedzeniem komisji. Każdy członek komitetu potrzebuje czasu na sprawdzenie porządku obrad i przygotowanie się na tematy, które będą omawiane podczas spotkania.
Zadzwoń na spotkanie, aby zamówić na czas. Zwykle robi to przewodniczący komisji. Sekretarz przyjmie do wiadomości każdego, kto jest obecny na zebraniu podczas sporządzania protokołu. Wezwanie do spotkania, aby zamówić na czas, zachęca ludzi do stawienia się na czas i okazuje szacunek dla wszystkich członków komisji i ich czasu.
Rozdaj kopie porządku obrad i wszelkie raporty, które zostaną przedstawione podczas spotkania. Jeżeli komisja zbiera się na bieżąco, rozprowadza kopie protokołu z poprzedniego posiedzenia. Daj czas członkom komisji na sprawdzenie protokołów, porządku obrad i innych raportów. Zapytaj, czy są jakieś komentarze na temat protokołu z poprzedniego spotkania, a następnie zapytaj, czy jest ruch, a drugi, aby zaakceptować protokół.
Postępuj zgodnie z porządkiem obrad, aby objąć każdy przedmiot podczas spotkania. Umożliwienie składania wniosków, które są istotne dla omawianego punktu porządku obrad. Rozpoznaj każdego członka, który chce wypowiedzieć się w sprawie wniosku. Pozwól jednej osobie mówić jednocześnie i daj każdej osobie szansę na wysłuchanie, jeśli to możliwe. Wezwanie do głosowania nad wnioskiem po zakończeniu dyskusji. W niektórych przypadkach członkowie zaproponują poprawki, a przewodniczący komisji wezwie do głosowania nad poprawkami przed wnioskiem.
Zakończ spotkanie po zakończeniu porządku obrad lub nadejściu zaplanowanego zakończenia spotkania. Przewodniczący komisji może odroczyć posiedzenie bez wniosku, po drugie lub w głosowaniu. Sekretarz rejestruje każdą niekompletną firmę, aby można ją było umieścić w porządku obrad kolejnego posiedzenia.
Wskazówki
-
Większość oficjalnych posiedzeń komisji wymaga obecności kworum członków, aby posiedzenie było ważne. Statut organizacji określi sposób osiągnięcia kworum. Zwykle jest to co najmniej połowa członków.
