Jeśli jesteś członkiem komitetu i chcesz utworzyć raport w celu omówienia swojego spotkania, ważne jest, aby upewnić się, że jesteś przygotowany na spotkanie i zrozumieć podstawy sporządzania raportu komisji. Podążanie za kilkoma krokami może zająć ci od początku do końca, a będziesz miał kompletny raport gotowy do przekazania indywidualnej lub grupowej obserwującej postępy twojej komisji.
Przynieś ze sobą pióro i papier lub laptopa na spotkanie komisji. Zapisz datę, czas, uczestników, w tym tytuły i czas trwania spotkania. Zapisz tematy w porządku obrad i to, co mogło być omówione bez określonego czasu. Zwróć uwagę, kto się zgodził i kto nie zgodził się, przyczynę i inne ważne informacje, które pojawiły się podczas spotkania. Jeśli temat komisji nie został uzgodniony, a komisja postanowiła złożyć dyskusję do przyszłego spotkania, upewnij się, że zwrócisz na to uwagę i kiedy komitet spotka się ponownie na ten temat.
Opracuj raport ze swoich notatek, który będzie bardziej szczegółowo analizować spotkanie, podając wszystkie informacje w zorganizowanym formacie. Możesz rozpocząć od strony tytułowej, która zawiera datę, godzinę, długość spotkania i kto uczestniczył.
Kontynuuj, pisząc pierwszy temat posiedzenia komisji, a także szczegółowe informacje o tym, co zostało omówione i co postanowiono, w tym informacje o głosach komisji. Przejdź przez każdy temat i wykonaj to samo. W zależności od rodzaju komitetu i powodów spotkania, możesz chcieć uwzględnić potencjalne czynniki ryzyka, jeśli działania nie są przestrzegane lub jeśli działanie nie jest określone. Napisz, kiedy komitet spotka się ponownie. Napisz listę osób, które otrzymają raport na dole listy.
Przeczytaj raport, aby upewnić się, że dokument nie zawiera interpunkcji i błędów gramatycznych. Sprawdź raport komisji, aby upewnić się, że treść jest dokładna i sprawdź ponownie za pomocą swoich notatek. Popraw dokument w razie potrzeby przed zakończeniem pełnego raportu z konferencji.
Wykonuj kopie i dostarczaj raport uczestnikom, a także radzie dyrektorów, innym komitetom, menedżerom lub innym, jeśli to jest stosowne.
Wskazówki
-
Jeśli wolisz nagrywać spotkanie na taśmie, upewnij się, że masz zgodę każdego członka komitetu przed nagraniem spotkania.
Ostrzeżenie
Unikaj umieszczania informacji w raporcie, który znika z tematu, aby uniknąć wypełniacza i trzymać się faktów. Jeśli na przykład komisarz zaczął mówić o swoich dzieciach, nie włączaj tego, o ile nie jest to związane z pracą wykonywaną przez komisję, np. Program czytania dla dzieci.
