Spółki tworzą harmonogram należności jako sposób monitorowania kwot i terminów płatności klientów z kontami kredytowymi. Należności odnoszą się do rachunków, na które firma oferuje kredyt. Ci klienci dokonują zakupów od firmy i płacą rachunki w późniejszym terminie. Większość harmonogramów należności jest tworzona jako harmonogramy starzenia. Harmonogram starzenia zawiera listę nazw poszczególnych klientów, saldo i zestawienie pokazujące, czy kwoty są bieżące, czy zaległe.
Otwórz program do arkuszy kalkulacyjnych. Najłatwiejszym sposobem utworzenia harmonogramu należności jest użycie dokumentu arkusza kalkulacyjnego. Nazwij dokument i zapisz go.
Przygotuj nagłówek. W górnej części dokumentu powinien znajdować się tytuł raportu, na przykład "Harmonogram wiekowy należności". Pod tytułem wpisz nazwę firmy i poniżej, podaj datę harmonogramu.
Wprowadź tytuły kolumn. Harmonogram należności zazwyczaj zawiera sześć kolumn. Od lewej do prawej tytuły kolumn to: "Nazwa klienta", "Łączna liczba należności", "Bieżąca", "1-30 dni przeterminowanych", "31-60 dni przeterminowanych" i "Ponad 60 dni przeterminowanych"."
Uzyskaj księgę należności bieżących. Ta księga jest księgą pomocniczą zawierającą wszystkie rachunki i transakcje do otrzymania należności. Obejmuje wszystkie opłaty naliczone na konta, wszystkie płatności, bieżące salda każdego konta i informacje o terminie płatności.
Przenieś szczegóły kont. Z księgi należności należy zacząć od pierwszego klienta, wprowadzając nazwę klienta do arkusza kalkulacyjnego i łączną kwotę należną. Oddzielić całkowitą kwotę należną od umieszczenia kwot w odpowiednich kategoriach. Na przykład, jeśli Sue's Catering zawdzięcza w sumie 500 USD, należy umieścić tę kwotę w pozycji "Łączna liczba należności". Z tej kwoty obecnie należy zapłacić 100 USD, a 400 USD jest przeterminowane 45 dni. 100 USD umieszcza się w kolumnie oznaczonej "Current", a 400 USD umieszcza się w kolumnie "31-60 Days Past Due".
Powtórz ten krok dla wszystkich kont do otrzymania. Po wypełnieniu wszystkich arkuszy kalkulacyjnych, obliczyć sumy dla każdej kolumny. Kolumna oznaczona jako "Łączna liczba należności" powinna być równa łącznej sumie pozostałych czterech kolumn. Umieść sumy dla każdej kolumny w dolnym wierszu arkusza kalkulacyjnego.
