Pisanie propozycji kontraktowej wymaga napisania przekonującej opowieści wyjaśniającej, dlaczego Twoja firma najlepiej nadaje się do pracy, której poszukuje agencja z sektora publicznego, lub do projektu konsultingowego, o który prosi firma z sektora prywatnego. Ponieważ propozycje sektora publicznego są najtrudniejsze do napisania, a często najbardziej czasochłonne do skonstruowania, jeśli wiesz, jak napisać zwycięską propozycję kontraktu dla rządu, pisanie do pracy w sektorze prywatnym to bułka z masłem.
Jak napisać propozycję kontraktu
Zapoznanie się z listą chętnych do pomocy dla twórców propozycji na dowolnej internetowej tablicy ogłoszeń pokazuje, że zestaw umiejętności, którego używasz do stworzenia zwycięskiej oferty, jest niezwykle wartościowy. Ale umiejętność pisania zwycięskich propozycji kontraktowych wymaga czegoś więcej niż tylko dobrych umiejętności pisania i posługiwania się językiem angielskim. Znakomicie napisane oferty kontraktowe wymagają wysiłku zespołowego i jasnego zrozumienia usług lub produktów firmy, procesów kontraktowych i przejęć oraz cen. Łączenie propozycji kontraktów może zająć tygodnie, a nawet miesiące planowania, strategii i badań. Pisanie ofert kontraktowych nie jest jednoosobową pracą. Wiele organizacji posiada "zespoły przechwytujące" jako rozszerzenie sekcji rozwoju działalności firmy.
Kiedy firmy używają oferty kontraktu
Wiele firm, które świadczą usługi lub produkty agencjom rządowym, wykorzystuje propozycje umów jako środek do uzyskania biznesu w sektorze publicznym. W sektorze prywatnym stosuje się propozycje kontraktów, ale propozycje dotyczące pracy w sektorze prywatnym są często mniej złożone i uporządkowane niż wnioski napisane dla urzędników zamawiających i przejęć rządu. Jeśli zamierzasz pisać propozycje kontraktów dla swojej organizacji, dobrze jest dowiedzieć się więcej o propozycjach rządowych ze względu na unikalną strukturę rządowych zachęt i wymagań związanych z prowadzeniem interesów z agencjami sektora publicznego. Jeśli wiesz, jak napisać zwycięską propozycję kontraktu dla rządu federalnego, na przykład napisanie takiej, która wygra twoją firmę organizacyjną w sektorze prywatnym, będzie łatwe w porównaniu.
Proces akwizycji
U.S. General Services Administration publikuje Federalny Regulamin Nabycia (FAR). FAR to książka zawierająca ponad 2000 stron, zawierająca wszystko, co kiedykolwiek chciałeś wiedzieć o procesach i zasadach pozyskiwania rządu federalnego. Amazon niesie również książkę i wersje Cliffs-Notes-esque, ale możesz ją pobrać ze strony rządowej i wiesz, że dostajesz wszystkie zaktualizowane poprawki i poprawki. Zapoznaj się z FAR i odpowiedzą na wiele pytań dotyczących pisania oferty kontraktowej. Co najmniej, będziesz lepiej rozumieć, w jaki sposób i dlaczego rząd wymaga tak szczegółowych odpowiedzi na swoje prośby o produkty i usługi.
Proces pozyskiwania rządu często rozpoczyna się od nagabywania. Zachęta to dokument dostępny publicznie zawierający informacje na temat agencji wymagającej usług lub produktów. Zachęta zawiera szczegółowe informacje na temat rodzaju usługi lub produktu oraz tego, w jaki sposób rząd chce dostarczać usługę lub produkt. Określa również zasady zarządzania relacjami między dostawcą a agencją. W przypadku zamówień rządowych określa się Cię jako "Wykonawcę" lub "Dostawcę". W niektórych przypadkach rząd wydaje wniosek o informacje (RFI), który poprzedza publikację zaproszenia. Celem RFI jest identyfikacja rodzajów firm, które są w stanie świadczyć usługę lub produkt, którego chce rząd. Odpowiadanie na RFI wymaga pewnej pracy, ale nie wymaga wysiłku wymaganego, aby odpowiedzieć na wezwanie rządu.
Istnieje kilka różnych rodzajów zachęt: prośba o ofertę (RFP), zapytanie ofertowe (RFQ) i zaproszenie do licytacji (ITB). Niuanse pomiędzy tymi typami zamówień określają, w jaki sposób strukturyzujesz swoją ofertę kontraktową. Zapytanie ofertowe zwykle wymaga zaprezentowania pomysłów i podejścia firmy w bardzo szczegółowy i przekonujący sposób, który pokazuje, w jaki sposób można rozwiązać problem opisany przez rząd w zapytaniu ofertowym.
Na przykład, gdy agencja publikuje zapytanie ofertowe, w którym stwierdza się potrzebę coachingu wykonawczego i usług w zakresie rozwoju przywództwa dla liderów rządowych, propozycja kontraktu powinna opisywać wykonawcze usługi coachingowe Twojej firmy; wiedza i kwalifikacje twoich trenerów i konsultantów; teorie, na podstawie których trenerzy polegają na sesjach coachingowych i procesie, którego używasz, aby zapewnić, że szefowie rządów maksymalnie wykorzystają zaangażowanie coachingowe. Ponadto powinieneś podać szczegółowe informacje na temat kroków zapewnienia jakości twojej firmy, a także jak proponować zarządzanie coachingiem poprzez regularne raportowanie, rejestrowanie i przydzielanie zasobów.
Kto pisze ofertę kontraktową w firmie?
Zmontuj zespół chwytający, zanim położysz pióro na papierze lub usiądziesz przy komputerze. Ogólnie rzecz biorąc, nie jest tylko jedna osoba, która pisze propozycję kontraktu, pisanie propozycji jest wysiłkiem zespołowym. Jest to wspólne przedsięwzięcie, które wiąże się z talentem i doświadczeniem wielu osób w zespole zajmującym się wychwytywaniem. Każda osoba w zespole chwytającym odgrywa rolę w pisaniu wniosku. Korzystając z powyższego przykładu, jeśli Twoja firma prowadzi już działalność polegającą na świadczeniu usług executive coaching, ludzie, którzy prawdopodobnie dodadzą wartość zespołowi zajmującemu się wychwytywaniem, to menedżer projektów wykonawczych, administrator kontraktów, autorzy propozycji, księgowy lub specjalista ds. Biznesu. prezes firmy. Prezydent będzie nadzorował proces i podpisuje się na propozycji kontraktu, gdy zostanie przedłożony rządowi. Prezes firmy lub osoba przez nią wyznaczona jest zaangażowana w pisanie wniosku i etap składania wniosku, ponieważ jest upoważniona do wydawania wiążących dokumentów.
Przez cały proces pisania wniosku zespół przechwytujący powinien odbywać regularne spotkania. Podczas tych spotkań omawiasz strategię, podejście, nowe informacje i postępy. Lider zespołu zajmującego się wychwytywaniem może być ekspertem ds. Rozwoju biznesu, który jest odpowiedzialny za logistykę w zakresie składania oferty kontraktowej. Ewentualnie liderem może być osoba, którą prezes firmy wyznacza jako lidera lub bardziej doświadczoną osobę, która po prostu przyjmuje odpowiedzialność za kierowanie zespołem. Regularne spotkania z zespołem ds. Przechwytywania zapewnią, że twoja oferta kontraktowa będzie na właściwej drodze i że dotrzymasz terminu na złożenie ostatecznej propozycji. Będą liczne recenzje, dyskusje i dyskusje na temat propozycji - to ogromny wysiłek, nawet w przypadku małych zamówień.
Jak wygrać ofertę kontraktową
Twoim celem jest zdobycie nagrody - nie wygraj oferty kontraktowej. Ale liczy się zawartość i przekonujący charakter treści wniosku, a nie semantyki. Pierwszym krokiem do napisania zwycięskiej oferty kontraktowej jest zbadanie agencji, która wydała zaproszenie. Niektóre firmy dostarczają informacji na temat agencji rządowych; jednak każdy członek zespołu przechwytującego powinien przekazać wszelkie informacje na temat agencji. Na przykład, jeśli menedżer projektu ma informacje na temat strategicznego kierunku agencji od wcześniejszych prac coachingowych, może to być przydatne w opisywaniu wyników zaangażowania coachingowego w tę agencję. Lub, jeśli Twój pracownik biznesowy przeanalizował środki Kongresu dla agencji wnioskującej, jest to przydatne przy ustalaniu cen, które towarzyszą Twojej ofercie kontraktowej.
Pisanie zwycięskiej oferty kontraktowej wymaga metodycznego i systemowego podejścia do odpowiedzi na apel rządu. Najpierw wykonaj swoje badania. Jeśli nie znasz agencji, zapoznaj się z jej stroną internetową, aby zrozumieć misję, wizję i podstawowe zasady. Włącz te rzeczy do swojej propozycji, a jeśli są one zgodne z misją Twojej firmy, wizją i podstawowymi zasadami, tym lepiej. Narysuj te podobieństwa, aby rządowy zespół ds. Oceny wniosków dostrzegł zgodność z Twoją firmą. To kluczowe strategiczne podejście do ustanowienia takiego rodzaju połączenia z agencją.
Zapoznaj się z nagabywaniem, aby upewnić się, że rozumiesz, czego chce agencja, i pogodzić czas i wysiłek konieczny do zareagowania na nagabywanie. Jeśli przesyłasz ofertę na duży projekt, w którym nie masz absolutnie żadnych wcześniejszych osiągnięć lub doświadczenia w tej dziedzinie, musisz albo przekazać tę prośbę, albo napisać wyjątkowo atrakcyjną propozycję, która w pełni opisuje twoje możliwości w obszarze usług, wymaga agencja rządowa. Wykonaj także swoje badania na temat konkurencji. Federalne agencje rządowe są zobowiązane do publikacji swoich ofert na stronie Federalnej Business Opportunities - FedBizOpps, w skrócie (fbo.gov). W zakładce "Zainteresowani sprzedawcy" w zakładce "Zapotrzebowanie" znajdziesz listę potencjalnych kontrahentów i dostawców. Wszystkie spółki wymienione w tej zakładce nie mogą składać propozycji umów; jednak dobrym początkiem jest zrozumienie, kto jest twoją konkurencją.
Propozycja umowy List próbki
Jednym z kluczowych etapów składania zwycięskiej oferty kontraktowej jest zamawianie składników wniosku. W przypadku wielu raportów biznesowych streszczenie jest tworzone dopiero po sfinalizowaniu "mięsa" raportu. Ta sama praktyka jest mądra do skonstruowania pisma zawierającego propozycję umowy. Pomyśl o liście propozycji kontraktu jako podsumowaniu wykonawczym - przygotuj projekt oświadczenia, którego używasz we wszystkich swoich propozycjach kontraktowych, ale zapisz wyrafinowanie na ostatni krok w pisaniu swojej propozycji kontraktu.
Większość propozycji kontraktowych dla rządu jest przesyłanych elektronicznie. Dlatego też przykładowy list z ofertą kontraktową jest zwykłym e-mailem przekazującym, który mówi coś w rodzaju: "ABC Consulting z przyjemnością przedstawia załączoną odpowiedź do RFP # 0000, która obejmuje Techniczne Podejście ABC, Wycenę i Życiorysy dla Kluczowego Personelu. Potwierdź otrzymanie tego transmisja." Powodem, dla którego chcesz uzyskać potwierdzenie odbioru, jest upewnienie się, że masz dowód złożenia wniosku w wyznaczonym terminie. To powiedziawszy, wprowadzenie zwycięskiej oferty kontraktowej jest bardziej listem propozycji niż przekazującą pocztą elektroniczną.Pierwsza część propozycji kontraktu powinna zawierać podstawowe informacje na temat Twojej firmy, usług oferowanych przez Twoją firmę i krótko podać powód, dla którego jesteś kwalifikowanym wykonawcą lub dostawcą. Oto przykładowe wprowadzenie, które służy jako list propozycji umowy:
ABC Consulting (ABC) to 8 (a), ekonomicznie defaworyzowana mała firma prowadząca działalność gospodarczą (EDWOSB), której misją jest dostarczanie najwyższej jakości rozwiązań, elastyczności i innowacyjności. Współpracujemy z naszymi klientami, aby ocenić ich główne cele i zapewnić opłacalne, wydajne i zorientowane na wyniki rozwiązania. Zespół zarządzający ABC ma ponad 150 lat doświadczenia w zarządzaniu połączonym, koncentrując się na unikalnych aspektach kontraktów federalnych. Dzięki połączeniu naszego doświadczenia w zarządzaniu prawnymi i programowymi, ABC oferuje wiedzę branżową z praktycznym doświadczeniem i wiedzą dla naszych klientów rządu federalnego.
ABC odnotowało ogromny wzrost w ciągu ostatnich kilku lat, osiągając średni wzrost o 25 procent rocznie. Przypisujemy nasz wybuchowy wzrost naszemu niezłomnemu zaangażowaniu w jakość. Wykorzystujemy najlepsze praktyki branżowe do zarządzania zarówno małymi, jak i złożonymi projektami. Nasze metody kontroli jakości obejmują: 1) definiowanie strategii zarządzania i celów programu w wymiernych, mierzalnych kategoriach, 2) wdrażanie systemów i procedur w celu monitorowania wydajności systemu w odniesieniu do konkretnych celów oraz 3) zapewnienie przekazywania informacji o wynikach kierownictwu programu i pracownikom w celu poprawy planowania i zastosuj wyciągnięte wnioski. Rozszerzamy naszą metodologię jakości o rozwiązania w zakresie zarządzania ryzykiem, aby zmniejszyć prawdopodobieństwo i wpływ błędów za pomocą profesjonalnych systemów reagowania na ryzyko.
Nasza infrastruktura korporacyjna została zaprojektowana w celu dostarczania wysokiej jakości usług do naszej szybko rozwijającej się bazy biznesowej. Nasze kierownictwo wyższego szczebla działa łącznie jako ogólne wsparcie dla pracowników naszego programu, a nie jako typowi "menedżerowie" dyktujący procedury, procesy lub zasady korporacyjne. Najwyższe kierownictwo ABC działa jako fundament zapewniający ogólne wsparcie korporacyjne i zasoby dla pracowników programu bezpośrednio wspierających naszych klientów. Rozumiemy potrzeby i priorytety naszych klientów oraz zarządzamy naszymi zasobami, aby wspierać ich cele.
Będziemy wykorzystywać nasze dotychczasowe sukcesy, wiedzę i najlepsze praktyki, aby zapewnić wstawienie nazwy agencji od instytucji rządowych różnymi inicjatywami rozwoju organizacyjnego. Zaprojektowane przez nas inicjatywy rozwoju organizacyjnego poprawią wydajność indywidualną i zespołową. Rezultat naszych inicjatyw zwiększy zaangażowanie pracowników dzięki skutecznej komunikacji, współpracy i budowaniu konsensusu. ABC Consulting ma doświadczenie, wykształcenie, kwalifikacje i specjalistów do skutecznego dostarczania szerokiej gamy usług z zakresu kapitału ludzkiego wymaganych na podstawie oświadczenia o wykonaniu zadań (PWS).
