Coroczne kontrole finansowe są wymagane w przypadku wszystkich przedsiębiorstw publicznych. Wiele firm prywatnych, zwłaszcza tych, które otrzymują finansowanie od inwestorów, musi również poddawać się corocznemu audytowi. W zależności od wielkości i złożoności firmy, audyty finansowe mogą odbywać się przez kilka miesięcy i kosztować znaczną ilość pieniędzy. Proces przetargowy rozpoczyna się od przetargu. Firmy audytorskie oferują oferty przetargowe, złożone zgodnie z instrukcjami wyszczególnionymi w liście lub zleceniu na usługi audytu.
Dokument przetargowy
Firma pozyskująca przesyła list z ofertą usług audytorskich do firm składających oferty. Warunki są określone w dokumencie obejmują limit tylko jednej oferty na każdego oferenta, harmonogramu procesu zatwierdzania i zatwierdzania, kryteriów kwalifikowalności i wyboru. W piśmie omawia się również wizyty na miejscu i związane z nimi koszty przetargu.
Przygotowanie ofert
Firma audytorska przygotowuje dokument przetargowy, który musi spełniać określone warunki i zawierać określone komponenty zgodnie z żądaniem potencjalnej firmy zatrudniającej. Każdy proces może mieć własne wymagania, ale zazwyczaj oferenci powinni uwzględnić projekt umowy. Niniejsza umowa powinna zawierać ogólne warunki i spełniać wszelkie specjalne warunki. Powinien zawierać wyjaśnienie proponowanych warunków i zawierać model oferty finansowej na prace związane z projektem audytu.
Kwalifikacje
Oferta spółki audytorskiej powinna zawierać warunki zatrudnienia, doświadczenie członków zespołu oraz opis kluczowych pracowników - zazwyczaj ekspertów, którzy będą częścią zespołu prowadzącego audyt. Firma audytorska będzie musiała przedstawić opis organizacji i metod audytu. Obejmuje to racjonalne uzasadnienie, strategię, harmonogram audytu oraz dowody dotyczące odpowiedniego doświadczenia. Firma pozyskująca może wymagać minimalnej liczby wcześniej ukończonych audytów o podobnym zakresie lub charakterze do własnych potrzeb.
Składanie ofert
Firmy audytorskie muszą przestrzegać formalnego procesu składania ofert. Oferta musi być zaplombowana i dostarczona w sposób określony przez potencjalnego klienta. W zaproszeniu zostanie wskazany czas zgłoszenia i data. Oferenci mogą składać wersje swoich propozycji, ale muszą je oddzielnie pakować i pieczętować, zaznaczając je wyraźnie jako warianty. Oferty otrzymane po ustalonym terminie zazwyczaj nie są brane pod uwagę. Jeżeli oferent chce zmienić lub wycofać swoją ofertę, musi przedstawić pisemne wyjaśnienie, dostarczone w taki sam sposób jak pierwotna oferta.
Ocenianie ofert
Kiedy firma pozyskująca przetarg otrzymuje oferty, proces oceny zwykle pozostaje poufny do czasu udzielenia pracy kontrolnej. Jeżeli firma pozyskująca jest podmiotem publicznym, oferty przetargowe mogą zostać otwarte podczas publicznego spotkania, co spowoduje opublikowanie podsumowania szczegółów oferty. Może to obejmować nazwy oferentów, ceny, warianty ofert i wszelkie inne informacje uznane za istotne. Podczas gdy firma pozyskująca ocenia oferty, może poprosić oferentów o wyjaśnienie niektórych kwestii lub kwestii. Oferty zostaną poddane przeglądowi pod kątem spełnienia kryteriów administracyjnych, kwalifikowalności i wymagań technicznych. Oferenci spełniający wymagania techniczne mogą zostać poproszeni o przedłożenie dodatkowej dokumentacji technicznej lub próbek. Ostatecznie przetargi zostaną poddane ocenie finansowej, gdy firma pozyskująca rynek oceni najlepszą ofertę finansową.
Przyznanie umowy
Po wyborze kwalifikowanej oferty, nagroda zostanie przekazana na piśmie i dostarczona do zwycięskiej firmy. Nieuzyskane firmy przetargowe są również powiadamiane, zazwyczaj ze szczegółami dotyczącymi zwycięskiego oferenta, takimi jak proponowana cena i nazwa firmy. W ogłoszeniu zostanie również wyjaśnione, dlaczego odrzucony oferent został odrzucony i odnotować termin złożenia odwołania.
