Jak skonfigurować wirtualne biuro. W środowisku globalnym miejsca pracy praktycznie nie mają granic z pracownikami zlokalizowanymi na całym świecie. Wraz z rosnącymi cenami nieruchomości, wirtualne biuro stało się atrakcyjnym zjawiskiem dla wielu ludzi biznesu. Firmy mogą znajdować się w określonym miejscu, ale pracownicy prowadzą codzienne sprawy biurowe z różnych lokalizacji, takich jak hotel, kawiarnia lub dom.
Wybierz adres biznesowy swojego wirtualnego biura. Może to być numer skrzynki pocztowej lub możesz użyć usługi skrzynki pocztowej CMRA (Commercial Mail Receiving Agency), aby uzyskać firmowy adres e-mail.
Spójrz na swoje opcje łączności. Istnieje wiele do wyboru, czy to e-maile, telefony komórkowe, fora internetowe, komunikatory internetowe, VoIP i wiele innych.
Ustaw wybraną lokalizację wirtualnego biura w gotowości do konfiguracji. Umocuj to miejsce i stwórz atmosferę pracy w sposób, w jaki chcesz. Upewnij się, że jest wystarczająco dużo miejsca na instalację niezbędnych urządzeń elektronicznych, takich jak komputery, faksy i linie telefoniczne.
Zainstaluj niezbędne oprogramowanie na komputerach w zależności od potrzeb. Niektóre programy są specjalnie zaprojektowane do konferencji internetowych, prezentacji, planowania spotkań i tak dalej. Dobrym pomysłem jest także wybór niezawodnego programu antywirusowego, który chroni komputer przed atakiem online.
Skontaktuj się z dostawcą usług telefonicznych i uzyskaj nowoczesny system telefoniczny z funkcją interaktywnego reagowania głosowego (IVR), aby pomóc w zarządzaniu połączeniami bez konieczności przebywania na miejscu. Ich wbudowana technologia jest dostępna w rozsądnej cenie i pobiera tylko za rzeczywiste zużycie.
Skonfiguruj zakład intranetowy, do którego dostęp mają jedynie pracodawcy firmy, aby przekazywać informacje, istotną komunikację, pliki i dokumenty lub przejść do wirtualnej sieci prywatnej (VPN), aby przekazane materiały były w pełni poufne. Śledź, kto uzyskuje dostęp do bazy danych Twojej organizacji, rejestrując dane dotyczące wejścia, wyjścia i dostępu.
Zaplanuj swoje oficjalne spotkania ze współpracownikami, klientami lub innymi przy filiżance kawy w miejscu, które jest dobre dla każdego. Jeśli wszystkie twoje kontakty nie są w stanie fizycznie tam być, możesz zorganizować łączność za pomocą kamer internetowych, telefonów komórkowych i komunikatorów internetowych.
Upewnij się, że pracownicy regularnie przesyłają grafik, aby zarejestrować liczbę godzin pracy. Systematycznie przeglądaj te karty czasu pracy w oparciu o szacowane godziny wymagane do wykonania określonych zadań, aby utrzymać nieproduktywny czas spędzony w szachu.
Wskazówki
-
Wiele aplikacji biznesowych ma postać "pakietów", które zawierają większość programów wymaganych do utworzenia wirtualnego biura, a nawet więcej. Niektóre z popularnych pakietów to Microsoft Office, Lotus, Corel i AppleWorks. Jeśli masz budżet, zapewnij swoim pracownikom niezbędne akcesoria, takie jak laptop, telefon komórkowy Wi-Fi, VoIP i inny sprzęt. Wtedy ty i twoja siła robocza mogą być wydajnie połączone.
Ostrzeżenie
Regularnie twórz kopie zapasowe danych, aby uniknąć całkowitego krachu codziennej działalności, jeśli system się zawiesi. Może to być koszmarny scenariusz.
