Firmy, indywidualni kontrahenci i organizacje non-profit opracowują deklaracje polityczne, aby wyrazić wytyczne dotyczące realizacji i uczestnictwa w ich usługach. Zasady te ustanawiają protokoły i określają parametry, do których muszą się stosować wszyscy, którzy zawarli umowę lub odwiedzają lokalizację. Tworzenie tych zasad rozpoczyna się od danych wejściowych ze wszystkich jednostek organizacyjnych, a także do ustalenia bezpośredniej korelacji z celami firmy. Dla twórców polityki, badania, przygotowanie i decyzje dotyczące formatów i dystrybucji dominują w większości procesu pisania protokołu.
Przygotuj się do napisania. Zbierz materiały do robienia notatek, zabezpieczyć wyznaczony komputer lub procesor tekstu i wybrać miejsce na przeprowadzenie dużej części pisania. Ponadto wybierz podstawowy język zasad lub protokołu, rozważając styl i typy czcionek dla dokumentu zasad.
Przeprowadzenie spotkania z kluczowym personelem w celu uzyskania informacji na temat utworzenia nowej polityki lub dokumentu. Na przykład parametry polityki bezpieczeństwa fizycznego wymagają zarówno przedstawiciela zasobów ludzkich, jak i pracowników ochrony, aby przedstawić swoje poglądy na temat wymagań politycznych. Wziąć minutę spotkania do wykorzystania w tworzeniu polityk lub protokołów ze zgromadzonych informacji.
Oceniaj firmę lub misję serwisową. Użyj języka i zastosowania misji firmy jako przewodnika dla ogólnego tonu polityki lub protokołu. Na przykład powtarzalność starannych środków planowania i raportowania ma duże znaczenie dla decydentów w społeczności BHP.
Zbadaj odbiorców. Policz liczbę klientów, wykonawców lub pracowników, którzy stanowią główną grupę odbiorców dokumentu polityki. Zidentyfikuj położenie tych osób w miejscu pracy lub firmie, aby określić wymagania dotyczące lokalizacji i dystrybucji. Ponadto przejrzyj opisy stanowisk pracowniczych i umowy o pracę w celu ewentualnego uwzględnienia w dokumencie polisy.
Przejrzyj fizyczny układ miejsca pracy lub przestrzeni biznesowej. Należy dokumentować wymiary, istniejące drogi ruchu i wydzielone obszary, takie jak toalety i pomieszczenia pracownicze, do wykorzystania w tworzeniu części protokołu dotyczącej środowiska i bezpieczeństwa. Skontaktuj się z zewnętrznymi agencjami, takimi jak lokalna straż pożarna lub organizacja zajmująca się bezpieczeństwem pracy, w celu określenia wymagań, takich jak maksymalne limity wydajności i obowiązkowe urządzenia przeciwpożarowe.
Przejrzyj istniejące dokumenty firmy. Zbierz wszystkie istniejące listy zasad firmy, poprzednie podręczniki protokołu i dokumenty związane z usługami do wykorzystania przy tworzeniu nowego dokumentu dotyczącego polityki i procedury. Zidentyfikuj nieaktualne informacje i zaktualizuj niezbędne dane w razie potrzeby. W przypadku formularzy wymagających oficjalnych podpisów znajdź oryginalnego podpisującego lub odpowiedniego zastępcę lub zastępcę. Prawidłowo usuwać nieaktualne dane, które mogą nadal zawierać poufne informacje.
Zbadaj bezpieczeństwo i użytkowanie produktu. Dystrybutorzy, sprzedawcy detaliczni lub producenci produktów muszą badać właściwe zastosowanie i środki bezpieczeństwa sprzedanego lub wyprodukowanego produktu. Dodaj te informacje do części proceduralnej podręczników zasad dotyczących usług, przedstawiając dane dotyczące bezpieczeństwa i sytuacji awaryjnych. Dodaj bezpieczne dane na temat postępowania i usuwania dla produktów istniejących jako zawierające niebezpieczne materiały.
Twórz wiele formatów. Wersja książkowa i elektroniczna zasad lub protokołu zapewniają wygodę dla odbiorców dokumentu. Elektroniczne dokumenty polityki umożliwiają czytelnikom wygodne przeglądanie zasad z wielu lokalizacji. Ponadto format książki lub wydruku zapewnia fizyczną wersję do szybkiego przeglądu w razie potrzeby.
