Jak pisać procedury i zasady

Kluczem do napisania silnych procedur i zasad jest sprawienie, aby dokumenty były wystarczająco sztywne, aby dokumentować zasady organizacji, ale wystarczająco elastyczne, aby można je było łatwo śledzić, w większości bez odchyleń, ponieważ musisz udokumentować każdy mały odstęp od zaprojektowanej ścieżki. W wielu organizacjach można usłyszeć procedury i zasady zwane standardowymi procedurami operacyjnymi. Dokumenty te stanowią podstawę organizacji, więc ich dobre napisanie pomoże utrzymać firmę na dobrej drodze i zapewni, że standardowe procedury są prowadzone w ten sam sposób przez wszystkich pracowników. Jeśli pracujesz w branży regulowanej, np. W firmach farmaceutycznych lub biotechnologicznych, silne SOP są absolutnie kluczowe dla powodzenia Twojej firmy, ponieważ agencja ds. Żywności i leków sprawdza te dokumenty najpierw podczas każdego audytu.

Przygotuj zarys procedur i zasad, których potrzebuje Twoja organizacja. Tworzenie krótkiego opisu procedur i zasad pomoże Ci uporządkować pisanie. Grupowanie zasad i procedur według departamentu może pomóc Ci uporządkować myśli. Zorganizuj kontur z najważniejszymi dokumentami na początku, abyś mógł nadać priorytet opracowaniu SPO. W końcu musisz zacząć od czegoś i zacząć od najważniejszego środka, który przynajmniej to się stanie. Być może będziesz musiał ponownie zapoznać się z tymi pierwszymi dokumentami po napisaniu wsparcia dla SOPS. Konieczne jest, aby SOPS nie kolidowały ze sobą.

Podziel poszczególne procedury i zasady na osobne zadania związane z wypełnianiem każdego dokumentu. W swoim konturze dodaj pod-zadania dla każdego dokumentu, aby kroki były jasne, logiczne i uporządkowane. W ten sposób dokumenty prawie same się piszą. Pamiętaj jednak, aby dodać tylko najszersze kroki. Jeśli napiszesz swoje SOPS zbyt szczegółowe, istnieje zbyt duża szansa na odchylenia. To nie jest dobra rzecz.

Wywiaduj pracowników, którzy wykonują zadania. Nie należy przeoczyć cennego wkładu pracowników wykonujących obecnie zadania. Standardowe procedury operacyjne powinny dokumentować, w jaki sposób wykonywane są czynności i są to osoby, które wiedzą. Poproś pracowników, a nie menedżerów, o sporządzenie pewnych projektów dokumentów. Zawsze mogą być wzmocnione przez pisarza technicznego.

Wypełnij swój zarys bardziej szczegółowymi procedurami dla swoich pracowników. Najlepiej zachować przy pisaniu zasad i procedur. Powszechnie akceptowaną praktyką jest pisanie na poziomie amerykańskim piątej klasy - oznacza to, że piąta równiarka powinna umieć czytać i rozumieć każde słowo.

Zdecyduj, kto podpisze procedury i zasady. Opcja "Wyloguj się" powinna zawierać nazwy wysokiego poziomu, aby szefowie wiedzieli, jak się robi. Niektóre organizacje prowadzą wszystkie zasady i procedury za pośrednictwem działu zasobów ludzkich lub ich działu prawnego, aby zapewnić, że żadne prawo nie zostanie złamane.

Zadzwoń na spotkanie przeglądowe, aby zebrać wszystkich sygnatariuszy w jednym pokoju, aby omówić politykę. Jeśli to możliwe, zgromadzenie wszystkich stron w jednym pokoju, aby prowadzić dyskusję na temat jednej konkretnej polityki, spowoduje przesunięcie dokumentu w tempie znacznie szybszym niż przekazywanie go i proszenie o komentarze. Jeśli naprawdę chcesz przyspieszyć, ustaw cel, aby SOP został podpisany pod koniec spotkania.

Podpisanie, data, kontrola wersji i rozpowszechnianie sfinalizowanych procedur i zasad. Rozważ przekazanie każdemu pracownikowi podręcznika pracownika, który może być aktualizowany ze zmienionymi dokumentami w razie potrzeby. W rzeczywistości, należy utworzyć politykę i procedurę postępowania z notebookami, w tym okresowo sprawdzać podręczniki pracowników, aby zapewnić, że wszyscy pracownicy powinni być na bieżąco.

Przejrzyj istniejące zatwierdzone SOP według harmonogramu. Każda SOP powinna być poddawana przeglądowi co rok lub co najmniej dwa razy w roku, aby upewnić się, że praktyki i zasady nie uległy zmianie. Upewnij się, że otrzymujesz świeże podpisy i daty, tak aby w przypadku kontroli istniała wyraźna papierowa wersja z powrotem.