Mapowanie procesów biznesowych zapewnia liderom biznesowym możliwość wyjaśnienia, w jaki sposób procesy są faktycznie wykonywane. Ujawnia on problemy, takie jak wąskie gardła i różnice w sposobie wykonywania różnych grup lub osób. Liderzy mogą również dowiedzieć się, czy sposób, w jaki proces jest rzeczywiście wykonywany, różni się od sposobu, w jaki należy to zrobić. Tworzenie mapy procesu, zwanej również schematem blokowym, jest głównym elementem zarządzania procesami Six Sigma i poprawy, ale może być korzystne nawet bez pełnej struktury Six Sigma.
Zbierz informacje od osób, które faktycznie wykonują proces, o tym, jak to się robi. Upewnij się, czy kroki różnią się w różnych okolicznościach lub dla różnych osób. Skoncentruj się na tym, jak proces jest obecnie wykonywany, a nie w jaki sposób ma być wykonany.
Zdecyduj, jaki rodzaj mapy procesu utworzyć. Podstawowy schemat działań pokazuje przepływ kroków w procesie, w tym punkty decyzyjne, a schemat blokowy wdrożenia przedstawia również wyraźnie zaangażowanie różnych grup lub osób. W przypadku tych ostatnich utwórz kolumny dla każdej osoby lub grupy i narysuj każdy krok w odpowiedniej kolumnie, aby wskazać, kto wykonuje ten krok.
Rozpocznij mapę procesu biznesowego, rysując owalny lub zaokrąglony prostokąt, standardowy symbol punktu początkowego. W przypadku schematu działań, narysuj punkt początkowy w lewej górnej części strony papieru lub oprogramowania. W przypadku wykresu wdrażania narysuj go na górze odpowiedniej kolumny.
Oznacz punkt wyjścia frazą wskazującą, że jest to punkt początkowy, na przykład "Połączenie przychodzi" lub nawet "Rozpocznij". Każdy z twoich kroków zostanie oznaczony w ten sposób i powinien zawierać czasownik reprezentujący podjęte działanie.
Utwórz każdy z etapów procesu, rysując prostokąt i oznaczając go etykietą. Każdy krok powinien mieć własną reprezentację. Nie łącz kroków w jednym kształcie, używając słowa "i", aby połączyć więcej niż jeden czasownik lub akcję.
Połącz kroki ze strzałkami pokazującymi kierunek przepływu procesu. To jest w porządku, jeśli mapa zawija się w kilka linii, aby zmieścić się na stronie; strzałki sprawiają, że przepływ jest widoczny niezależnie od fizycznego rozmieszczenia stopni.
Użyj kształtu diamentu do przedstawienia punktu decyzji za każdym razem, gdy następny krok zależy od określonej okoliczności. Na przykład mapa procesu dla koszyka zakupów online miałaby punkt decyzyjny reprezentujący wybór klienta do zapłaty kartą kredytową lub za pomocą PayPal.
Wskaż kroki następujące po punkcie decyzji, tworząc symbole prostokątne i oznaczając je etykietami oraz dodając strzałki, aby pokazać przebieg procesu. Oznacz każdą strzałkę prowadzącą od punktu decyzji, aby wyjaśnić warunek, który prowadzi do podążania tą ścieżką. W naszym obecnym przykładzie użyj etykiety "PayPal" dla jednej strzałki i "karty kredytowej" dla drugiej.
Dodaj ostatni owalny lub zaokrąglony prostokąt z napisem "Koniec" jako ostatnim krokiem wskazującym koniec procesu.
Przejrzyj swoją mapę procesu, aby upewnić się, że czyta się poprawnie. Również kilka osób, które wykonują proces przeglądu, aby upewnić się, że dokładnie przedstawia to, co robią.
Wskazówki
-
Programy takie jak Microsoft Visio posiadają specjalne funkcje do tworzenia map procesów, ale można również użyć innych programów graficznych lub PowerPoint. Kiedy najpierw zbierzesz informacje o procesie, napisz każdy krok na małej karteczce, a potem ustaw je, aby pokazać przebieg procesu. Ta metoda może być łatwiejsza niż próba utworzenia mapy procesu naraz od początku. Jeśli Twój proces wiąże się z dużą liczbą zleceń między grupami lub osobami, możesz użyć diagramu wdrożenia, aby wyraźnie zilustrować zaangażowanie różnych stron.
