Informacje księgowe to dane o transakcjach jednostki gospodarczej. Od zakupu zapasów i maszyn po zawieranie długoterminowych kontraktów budowlanych, zdarzenia, które występują w działalności gospodarczej prawie zawsze przekładają się na informacje księgowe. Rachunkowość jest metodą identyfikacji i rejestrowania tych danych i wykorzystywania ich do generowania przydatnych raportów dla różnych użytkowników. Ci użytkownicy są zazwyczaj podzieleni na dwie grupy: użytkownicy wewnętrzni i użytkownicy zewnętrzni. Ponieważ potrzeby tych użytkowników są tak zróżnicowane, księgowość ma dwie główne perspektywy. Rachunkowość menedżerska to perspektywiczna perspektywa skierowana do użytkowników wewnętrznych. Księgowość finansowa opiera się na danych historycznych i jest standaryzowana dla użytkowników zewnętrznych. Aby zrozumieć te perspektywy, trzeba zrozumieć kilka podstawowych pojęć, które stanowią podstawę rachunkowości jako język biznesu.
Wskazówki
-
Informacje księgowe to wymierne, wymierne informacje o transakcjach i zdarzeniach dotyczących podmiotu gospodarczego.
Co to jest informacja o rachunkowości?
Informacje księgowe to informacje, które wynikają z transakcji biznesowych. Po zidentyfikowaniu informacje są następnie klasyfikowane i rejestrowane, a następnie trafiają do różnych raportów. W przypadku metody kasowej jest to stosunkowo proste. Przychody są rejestrowane w księgach po otrzymaniu gotówki, a wydatki są rejestrowane po wypłacie środków pieniężnych. Ta metoda może być prostsza, ale jest odpowiednia tylko dla mniejszych firm z zaledwie kilkoma właścicielami lub partnerami. Jednak firmy z większą liczbą inwestorów i firm dysponujących zasobami znajdują podstawę naliczania rachunkowości. Dodatkowo, przedsiębiorstwa notowane na giełdzie są prawnie zobowiązane do stosowania rachunkowości opartej na zasadzie memoriałowej. Transakcje w rachunkowości memoriałowej są rejestrowane w odniesieniu do równania księgowego, w którym każda transakcja ma stronę debetową i kredytową.
Jakie są trzy podstawowe elementy rachunkowości?
Równanie księgowe składa się z trzech elementów: aktywów, zobowiązań i kapitału własnego. Zasoby to rzeczy, które firma ma i może wykorzystać. Aktywa mogą być namacalne, takie jak przedmioty z ekwipunku, maszyny, budynki i materiały, lub niematerialne, takie jak patenty i prawa autorskie. Środki pieniężne i podobne do gotówki, takie jak salda na rachunkach bankowych, również są uważane za aktywa. Firma może również posiadać inwestycje, które byłyby uważane za aktywa długoterminowe.
Zobowiązania to kwoty, które firma zawdzięcza innym podmiotom. Firma może na przykład kupić zapasy do odsprzedaży na kredyt. Kwota, którą winien jest ich dostawcy, byłaby zobowiązaniem, dopóki nie zostanie zapłacona. Ponieważ firma płaci pracownikom i odlicza podatki od wypłat, będzie ponosić odpowiedzialność w postaci potrąceń podatkowych należnych rządowi. Firma może zaciągać pożyczki lub linie kredytowe, aby pokryć pewne wydatki. Te salda pożyczek stanowiłyby zobowiązania przedsiębiorstwa.
Kapitał własny to połączenie kwot zainwestowanych przez właścicieli lub akcjonariuszy i zysków przedsiębiorstwa w ciągu ostatnich lat. Firma jednoosobowa, spółka osobowa lub spółka z oo może rozpocząć od tego, że członkowie firmy wkładają pewną sumę pieniędzy na konto bankowe, z którego firma może korzystać. Korporacja może zacząć od dużej grupy inwestorów łączących wszystkie pieniądze. Tak czy inaczej, inwestycja ta reprezentuje ich udział własnościowy w przedsiębiorstwie i nazywa się ją kapitałem własnym. W związku z prowadzoną działalnością jej zyski i straty zwiększą lub zmniejszą kapitał własny.
Te trzy elementy łączą się w równaniu księgowym, które stwierdza, że aktywa są równe zobowiązaniom i kapitałowi własnemu. Jak w przypadku każdego równania, obie strony muszą pozostać równe. To właśnie ta koncepcja leży u podstaw potrzeby każdej transakcji przy każdej debetowej i kredytowej stronie. Wzrost aktywów zawsze będzie skutkować wzrostem zobowiązań lub kapitału własnego lub spadkiem wartości innego składnika aktywów, który został wymieniony. Jeśli na przykład Twoja firma kupuje zasoby reklamowe za gotówkę, transakcja zmniejsza wartość aktywów gotówkowych w celu zwiększenia zasobu magazynu. Jeśli zamiast tego firma kupuje ekwipunek na kredyt, Twoja firma zwiększyła zobowiązanie, zobowiązania do zapłaty, w celu zwiększenia konta aktywów magazynowych.
Dlaczego rachunkowość jest ważna dla biznesu?
Informacje księgowe pomagają podejmować decyzje biznesowe i finansowe. Ich zaufanie do dokładności i wiarygodności tych informacji jest prawie tak samo ważne, jak rzeczywiste wyniki finansowe firmy. Dlatego ważne jest posiadanie systemu, który dokładnie oddaje realia działalności firmy i jej sytuacji finansowej oraz przekazuje informacje w dobrej wierze. Istnieje wielu użytkowników informacji księgowych, z których każdy ma inne obawy dotyczące firmy.
Menedżerowie muszą mieć możliwość prognozowania potencjalnych wyników różnych decyzji biznesowych. Pracownicy chcą wiedzieć, że firma będzie nadal działać w sposób stabilny finansowo. Inwestorzy chcą wiedzieć, w jaki sposób firma wykorzystała swoje pieniądze, aby osiągnąć zysk, i muszą mieć możliwość porównania działalności z innymi przedsiębiorstwami w celu oceny strategii inwestycyjnych. Dostawcy i inni wierzyciele muszą wiedzieć o wynikach finansowych firmy oraz o tym, czy firma ma wystarczającą ilość aktywów, czy też korzysta z nadmiernego kredytu. W szerokim sensie tych użytkowników można podzielić na dwie podstawowe grupy: wewnętrzną i zewnętrzną. W rezultacie księgowość ma dwie główne gałęzie: zarządczą i finansową.
Rachunkowość finansowa
Rachunkowość finansowa jest gałęzią księgowości, która koncentruje się na standardowej sprawozdawczości w celu dostarczania informacji użytkownikom zewnętrznym. Spółki notowane w obrocie publicznym, które oferują swoje zapasy do sprzedaży na różnych giełdach, są zobowiązane do sporządzania sprawozdań finansowych i składania ich w Komisji Papierów Wartościowych i Giełd do publicznego oglądania. Rada ds. Standardów Rachunkowości Finansowej określa standardy regulujące sposób prowadzenia rachunkowości finansowej. Te ogólnie przyjęte zasady rachunkowości (GAAP) służą za podstawę dla księgowych przy podejmowaniu decyzji o sposobie mierzenia i rejestrowania informacji finansowych.
GAAP dyktuje, że informacje księgowe muszą mieć określone cechy: trafność, istotność, niezawodność, zrozumiałość i porównywalność. Istotne informacje to informacje, które wpływają na podjętą decyzję. Materialność oznacza, że coś jest na tyle znaczące, że można je zauważyć. Na przykład firma warta wiele milionów dolarów nie musi martwić się o dokładne raportowanie transakcji o wartości 200 USD, ale uzna transakcję za 20 000 USD za istotną. Wiarygodne informacje są wolne od błędów i manipulacji. Zrozumiałość oznacza, że informacje są przedstawione w sposób jasny i efektywny, aby uniknąć błędnej interpretacji. Wreszcie, porównywalność oznacza, że wyciągi są tworzone i prezentowane zgodnie z przyjętymi metodami rachunkowości w tym czasie. Pozwala to użytkownikom porównać jedną firmę z drugą, ponieważ wiedzą, że informacje są przekazywane w ten sam sposób, od firmy do firmy.
Podstawowe zasady rachunkowości finansowej
Rachunkowość finansowa jest oparta na memoriałach i wykorzystuje GAAP jako podstawę. Zgodnie z GAAP dochody są dopasowywane do wydatków używanych do ich utworzenia. Przychód uznaje się za osiągnięty, gdy firma dostarczyła towary lub świadczyła usługi, niezależnie od tego, czy wymieniono gotówkę. Wydatki są również rejestrowane po otrzymaniu towarów lub usług. Transakcje te są ujmowane w księgach według kosztu historycznego i później nie podlegają ponownej wycenie. Koszt historyczny jest obiektywny, a przeszacowanie byłoby subiektywne i należy go unikać. Zasady te stanowią wytyczne dla tworzenia sprawozdań finansowych.
Najważniejsze sprawozdania finansowe
W rachunkowości finansowej każdy cykl rozliczeniowy daje trzy główne sprawozdania finansowe: rachunek zysków i strat, bilans i rachunek przepływów pieniężnych. Na podstawie tych trzech stwierdzeń użytkownicy mogą analizować szeroką gamę wskaźników wydajności, aby łatwo porównać jedną firmę z drugą, nawet jeśli firmy mają różną wielkość.
Rachunek zysków i strat pokazuje różne rachunki dochodów i wydatków. Dochód jest przedstawiony jako pierwszy. Jeśli bierze się pod uwagę inwentaryzację, koszt sprzedanych towarów jest na ogół odejmowany od dochodu w pierwszej kolejności, zanim przejdzie do kategorii kosztów związanych z wyszczególnieniem. Koszt sprzedanych towarów i koszty są potrącane z przychodów w celu uzyskania zysku netto lub "dolnej linii" rachunku zysków i strat.
Bilans jest zgodny z równaniem księgowym. Pokazuje wszystkie konta aktywów z jednej strony i konta zobowiązań i kapitału z drugiej strony. Kiedy księgi są zamykane na koniec okresu księgowego, dochód netto jest wykazywany na rachunkach kapitałowych. Przygotowywany jest bilans próbny, dokonywane są korekty zapisów księgowych, a na koniec przygotowywany jest bilans, w którym aktywa są równe sumie zobowiązań i kapitału własnego.
Rachunek przepływów pieniężnych pokazuje, gdzie znajduje się gotówka firmy. Chociaż rachunkowość memoriałowa oznacza, że transakcje są rejestrowane, gdy zobowiązania są wypełniane lub podejmowane bez względu na gotówkę, nadal ważne jest, aby wiedzieć, co stało się z gotówką firmy.Zestawienie przepływów pieniężnych wyjaśnia, w jaki sposób wpłynęła gotówka i wyszła z biznesu. Przełamuje te przepływy w różne typy działań. W celu jaśniejszej analizy przepływy pieniężne z działalności gospodarczej zostaną wykazane oddzielnie od przepływów pieniężnych z działalności inwestycyjnej lub finansowej.
Rachunkowość zarządcza
Natomiast rachunkowość zarządcza jest znacznie bardziej elastyczna. Kierownictwo może potrzebować zobaczyć informacje na różne sposoby w celu oceny decyzji. Mogą używać dowolnego formatu raportu, który jest dla nich najbardziej przydatny. Sprawozdania z księgowości menedżerskiej nie są pokazywane użytkownikom zewnętrznym i dlatego nie są ograniczone przez stosowanie GAAP.
Rachunkowość menedżerska jest często wybiegająca w przyszłość i subiektywna. Menedżerowie mogą potrzebować analizy kosztów i korzyści, znaleźć punkty poboru, zbadać koszty cyklu życia lub podzielić raporty na różne segmenty działalności niż te wymagane w sprawozdaniach finansowych. Główną zaletą rachunkowości zarządczej jest elastyczność w manipulowaniu raportami, dzięki czemu są one najbardziej przydatne w podejmowaniu decyzji. Subiektywny charakter tych raportów jest jednak sprzeczny z GAAP, dlatego nie należy ich pokazywać użytkownikom zewnętrznym.
Inne rodzaje informacji rachunkowych
Rachunkowość podatkowa i rachunkowość non-profit zawierają bardziej wyspecjalizowane reguły niż te omówione tutaj. Omawiając rachunkowość podatkową, można usłyszeć termin "pogodzenie książki z podatkiem". Oznacza to, że księgowy wyjaśnia różnice między tym, co jest pokazane w raportach finansowych, a tym, jakie wyniki pojawiają się w zeznaniu podatkowym. Wynika to z tego, że regulacje GAAP i IRS zawarte w standardach Financial Accounting Standards Board różnią się sposobem traktowania określonych transakcji. Jednym z przykładów jest leczenie wydatków na posiłki. Chociaż prawdopodobnie odzwierciedlisz całkowity koszt posiłku w książkach biznesowych, IRS w większości przypadków pozwoli na 50 procent wydatków. Twoje uzgodnienie zawierałby pozycję wiersza przedstawiającą drugą połowę wydatku jako wyjaśnienie.
Księgowanie non-profit odbywa się w bardzo specyficzny sposób, ponieważ firmy non-profit często mają fundusze przydzielane w bardzo specyficzny sposób. Wydawcy grantów mogą mieć bardzo konkretne ograniczenia dotyczące wykorzystania pieniędzy. Można na przykład przyznać dotację, aby pomóc nisko wykwalifikowanym pracownicom zdobyć wykształcenie zawodowe. Organizacja non-profit będzie musiała wykazać, że środki z dotacji zostały wykorzystane na realizację tego celu. Nie mogą korzystać z tych dotacji dla innych projektów, lub będą musiały wypłacić środki z powrotem do emitenta. Podobnie darczyńcy mogą przekazać darowiznę na konkretny projekt, a nie na ogólny fundusz organizacji non-profit. Będą chcieli zobaczyć, że cele projektu zostały spełnione. Księgowanie typu non-profit rozdziela pieniądze na różne "fundusze", aby zrealizować to zgłoszenie.
Chociaż definicja informacji rachunkowych wydaje się prosta, można szybko przekonać się, w jaki sposób dziedzina rachunkowości rozrosła się, obejmując tak wiele specjalności. Są ludzie, którzy pracują w szerokim zakresie tematycznym, ale wiele bardziej kończy się w bardzo wyspecjalizowanych rolach. Osoba fizyczna może zajmować się wyłącznie rachunkami płatnymi, na przykład, zapewniając, że firma płaci rachunki na czas, aby światła pozostały włączone, a zapasy płynnie przepływały. Inna osoba może zdecydować się na pracę wyłącznie w zakresie informacji podatkowych firmy, zapewniając dokładne raportowanie i zgodność z przepisami wszystkich podmiotów podatkowych, czy to federalnych czy stanowych, dochodów, sprzedaży lub podatku od wynagrodzeń. Jedno jest pewne: wszystkie będą zapisywać informacje o transakcjach firmy i wykorzystywać je do zgłaszania się do różnych zainteresowanych stron.
