W transakcjach biznesowych mogą zdarzyć się sytuacje, w których nie można łatwo rozwiązać połączeń telefonicznych. Problemy mogą wynikać z jakości otrzymanych towarów, opóźnień w dostawach, złej obsługi, opóźnień w płatnościach lub nieukończenia zadania w wymaganym czasie. Musisz przedstawić swoje obawy na piśmie.
Przejrzyj zamówienie zakupu i warunki umowy dotyczące towarów lub usług, z których jesteś niezadowolony. Jeśli już dzwoniłeś, wyślij list z opisem problemów i odpowiedzią sprzedawcy.
Napisz list do sprzedawcy, który opisuje twoje obawy. Zachowaj kopie wszystkich listów wysyłanych do dostawcy. Po każdym kontakcie wyślij sprzedawcy e-mail potwierdzający, który opisuje problemy, które zostały rozwiązane w sposób zadowalający, oraz wszelkie nierozstrzygnięte problemy. Może to być krótka notatka, ale zachowaj ją z szacunkiem i profesjonalizmu.
Jeśli nie otrzymałeś pełnej satysfakcji, musisz skodyfikować swoje skargi w bardziej formalnym liście do niezadowolenia sprzedawcy. Istotne elementy, które należy uwzględnić w liście, to: warunki umowy, data dostawy lub wykonania, napotkane problemy i kopie wysłanych wiadomości e-mail dotyczących problemów.
Chociaż proces sądowy jest zawsze możliwy, aby rozwiązać problem ze sprzedawcą, powinno to być ostatecznością. Procesy sądowe są kosztowne i czasochłonne. Jeśli proces sądowy jest absolutnie konieczny, listy skargi dostawcy będą dużym atutem w twojej sprawie.
Wskazówki
-
Trzymaj ton profesjonalny i nie używaj sarkazmu ani gróźb. Celem jest rozwiązanie problemów, które ich nie zaostrzają.
