Łamanie starych nawyków lub uczenie się nowych jest trudne dla niektórych osób. Może to być trudne w miejscu pracy, jeśli pracownicy robią to samo od dawna i czują się niekomfortowo w związku z czymkolwiek, co postrzegają jako zakłócenia - lub nawet zagrożenia - dla bezpieczeństwa pracy. Ich gotowość do przystosowania się do zmian zależy w dużej mierze od sposobu, w jaki przedstawiono im zmiany w pisemnych zasadach i procedurach.
Określanie, czy zmiana jest konieczna
Popularny aksjomat sugeruje, że coś nie jest zepsute, nie wymaga naprawy. W miejscu pracy jednak stagnacja środowiska, która przylgnie do starego sposobu robienia rzeczy "tylko dlatego", będzie spadać poza konkurencję, jeśli nie będzie na bieżąco z pomysłami, trendami i postępem technologicznym, które mogłyby pomóc w osiągnięciu lepszych wyników. Należą do nich takie czynniki, jak najnowocześniejszy sprzęt, łączenie, outsourcing, a nawet redukcja w celu lepszego zarządzania zasobami. Przed zaproponowaniem nowych zasad i procedur ważne jest, aby ocenić, w jaki sposób przyniosą one bezpośrednie i pośrednie korzyści firmie, ile czasu zajmie jej pełna integracja z istniejącymi operacjami i sposobami myślenia, jakie będą proponowane zmiany i jakie będą konsekwencje, jeśli firma nic nie robi.
Trafność i uczestnictwo
Ludzie w każdym wieku na ogół nie lubią, gdy im mówi się, co mają robić, zwłaszcza jeśli myślą, że im polecono zrobić coś bez ważnego powodu. Co więcej, jeśli ich opinie na ten temat nie byłyby wymagane z wyprzedzeniem, istnieje większe prawdopodobieństwo, że będą stawiały opór, ponieważ uważają, że uprawnienia, które są - czy to rodzice, małżonkowie, czy szefowie - nie szanują im. Jeśli, na przykład, chcesz, aby personel w biurze frontowym zaczął brać udział w sponsorowanych przez firmę zajęciach z języka hiszpańskiego, musi zobaczyć związek między nowym zestawem umiejętności a ich interakcjami z klientami mówiącymi po hiszpańsku, którzy następnie wygenerują więcej firm, zwiększą zyski firmy i powoduje podwyżki, premie i wyższe prowizje. Chociaż nie zawsze jest praktyczne lub wskazane, aby każdą nową regułę poddać głosowaniu w komisji, ciągłe pozyskiwanie opinii i pomysłów pracowników umożliwia menedżerom przewidywanie reakcji swoich pracowników na przejściowe polityki i procedury.
Dostarczanie wiadomości
Niezależnie od tego, czy wprowadzasz nową politykę bezpieczeństwa biurowego, czy dostarczasz materiały szkoleniowe na temat obsługi nowego sprzętu, musisz nie tylko zdecydować, w jaki sposób informacje zostaną spakietowane i rozpowszechnione, ale także, w jaki sposób zostanie zmierzona ich skuteczność. Jeśli to zmiana zasad, na przykład musisz zdecydować, czy będzie ona w formacie notatek, komunikowana przez e-mail lub dostępna z wewnętrznej strony internetowej, którą pracownicy rutynowo sprawdzają aktualizacje firmy i ogłoszenia. Wybór metody zależy od wielkości biura, pilności problemu i zdolności pracowników do wzięcia odpowiedzialności. Jeśli jest to dokument proceduralny, musisz zdecydować, czy będzie to tekst, tekst z grafiką lub tekst ze zdjęciami. Wybrane podejście będzie oparte na złożoności zadania i materiału, a także na intelekcie docelowych czytelników. Pomiar sukcesu nowej polityki lub procedury będzie ilościowy lub jakościowy w oparciu o kwartalne przyrosty. Nowa zasada może być również wypróbowana na podstawie programu pilotażowego lub podzielona na mniejsze segmenty w celu stopniowego ułatwienia pracownikom innej rutyny, w przeciwieństwie do radykalnej zmiany, która nastąpi z dnia na dzień. Przykład: przejście do "biura bez papieru" rozpocznie się od pracowników uczących się obsługi sprzętu skanującego, zmniejszając liczbę fizycznych kopii, a następnie całkowicie eliminując szafki na akta.
Konsekwencje
Po ogłoszeniu nowej polityki anulowania "Przypadkowego piątku" w celu polepszenia wizerunku firmy, oczekuje się, że pracownicy będą wyglądać bardziej profesjonalnie w następny piątek, kiedy ją zobaczycie. Jeśli jednak ciągle się ubierają, to jest to albo efekt ich zapomnienia, że nowa polityka weszła w życie (czasami krzywa uczenia się może być wolna), albo świadomej decyzji z ich strony, aby ją zignorować. Jeśli twoje pisemne zasady nie zawierają żadnej wzmianki o tym, jak nowa zasada będzie egzekwowana, trudno będzie komukolwiek potraktować ją poważnie. Przygotowując sekcję dotyczącą konsekwencji, ważne jest, aby zapoznać się z językiem z przedstawicielem działu kadr i / lub prawnikiem, aby upewnić się, że (1) dyscyplina jest odpowiednia, (2) dyscyplina jest zgodna z prawem związkowym, (3) język jest jasny i łatwy do zrozumienia oraz (4) dyscyplina jest rozsądna i nie zakłóca przepływu pracy. Na przykład pracownik może z przyjemnością przeczytać, że "każdy, kto narusza kodeks ubierania się w piątek, zostanie natychmiast odesłany do domu, aby go zmienić" (szczególnie, jeśli wyjście z pracy na godzinę lub dwie było dokładnie tym, czego chciał).
