Stworzenie zestawu prasowego wymaga nie tylko złożenia wiadomości, którą publiczność chce przeczytać lub usłyszeć, ale także zaprezentowania jej w sposób zwiększający szanse na poprawne przekazanie informacji. Wymaga to uporządkowania informacji w czytelny i łatwy do zrozumienia sposób korzystania z mediów.
Co to jest zestaw prasowy
Zestawy prasowe to pakiety informacji stworzone w celu przekazywania reporterom, redaktorom i innym członkom informacji o mediach w firmie, produkcie, wydarzeniu lub organizacji. Zestawy prasowe są czasami nazywane zestawami multimedialnymi, ponieważ są one przekazywane członkom mediów. Ale w kręgach reklamowych zestaw multimedialny to także określenie pakietu informacji stworzonych dla potencjalnych reklamodawców.
Wykonuj swoją wiadomość
Wymień informacje, które ludzie mają otrzymywać. Podczas gdy twój zestaw prasowy trafia do mediów, twoimi największymi odbiorcami są Twoi potencjalni klienci. Wiadomość, którą powinien wysłać twój zestaw prasowy, powinna skupić się na twojej korzyści, dzięki czemu bardziej prawdopodobne będzie, że w mediach pojawi się twoja historia. Placówki medialne chcą służyć swoim odbiorcom, nie Tobie, więc Twoja wiadomość powinna służyć ludziom, pomagając im rozwiązać problem lub skorzystać z okazji. Może to obejmować oszczędzanie pieniędzy lub jedzenie zdrowsze dla konsumentów lub zmniejszanie kosztów, zwiększanie produktywności lub zwiększanie sprzedaży dla firm.
Zbierz swoje dane
Podziel to, co chcesz powiedzieć, na mniejsze wiadomości, aby każdy się wyróżniał. Twój zestaw prasowy powinien zawierać arkusz, który zawiera przegląd zalet Twojego produktu lub usługi. Uwzględnij studia przypadków zadowolonych klientów, pokazując, jak Twój produkt lub usługa poprawiła ich życie lub firmy. Podaj statystyki branży od stowarzyszenia handlowego, agencji rządowej lub uniwersytetu, aby wesprzeć twoje roszczenia. Kolejny arkusz powinien zawierać szczegóły techniczne tego, co oferujesz. Prześlij arkusz informacyjny na temat swojej firmy, jej historii i najważniejszych pracowników. Dołącz biuletyn firmowy i raport roczny, jeśli taki posiadasz.
Jak to przedstawić
Możesz dostarczyć swoją wiadomość za pomocą drukowanych arkuszy, kolorowych ilustracji i płyt DVD lub CD. Zdecyduj, czy Twój produkt lub usługa najlepiej wyjaśnić za pomocą wizualnej demonstracji lub czy możesz dostarczyć wiadomość na papier. Wiele zestawów prasowych zawiera folder z kieszeniami zawierającymi broszury, informacje prasowe, arkusze cenowe i inne informacje. Uwzględnij przedruki z innych przekazów medialnych, które otrzymałeś, aby pokazać, że inne media uznały Cię za wartych opublikowania. Oprócz zestawu nośników kopii zapasowych należy rozważyć utworzenie wersji online, którą członkowie mediów mogą pobrać lub przeczytać online.
Napisz swoją kopię
Napisz kopię dla każdego dodanego fragmentu wydruku i wideo. Twoja wiadomość nie powinna zaczynać się od rozmowy o twoim produkcie, usłudze lub firmie. Rozpocznij swoją wiadomość, omawiając problem lub szansę, którą mają konsumenci lub firmy. Omów implikacje, jakie mogą mieć te sytuacje. Podaj rozwiązanie dla konsumentów lub firm i wyjaśnij, w jaki sposób zapewniasz najlepszy produkt lub usługę do dostarczenia rozwiązania. Napisz list motywacyjny, który będzie towarzyszył Twojemu zestawowi multimedialnemu, drażniący redaktorów z problemem lub szansą, jakie mają ich czytelnicy lub widzowie. To sprawi, że zobaczą potencjalną historię i zachęcą ich do przejrzenia zestawu mediów, aby dowiedzieć się więcej.
Utwórz zestaw końcowy
Zdecyduj, jak fizycznie wyprodukujesz zestaw multimedialny. Jeśli nie masz budżetu na projektanta graficznego lub firmę drukarską, zacznij od folderów błyszczących, które kupisz w sklepie z artykułami biurowymi. Użyj drukarki biurowej, aby utworzyć obraz, który możesz umieścić na okładce folderu. Obraz na okładce może być tak prosty, jak nazwa firmy, logo i hasło reklamowe. Wybierz folder z kieszeniami do przechowywania materiałów. Do materiałów używaj wysokiej jakości papieru i korzystaj z drukowania w kolorze, jeśli twoja drukarka umożliwia tworzenie profesjonalnie wyglądających stron. Jeśli masz większy budżet, spotkaj się z grafikiem lub szybkim drukiem. Porozmawiaj z nimi o swojej koncepcji i o tym, jak chcesz prezentować swoje informacje. Możesz wysłać zapytanie ofertowe do kilku kontrahentów, prosząc ich o przedstawienie pomysłów na wykonanie zestawu mediów, w tym próbek zestawów, które zrobili dla innych firm.
