System numerowania dla polityk i procedur pomaga użytkownikom poruszać się w podręczniku papierowym lub online. Zestandaryzowany system zapewnia logiczną organizację i zapewnia, że użytkownik może znaleźć informacje bez konieczności skanowania każdej strony i nagłówka. Organizacja departamentów i numeryczny lub alfanumeryczny system numerowania to proste, ale skuteczne sposoby upewnienia się, że polityka lub procedura może mieć tylko jedną możliwą lokalizację w podręczniku.
Układ polityk i numeracja stron
Uporządkuj zasady alfabetycznie, w tym każdy jako osobny rozdział, i numeruj każdy rozdział, używając numeru złożonego, takiego jak 1.0 i 2.0. Na przykład, jeśli polityka działu zasobów ludzkich zajmuje rozdział piąty, jako nagłówek rozdziału użyj "5.0 - Zasoby ludzkie". Numeruj strony w każdym rozdziale w porządku sekwencyjnym, a nie w kolejności od początku do końca instrukcji.
Numerowanie procedur
Utwórz numery procedur, dodając numery rozdziałów. Na przykład, jeśli "5.0 - Zasoby ludzkie" obejmuje sześć procedur, numerujemy je od 5.1 do 5.6 i podajemy nazwę każdej procedury. Użyj wcięć, małych liter i małych cyfr rzymskich, aby zidentyfikować kroki i pod-kroki w ramach każdej procedury. Na przykład, jeśli procedury zakończenia zajmują pozycję 5.2, użyj liter "a, b i c", aby zidentyfikować kroki w przypadku rozwiązania pracownika. Jeśli któryś z tych kroków zawiera pod-kroki, zidentyfikuj je przy użyciu małych cyfr rzymskich, takich jak "i, ii, iii."
Numerowanie rozważań systemowych
Chociaż dobry system numerowania pozwala na poprawki, nie jest całkowicie niezawodny w odniesieniu do dodatków. Jeśli jest to możliwe, zmontuj podręcznik i utwórz system numerowania dopiero po zakończeniu tworzenia wszystkich niezbędnych zasad i procedur. W przeciwnym razie musisz dodać nowe zasady na końcu instrukcji lub ponownie numerować wszystko, aby zachować kolejność alfabetyczną.
