Zasady i procedury, w formie pisemnej, zapewniają kierownikom i pracownikom wytyczne dotyczące uczciwego, jednolitego, logicznego i zgodnego z prawem traktowania wszystkich osób w organizacji lub firmie. Zasady określają zasady, a procedury określają sposoby wdrażania zasad.
Dlaczego potrzebne są zasady i procedury
Zasady i procedury zapewniają podstawę do konsekwentnego zachowania niezależnie od statusu lub czasu trwania osób, które je wdrażają. Oferują one możliwość szybszej odpowiedzi na pytania lub wątpliwości dotyczące "co robić". Ponieważ zapewniają one względną jednolitość, umożliwiają większą odpowiedzialność. Zasady i procedury pomagają również w zapewnieniu legalności i terminowości działań.
Pięciostopniowy plan ich tworzenia
Krok pierwszy wymaga badania przeszłych lub obecnych polityk i procedur. Dobrze jest sprawdzić, co robią inni w tym obszarze, aby zobaczyć, czego może brakować, szczególnie jeśli Twoja organizacja lub firma różni się w znaczący sposób. Osoby, które będą odpowiedzialne za monitorowanie polityk i procedur oraz osób nimi dotkniętych, powinny zostać przesłuchane.
W drugim etapie, uzbrojeni w najnowsze dane, nowe lub zmienione zasady i procedury muszą być sformułowane i rozpowszechnione. Krok trzeci to faza realizacji. Jeśli wymagane jest szkolenie personelu, nadszedł czas na jego przeprowadzenie. Z czasem krok czwarty ma na celu ocenę tego, co zostało zaimplementowane, aby w razie potrzeby można było wprowadzić zmiany.
Ostatni etap, oparty na ciągłych ocenach polityk i procedur oraz zmianach w środowisku, polega na aktualizacji, dzięki czemu proces pozostaje aktualny. Mogą zostać uchwalone nowe ustawy stanowe lub federalne lub ogłoszone nowe przepisy.
Zasady i procedury dotyczące zasobów ludzkich
Dział zasobów ludzkich znajduje się wysoko na liście wymaganej implementacji. Rekrutacja, zatrudnianie i zwalnianie, ocena wydajności personelu, czas i frekwencja oraz wakacje to tylko niektóre z ważnych obszarów, które należy uwzględnić. Uwzględnione zostaną na pewno obawy dotyczące molestowania seksualnego, konsultantów i świadczeń dodatkowych.
Inne obszary, które mogą wymagać zasad i procedur
Działy płac, księgowości i finansów wymagają polityk i procedur. Zapasy, dostawa i zakup; komputery, intranet i Internet; obsługa klienta, bezpieczeństwo produktu i wycofanie; bezpieczeństwo, odtwarzanie po awarii; a sprzedaż i marketing to z pewnością dodatkowe obszary wymagające zasad i procedur.
Znajdowanie przykładów
Liczne firmy komercyjne i non-profit w Internecie oferują szablony, które mają odpowiedni język w wielu dziedzinach. Zamiast wymyślać koło, warto użyć czegoś, co już zostało napisane jako podstawa twoich zasad i procedur. Oszczędza to czas, zwiększa prawdopodobieństwo, że ważne obszary zostaną uwzględnione i pomoże zapewnić spełnienie wymogów prawnych.
Jeśli możesz uzyskać zasady i procedury organizacji lub firm zaangażowanych w to samo przedsiębiorstwo, co Twoje, byłoby to pomocne.
Żadne źródło nie powinno być uważane za całkowicie istotne lub wiarygodne. Im więcej przykładów znajdziesz, tym lepsze będą twoje zasady i procedury.
