System informacji księgowych pobiera wszystkie dane i dane z ewidencji finansowej organizacji i porządkuje je w uporządkowaną strukturę. System informacji księgowych służy trzem podstawowym funkcjom: zbieraniu i przetwarzaniu danych, przekazywaniu informacji decydentom w organizacji oraz sprawdzaniu, czy personel księgowy dokładnie rejestruje informacje i chroni dane.
Zbieranie i przetwarzanie
W fazie zbierania informacji księgowych księgowi lub księgowi gromadzą i rejestrują między innymi transakcje dotyczące sprzedaży gotówkowej, należności, zakupów gotówkowych, zobowiązań i listy płac. W skomputeryzowanych systemach program przetwarza wszystkie obciążenia i kredyty w kompletną bazę danych zarządzania informacją.
Raporty do zarządzania
Personel księgowy rozsyła raporty do decydentów w organizacji, takich jak menedżerowie ds. Sprzedaży i marketingu, kierownicy produkcji, dyrektorzy finansowi i wszyscy szefowie działów. Kierownictwo wykorzystuje informacje wygenerowane z systemu informacji księgowych do analizy bieżącej działalności i kondycji finansowej organizacji oraz do planowania i wyznaczania celów na przyszłość. Na przykład bilans utworzony z systemu może pokazywać kierownictwo, właścicieli, wierzycieli i inwestorów, gdy organizacja stoi finansowo w określonym momencie.
Dokładność i bezpieczeństwo
Ograniczenie liczby osób mających dostęp do systemu najlepiej spełnia trzecią funkcję systemu informacji księgowych - aby zapewnić bezpieczne przechowywanie prawidłowych danych przez firmę. Przywódcy organizacji muszą zdecydować, kto to będzie. Na przykład przeszkoleni urzędnicy, księgowi lub księgowi wymagają dostępu do weryfikacji i wprowadzania danych do systemu oraz generowania raportów. Inni współpracownicy organizacji, zarówno wewnętrzni, jak i zewnętrzni, zazwyczaj nie potrzebują manipulować danymi.
Rodzaje systemów i co zawiera
Firmy zazwyczaj komputerują system informacji księgowych we wszystkich, z wyjątkiem najmniejszych organizacji. Użytkownicy komputerów wprowadzają dane do programów, które uzupełniają obliczenia, klasyfikują i zapisują wpisy w odpowiednich kategoriach. System może następnie generować różne typy raportów, w zależności od żądania użytkownika. System informacyjny obejmuje wszystkie etapy cyklu księgowania i papierkową robotę, która udowadnia, że transakcje, takie jak zlecenia pracy, faktury i sprawozdania finansowe stają się częścią systemu. W mniejszych firmach, takich jak operacja "mom-and-pop", w której występuje niewiele transakcji, firma może utrzymywać system informacji księgowych ręcznie. Ponownie, księgowy używa całego cyklu księgowego i konstruuje ręczne raporty z wyników.
