W wielu podsekcjach rachunkowości istnieją twarde i szybkie reguły i przepisy dotyczące organizacji i tego, co jest dozwolone. Tak nie jest w przypadku systemów informacji księgowych. Jest po prostu zbyt wiele opinii na temat tego, czym jest AIS, a co nie. To, co odróżnia AIS od innych systemów informatycznych, to prawne i zawodowe obowiązki nałożone na kierownictwo firmy i księgowych.
Przepływy informacji
Jedną z cech AIS jest przepływ informacji. Zostało to zilustrowane tutaj za pomocą piramidy z zarządzaniem na górze, zarządzaniem średnim tuż poniżej, zarządzanie operacyjne poniżej i personel operacyjny reprezentujący podstawę przepływu informacji. Informacje na temat wyników firmy dryfują w górę na wszystkie poziomy zarządzania przez personel. Najwyższe kierownictwo jest odpowiedzialne przed akcjonariuszami lub właścicielami firmy za informacje, które otrzymują. Przyczyniając się do tych informacji o wydajności firmy, klienci i dostawcy, z którymi operatorzy mają codzienny kontakt. Korzystając z tych informacji, najwyższe kierownictwo filtruje informacje o budżecie firmy i instrukcje dotyczące zmiany lub poprawy codziennych interakcji z klientami i dostawcami. Informacje od dostawców i klientów są znane jako zewnętrzne przepływy informacji. Te od personelu do zarządzania i zarządzania personelem są znane jako wewnętrzne przepływy informacji.
Przetwarzanie transakcji
Kolejną cechą AIS jest przetwarzanie transakcji. AIS przetwarza dwa różne typy transakcji. Transakcja finansowa, która jest dowolną transakcją o charakterze pieniężnym, która ma wpływ na aktywa lub udziały w organizacji biznesowej. Transakcja niefinansowa jest decyzją, która, choć nie jest mierzona pieniężnie, może mieć wpływ na ogólną kondycję księgową firmy. Na przykład, jeśli firma zdecyduje się zmienić dostawców ze względu na znaczny wzrost cen od obecnego dostawcy, natychmiastowy skutek nie ma charakteru finansowego do momentu złożenia pierwszego zamówienia.
Wszystkie transakcje są wprowadzane do systemu informacji księgowych w celu wpłynięcia na podejmowanie decyzji przez najwyższe kierownictwo. Jeśli najwyższe kierownictwo zdaje sobie sprawę z nadchodzącego wzrostu kosztów, podatków lub potencjalnej utraty klientów, można podjąć decyzje, aby przeciwdziałać negatywnym konsekwencjom przyszłych zdarzeń.
Model AIS
Typowy model AIS ilustruje te funkcje i obejmuje trzy różne etapy przetwarzania informacji. Pierwszy to zbieranie danych. Jest uważany za najważniejszy ze wszystkich trzech etapów, tak jakby błędy pozostały niezauważone, system może tworzyć niewiarygodne dane wyjściowe. Dwa główne wymagania związane z procesem gromadzenia danych to fakt, że wykorzystywane dane są odpowiednie i skuteczne. To na etapie zbierania danych należy zważyć znaczenie danych, aby odfiltrować wszystkie nieistotne fakty z systemu. Efektywność polega na zbieraniu tego samego zestawu danych tylko jeden raz. Niewykonanie tej czynności prowadzi do nadmiarowych danych. Drugim krokiem jest przetwarzanie danych lub próba uporządkowania danych w taki sposób, aby kierownictwo mogło podejmować decyzje dotyczące decyzji finansowych firmy. Jednym z przykładów może być wykorzystanie danych sprzedażowych do prognozowania przyszłych oczekiwań dotyczących sprzedaży. W oparciu o te oczekiwania można podejmować decyzje dotyczące wymagań kadrowych. Trzeci krok to faktyczne generowanie informacji, które prowadzą do podejmowania decyzji. Niezależnie od tego, czy decyzja ma być oparta na transakcjach finansowych, czy niefinansowych, decyzja może wpłynąć na codzienną działalność przedsiębiorstwa i ewentualnie na sytuację finansową spółki.
