Sporządzanie faktur za przepracowane godziny lub określoną usługę świadczoną innej firmie lub osobie fizycznej wymaga nieco innego podejścia niż w przypadku sprzedaży produktu materialnego. Zamiast pobierać ustaloną cenę detaliczną lub hurtową, naliczane są opłaty za przepracowane godziny według uzgodnionej stawki lub za konkretną usługę wykonaną za uzgodnioną cenę. Fakturowanie za świadczone usługi wymaga uwagi.
Poinformuj swoich klientów, kiedy i jak masz zamiar wystawić im fakturę za swoją pracę. Jeśli wystawisz fakturę z góry przed rozpoczęciem projektu, musisz poinformować swoich klientów. Jeśli wystawiasz rachunek w toku, zamiast czekać do momentu zakończenia umowy, upewnij się, że twój klient jest w zgodzie. Wiele małych firm wystawia faktury drogą elektroniczną. Poinformuj swoich klientów, że będą otrzymywać pocztą e-mail faktury, aby nie zostały przypadkowo usunięte.
Zachowaj dobre zapisy. Skompiluj zapisy dat i przepracowanych godzin oraz charakteru świadczonych usług. Przejrzyj umowę projektu lub umowę o świadczenie usług, aby odświeżyć pamięć o konkretnych warunkach. Zweryfikuj nazwę i adres. Podaj numer referencyjny faktury klienta, jeśli taki istnieje.W razie potrzeby podaj swój własny numer referencyjny pliku.
Użyj prostego formatu. To sprawia, że proces fakturowania jest bardziej wydajny. Możesz również użyć programu do standaryzacji formatu faktury. Twoja faktura powinna zawierać pola do numerów referencyjnych faktur, daty fakturowania, nazwy i adresu firmy oraz nazwisko pracownika kontraktowego, do którego wysyłana jest faktura. Pozostaw wystarczającą ilość miejsca na wyszczególnienie usług świadczonych wraz z odpowiednimi kodami projektu lub produktu.
Określ kwotę faktury. Godziny mogą być faktycznymi godzinami pracy, które podałeś w uzgodnionej stawce godzinowej, lub usługami, które podałeś dla kwoty faktury. Na przykład, jeśli budujesz ganek, możesz sporządzić plan, wybrać drewno i położyć fundament dla ramy podczas jednego okresu rozliczeniowego. Możesz wymienić działania i określić jedną kwotę faktury sumy ryczałtowej. Możesz też osobno wymienić każdą czynność, wskazać przepracowane godziny dla każdej z nich, a następnie obliczyć kwotę faktury, mnożąc przepracowane godziny i stawkę godzinową.
W razie potrzeby dołącz dokumenty uzupełniające. Na przykład, jeśli do wykonania zadań musieli Państwo korzystać z usług kurierskich lub powielać usługi, załączyć kopie pokwitowań.
