Raport skuteczności to cenne narzędzie biznesowe. Umożliwia dokumentowanie i śledzenie wydajności pracowników. Ważne jest, aby starannie pisać te raporty, ponieważ mogą one być katalizatorami, aby zachęcać pracowników do bardziej pozytywnych lub negatywnych zachowań. Dobrze napisany raport z wyników łączy w sobie informacje, analizę, uczciwość i takt.
Wyśrodkuj swój raport wokół wielu obserwacji, dla których masz dane. Ważne jest, aby przechowywać notatki na temat pracowników przed napisaniem raportu, a następnie pobrać informacje z tych notatek w celu sporządzenia raportu. Upewnij się, że obserwacje były z pierwszej ręki, a nie z pogłosek. Przykładem obserwacji z pierwszej ręki może być notatka, którą napisałeś i złożyłeś, gdy zauważyłeś, że pracownik przybywa 30 minut spóźniony do pracy w określonym dniu.
Napisz o zachowaniach, które są szczególnie związane z wykonywaną pracą. Zachowania związane z pracą obejmują interakcje z kolegami, dbałość o szczegóły, jakość dokumentacji, ogólne nastawienie i punktualność.
Wyśrodkuj swój raport dotyczący zachowania, które zostało omówione werbalnie z pracownikiem. Twoje komentarze nie powinny być całkowitym zaskoczeniem dla pracownika.
Skoncentruj się na pozytywnym, ale pamiętaj, aby w razie potrzeby obiektywnie wymienić wszelkie negatywne zdarzenia. Możesz napisać coś takiego: "Pan Jones utrzymuje pozytywne interakcje ze swoimi współpracownikami, w razie potrzeby spóźnia się, aby ukończyć pracę, miał problemy z dotarciem do pracy na czas, o czym świadczą spostrzeżenia poczynione w sprawie 11, 20 i 27 czerwca."
Bądź zwięzły i konkretny. Przytocz przykłady konkretnych zdarzeń. Powstrzymaj się od wędrówek. Słabym tego przykładem może być coś takiego: "Pani Smith nie radzi sobie dobrze w pracy, ona po prostu wydaje się być kiepskim kandydatem na to stanowisko, nie wiem, co może przynieść przyszłość, jeśli nie może. … "Lepszym przykładem byłaby sytuacja," pani Smith skarżyła się na skargi dwóch różnych współpracowników przy wielu okazjach dotyczących jej obraźliwego i pozbawionego szacunku przemówienia."
Połącz raport skuteczności z poprzednimi raportami. Wskaż obszary, które mogły ulec poprawie, pogorszyć się lub pozostać bez zmian. Na przykład możesz napisać: "W ostatnim kwartale produkcja Thompsona była o 75 procent niższa niż ta, którą firma uważa za możliwą do zaakceptowania, jednak od czasu ostatniej oceny jego produkcja drastycznie się poprawiła i obecnie spełnia standardy firmy."
Poinformuj o uznaniu pozytywnych obszarów zachowań. Możesz napisać coś w rodzaju: "pozytywne nastawienie pani Brown wpływa na otoczenie i sprawia, że miejsce pracy jest lepszym środowiskiem".
Prześlij opinię o tym, jak chcesz poprawić słabsze obszary. Połącz raport z przyszłymi celami. Na przykład możesz napisać: "Pan Hartzog nie przedstawił swoich cotygodniowych planów lekcji czterokrotnie. W następnym semestrze administracja chciałaby zobaczyć, jak zmienia swoje plany lekcyjne w każdy piątek każdego tygodnia."
Napisz raport, gdy jesteś w pozytywnym nastroju. Pamiętaj, aby przejrzeć raport co najmniej kilka godzin po jego napisaniu, aby uchwycić wszelkie możliwe poprawki, które należy wprowadzić.
Zachęć pracowników do komunikowania się z Tobą w sprawie raportu po otrzymaniu go, jeśli sobie tego życzą. Użyj analizy jako szansy na pozytywną współpracę w kierunku osobistego doskonalenia, a także poprawy dla firmy jako całości.
