Często opłacalne jest, aby pracodawca prosił pracowników o kierowanie własnymi samochodami w pracy, zamiast inwestować w pojazdy firmowe. Nakłada to jednak na pracownika koszty. Organizacje często płacą zwroty za mile, aby przyciągnąć i utrzymać dobrych pracowników. Zgodnie z wytycznymi Urzędu Skarbowego w sprawie zwrotu kosztów eksploatacji pojazdu w oparciu o przebieg zapewnia zarówno pracodawcy, jak i pracownikowi znaczne korzyści podatkowe.
Podstawowe informacje o zwrocie kosztów
Każdego roku IRS publikuje zaktualizowaną stawkę podstawową do zwrotu kosztów po potrąceniu podatku. Stawka odzwierciedla średnie koszty eksploatacji pojazdów mechanicznych takich jak samochody osobowe, dostawcze i SUV-y. Na przykład standardowa stawka za 2015 r. Wynosi 57,5 centów za milę. IRS ustala stopę na poziomie, który obejmuje nie tylko benzynę, ale także normalne koszty operacyjne, w tym ubezpieczenia, licencje i konserwację. Pracodawcy mogą śledzić rzeczywiste wydatki pojazdu, ale generalnie nie, ponieważ korzystanie ze standardowej stawki powoduje, że dodatkowa ewidencja nie jest konieczna. Standardowa stawka nie obejmuje opłat za parkowanie lub opłaty za przejazd. Pracodawcy mogą zwracać te koszty jako wydatki biznesowe, ale muszą być traktowane jako oddzielne pozycje.
Dopuszczalne podróże służbowe
Pracodawcy mogą płacić jedynie zwolnione z podatku ulgi za jazdę związaną z pracą. Oznacza to, że pracownik nie może załatwiać spraw osobistych i nadal domaga się podróży jako wydatku biznesowego. Na przykład wyprawa na spotkanie z klientami jest możliwa do odliczenia, ale nie ma miejsca na wycieczkę, aby dokonać osobistego depozytu bankowego. Ponadto, codzienna jazda między pracą a domem nie stanowi podróży podlegającej odliczeniu. Czasami pracodawcy opłacają przebieg, szczególnie w przypadku długich podróży służbowych. Kiedy to nastąpi, pracownik musi zwrócić niewykorzystaną kwotę.
Śledzenie podróży służbowych
Wymagania dotyczące dokumentacji dotyczącej zwrotu kosztów z IRS są proste, gdy używana jest standardowa stawka. Wynika to z faktu, że standardowa stawka obejmuje wszystkie normalne koszty operacyjne, więc pracodawca nie musi śledzić kosztów takich jak gaz i naprawy. Pracownik musi udokumentować podróże związane z pracą. Zwykle prowadzą dziennik przebiegu i powinni go przesyłać do regularnego harmonogramu. Każdy wpis dziennika musi zawierać początkowe i końcowe odczyty licznika kilometrów. Wpisy muszą również zawierać krótki opis celu podróży i celu podróży.
Refundacja i podatki
Jeżeli pracodawca płaci pracownikowi więcej niż kwota dozwolona, nadwyżka podlega opodatkowaniu i musi zostać zaliczona na poczet pracownika W-2 jako takiego. W przeciwnym razie, zwrot kosztów jest kosztem uzyskania przychodu dla pracodawcy. Pracownik nie ma obowiązku zapłaty podatku do wysokości standardowej stawki, a pieniądze nie są zgłaszane jako rekompensata na W-2. Kiedy pracodawcy decydują się płacić mniejszą kwotę, pracownicy mogą odpisać różnicę w swoich zeznaniach podatkowych.
