Czy jest coś bardziej oszałamiającego niż wchodzenie do nowego biura w pierwszym dniu pracy i nie mając pojęcia, co powinieneś robić, a tym bardziej gdzie znaleźć łazienkę? Przy odrobinie planowania (i długiej pamięci o tym, jak to jest być początkującym), możesz zaprojektować podręcznik orientacji pracownika, który sprawi, że początkujący poczują się jak w domu.
Określ cel i zakres instrukcji. Czy to jest chodzenie nowicjuszem przez proces krok po kroku wykonywania określonych zadań? Czy chodzi o zapoznanie jej z historią i polityką firmy, zasadami odpowiedniego zachowania oraz standardowymi formularzami i procedurami w zależności od frekwencji, wakacji i zwolnień lekarskich? A może jest to połączenie obu?
Zarys listę tematów, które należy uwzględnić w podręczniku i ustal, czy sam chcesz napisać całą instrukcję, czy przekazać jej część doświadczonym pracownikom. Decyzja ta będzie oparta na złożoności zadania oraz na tym, jak często podręcznik będzie wymagał aktualizacji, aby dotrzymać kroku rozwojowi firmy i wprowadzeniu nowych technologii.
Zbierz i skopiuj istniejące dokumenty do włączenia do podręcznika. Obejmują one takie pozycje, jak specyfikacje pracy dla stanowiska nowego pracownika, standardowe formularze, misję firmy i / lub najnowszy raport roczny, schemat organizacyjny, plan piętra biurowego, listę pracowników wraz z ich tytułami i numerem telefonu biurowego liczby, polityki molestowania seksualnego i być może kopię najnowszego biuletynu firmy.
Określ, które tematy muszą być napisane od zera. Na przykład pracownicy, którzy nie tylko są nowi w firmie, ale także nowi w mieście, mogą docenić listę pobliskich restauracji, sklepów i urzędów pocztowych. Jeśli istnieją niepisane tradycje, które mogłyby zainteresować nowicjuszy, byłoby to dobre miejsce na ich wspomnienie. Na przykład, być może istnieje odszczepienie podziału, które odbywa się raz w miesiącu, w miesiącu, w którym obchodzone są urodziny, lub może istnieje klasa jogi na miejscu, która spotyka się w każdy piątek w porze lunchu.
Uzyskaj porady od kilku ostatnio zatrudnionych pracowników. Zapytaj ich, jakie rodzaje materiałów byłyby pomocne w pierwszym dniu i jak poszły na znalezienie potrzebnych informacji.
Dołącz list powitalny od przełożonego pracownika lub nawet prezesa firmy. List ten powinien zachęcić odbiorcę do wnoszenia pomysłów do podręcznika, jeśli widzi sposoby na ulepszenie i / lub rozszerzenie treści.
Określić zasady, co stanowi właściwe zachowanie biura. Możesz chcieć uwzględnić zakazy, na przykład dotyczące korzystania z telefonów biurowych do prywatnych połączeń, surfowania po Internecie, wysyłania zewnętrznych wiadomości e-mail lub prowadzenia pojazdu służbowego w celu wykonywania zleceń. Jeśli na biurku lub w biurze pracownika znajdują się klienci firmy i goście, musisz również określić zasady dotyczące grafiki, roślin, przedmiotów na biurku, fotografii, radia itp.
Określ, czym jest strój firmowy.
Zorganizuj wszystkie materiały w segregatorze z 3 pierścieniami, które można przekazać pracownikowi pierwszego dnia pracy.
Zwerbuj dodatkowe pary oczu, aby dokładnie sprawdzić zawartość.
Dołącz arkusz podpisu dla pracownika, aby potwierdzić, że otrzymała podręcznik orientacji i że będzie odpowiedzialna za sprawdzenie wszystkich materiałów w nim zawartych.
Wskazówki
-
Ponieważ podręcznik dotyczący orientacji na pracowników można uznać za pracę w toku, warto rozważyć utworzenie wersji online, do której wszyscy pracownicy będą mieli dostęp, aw razie potrzeby odświeżą wspomnienia dotyczące zasad firmy. Jeśli jest to praktyczne, każ każdemu pracownikowi w Twojej organizacji przygotować indywidualne podręczniki, które odpowiadają wszystkim obowiązkom. Jest to wskazane nie tylko jako narzędzie treningowe oszczędzające czas, jeśli po wypowiedzeniu, ale także pozwala pracownikom tymczasowym na łatwe wypełnienie, jeśli pracownik wyjeżdża na dłuższy urlop lub jest na zwolnieniu lekarskim.
Ostrzeżenie
Nigdy nie pomijaj ważnych kroków od wyjaśnienia, jak wykonać zadanie. Nawet coś tak prostego, jak powiedzenie im, gdzie znajduje się przycisk "włączony" na maszynie lub w której szufladzie niektóre dokumenty są przechowywane, zostanie bardzo docenione przez nowo przybyłego.
