"Chcę ten raport na moim biurku w poniedziałek rano!" zdenerwowany szef krzyczy do wstrząśniętego podwładnego w filmach, programach telewizyjnych, książkach i prawdopodobnie więcej niż kilku prawdziwych środowiskach biznesowych. Zamiast być zastraszonym przez pomysł opracowania raportu, przyjmij go jako okazję do zaprezentowania swojej pracy. Raporty biznesowe są ważnymi dokumentami, ponieważ wyjaśniają często skomplikowane punkty, problemy lub badania w sposób jasny i zwięzły. Raporty przyciągają uwagę, ponieważ są oficjalne. A ponieważ piszesz raport, decydujesz, co w nim umieścić.
Co to jest raport biznesowy?
Dokument namacalny. Businessdictionary.com definiuje raport jako "dokument zawierający informacje zorganizowane w formie narracyjnej, graficznej lub tabelarycznej, przygotowany na podstawie ad hoc, okresowej, cyklicznej, regularnej lub zgodnie z wymaganiami".
Fakt, że raport biznesowy jest dokumentem, tylko podkreśla jego wagę. Chociaż możesz uczestniczyć w programie spotkania, aby przekazać raport o aktywach nabytych podczas kwartału, podczas i po prezentacji, będziesz miał raport biznesowy, do którego możesz się odnosić, a także możesz rozpowszechniać kopię do osób obecnych. Pamiętasz przerażające raporty o książkach, które musiałeś zrobić w szkole? Przeczytanie książki było pierwszym krokiem, potem trzeba było napisać streszczenie tego, co czytasz. Czasami trzeba było nawet przedstawić raport całej klasie. Ale żeby ci pomóc, miałeś namacalny raport w ręce, do którego się odnosisz. Tak ważny jest raport.
Migawka w czasie. Raport biznesowy to zestawienie faktów i statystyk dotyczących określonego aspektu działalności. Zwykle jest to migawka w czasie, raportowanie w określonym czasie. Na przykład roczne sprawozdanie obejmuje ważne dane finansowe i zdarzenia zapewniające migawkę finansową dla tego roku, natomiast kwartalne sprawozdanie obejmuje konkretny kwartał roku.
Większość raportów, niezależnie od rodzaju i celu, obejmuje określony okres. Sprawozdania finansowe obejmują określony okres. Finansowanie firmy różni się z roku na rok iz miesiąca na miesiąc. Nawet raport o dostępnych produktach jest dokładny tylko w określonym przedziale czasowym, ponieważ wprowadzane są nowe produkty, a starsze są wycofywane.
Formalny lub nieformalny. W zależności od celu i tego, kto to zobaczy, raport może być formalny lub nieformalny. Oficjalne raporty to te, które będą widziane i przeglądane przez szefów, kierownictwo wyższego szczebla, klientów, potencjalnych klientów lub inwestorów, a nawet społeczeństwo. Podobnie jak wszystkie raporty, powinny być dobrze napisane i przedstawione bez literówek i błędów pisowni, łatwe do zrozumienia i dokładne do grosza.
Nieformalne raporty są nie mniej ważne. Dla pracowników, którzy muszą wypełnić swoje raporty wydatków, aby uzyskać zwrot, mają one największe znaczenie. Zwykle nieformalne raporty zawierają opisy, daty i kwoty w dolarach wprowadzone do formularza firmowego. Jeśli pracownicy nie wypełnią raportu dokładnie i na czas, mogą nie otrzymać zwrotu biletów lotniczych, taksówek i posiłków klientów, za które zapłacili podczas ostatniej podróży służbowej.
Raporty o innych nazwach. Wiele, jeśli nie większość, raportów biznesowych nie jest nawet nazywanych raportami. Mogą to być oświadczenia, takie jak rachunek zysków i strat lub rachunku zysków i strat lub inne sprawozdania finansowe, takie jak bilanse. Mogą to być także przeglądy budżetu lub prognozy sprzedaży.
Powody do korzystania z raportów biznesowych
Aby przygotować doskonały raport, pomaga zrozumieć, do czego służy raport.
Podsumować. Raporty pomagają wyjaśnić skomplikowany pomysł, proces lub status finansowy firmy w jasny i zrozumiały sposób. Miesiące zgromadzonych danych lub lata badań można podsumować w krótkim raporcie. Oczywiście, może nie mieć wszystkich szczegółów, które zostały odkryte w badaniu, ale raport da osobom, które czytają raport, zwięzłe streszczenie badań lub danych.
Uproszczać. Osoby, które przejrzą Twój raport, mogą nie mieć czasu, chęci lub umiejętności oceny wszystkich danych i badań, które za tym stoją. W każdym razie mają do wykonania własne zadania. Twój raport daje im to, co powinni wiedzieć.
Wyjaśniać. Gdyby 10 osób przeczytało i przeanalizowało zebrane dane i wyniki badań, doszłoby do różnych wniosków. Twój raport zapewnia, że wszystkie działają z tego samego punktu widzenia, ponieważ podajesz im te same dane.
Namawiać. Powiedz, że twoja firma chce przekonać inwestorów, by zainwestowali kapitał, by sfinansować nowy pomysł. Twój raport zostanie uwzględniony w biznesplanie, który zostanie udostępniony inwestorom. Inne spółki stowarzyszone będą kompilować rachunek zysków i strat spółki oraz inne raporty o stanie finansowym, ale raport będzie projekcją sprzedaży, w której firma wierzy, że niewykorzystane rynki są, oraz sprzedaż, jaką mogą uzyskać. Sprawozdania finansowe są ważne, ale twój raport może przekonać inwestujących na granicy inwestorów do wejścia na pokład, czy też nie.
Udowodnić punkt. Raporty biznesowe są często używane, gdy trzeba podejmować trudne decyzje, takie jak redukcja zatrudnienia, która może wiązać się z zwolnieniami. Nikt nie chce iść w tym kierunku, ale kiedy raport jest przed nimi, pokazując stały spadek zysków w porównaniu z wydatkami takimi jak pensje, jasne jest, co należy zrobić. Lub, z pozytywnej strony, raporty mogą pokazać, czy firma jest w stanie rozwinąć się w nowe ekscytujące kierunki.
Rozwiązać problem. Byliście na spotkaniach, podczas których dyskusje na temat problemu krążyły wokół i dookoła, nie przynosząc realnego rozwiązania. Ale jeśli udostępniasz swoje raporty na dużym ekranie projekcyjnym, wszyscy patrzą na ten sam problem w tym samym czasie. Przeglądanie namacalnego dokumentu, zawierającego tabele i wykresy pokazujące rzeczywistą sytuację, pozwala każdemu przeanalizować ten sam materiał i wspólnie znaleźć rozwiązanie.
Rodzaje raportów biznesowych
Istnieje nieskończona liczba raportów biznesowych, które można napisać, zwłaszcza, że możesz również napisać swój własny, dostosowany raport i tytułować, jak chcesz. Zasadniczo jednak raporty biznesowe dzielą się na cztery kategorie: wyjaśniające, analityczne, postępowe i prawne. Oczywiście mogą i nakładają się. Na przykład sprawozdanie z postępów może również wyjaśniać. Ale jego głównym celem jest aktualizacja sytuacji.
Raporty wyjaśniające. Niektóre raporty biznesowe są napisane w celu wyjaśnienia sytuacji lub tematu, aby wszyscy mogli je zrozumieć. Możesz napisać raport wyjaśniający, na przykład wyjaśniający podjęte przez ciebie badania. Jeśli przedstawisz tylko tabelę zawierającą wyniki swoich badań, naturalnie będziesz zalewany pytaniami o przyczynę badań, metodologię, rozmiary próbek i wiele innych. Tak więc, zamiast tylko tabeli wyników, powinieneś zacząć od krótkiego stwierdzenia, z jakiego powodu podjąłeś się badań i jak do tego doszło, takich jak korzystanie z ankiet telefonicznych lub wysyłanych pocztą, śledzenie danych przez pewien okres czasu lub jakakolwiek była twoja metodologia. Następnie wyjaśnisz wyniki swoich badań, używając tabeli, diagramu lub innej metody, która sprawia, że wyniki są jasne. Następnie podsumowujesz wyniki w kilku zdaniach.
Raporty analityczne . Ten rodzaj raportu zapewnia analizę, być może poprzez porównanie dwóch sytuacji lub możliwości. Zamiast wyjaśnienia, raport analityczny dokonuje przynajmniej części analizy ustaleń dla czytelnika. Możesz użyć wizualizacji w swoim raporcie analitycznym, aby pokazać swoje punkty, takie jak diagramy lub tabele danych.
Raporty z postępów. Podobnie jak w przypadku raportów szkolnych, raporty z postępów pokazują, jak sprawy mają się teraz. Nie są oparte na górach badań lub analiz; to aktualizacja dla osób, które jej potrzebują. Raporty roczne, sprawozdania finansowe, takie jak zestawienia dochodów i inne raporty, które są migawkami danych w czasie, są raportami z postępu prac.
Raporty prawne. Każdy raport, który zgodnie z prawem jest wymagany przez firmę do kompilowania i publikowania, przesyłania lub wysyłania do innego podmiotu, jest rodzajem raportu prawnego. Czasami sporządzane są także raporty prawne w celu ochrony firmy przed potencjalnymi procesami sądowymi lub innymi problemami prawnymi. Jeżeli raport jest sporządzany dla celów podatkowych lub wymagany przez Komisję Papierów Wartościowych i Giełd, sąd lub inny oficjalny podmiot, należy on do kategorii prawnej.
Przykład pisania typowych raportów
Według internetowego laboratorium pisania Purdue University (OWL) większość raportów biznesowych nie ma uniwersalnego formatu. Sprawdź, czy Twoja firma ma preferowany format raportu, który piszesz. Jeśli nie, możesz skomponować go w dowolny sposób, jaki uznasz za stosowny. Jednak OWL ma sugestie, które pomogą Ci upewnić się, że obejmujesz wszystkie podstawy i piszesz najlepszy raport, jaki możesz.
- Zachowaj to krótko.
- Poznaj swoich odbiorców i napisz do nich.
- Używaj nagłówków i podkreśl ważne punkty.
- Najpierw umieść najważniejsze wyniki, argumenty lub punkty.
- Zdecyduj, czy uwzględnić wnioski lub pozostawić je czytelnikom.
Treść raportu będzie różnić się w zależności od celu i odbiorców. W przypadku raportu wewnętrznego widzowie już wiedzą o firmie, więc nie trzeba ich wypełniać. Publiczne zgłoszenie lub jedna z wieloma grupami odbiorców skorzystają z niektórych podstawowych informacji o firmie.
Tytuł / strona tytułowa. Każdy raport wymaga jasnego tytułu wyjaśniającego, co ujawni. To nie jest miejsce, w którym można być sprytnym; przejrzystość jest kluczowa. W przypadku krótkiego lub nieformalnego raportu zrobi się prosty tytuł na górze strony, a następnie daty, jeśli ma to zastosowanie. Na przykład:
Podsumowanie dochodów i wydatków w pierwszym kwartale 2018 r
Raporty formalne wymagają strony tytułowej zawierającej tytuł, datę i autora,, na przykład:
Podsumowanie dochodów i wydatków
Pierwszy kwartał 2018
Przygotowane przez
(Twoje imię)
Jeśli raport jest przygotowywany dla konkretnej osoby lub grupy, dodaj to po swoim nazwisku, na przykład:
Dla
XYZ Company, Inc.
Wprowadzenie. Zacznij od krótkiej historii lub istotnych informacji o firmie, jeśli uważasz, że jest to potrzebne. Następnie krótko wyjaśnij, dlaczego ten raport został przygotowany. Jeśli raport przedstawia wyniki badań, krótko wyjaśnij metodologię badań. Dla krótkiego raportu powinno to być kilka zdań. Formalny raport może zawierać całą stronę. Niektóre oficjalne raporty zaczynają się od podsumowania wykonawczego, które zawiera przegląd lub streszczenie raportu, tak aby, jeśli to wszystko ktoś przeczyta, nadal będzie rozumiał raport.
Spis treści. W długim raporcie wyświetl sekcje i efekty wizualne za pomocą numerów stron.
Treść raportu. Oto miejsce, w którym umieszczasz swoje dane, kluczowe lub najważniejsze informacje w swoim raporcie. Dołącz elementy wizualne, takie jak wykresy, diagramy, tabele lub wykresy, zamiast samego tekstu. Wizualizacje pokazują ludziom to, co chcesz, aby wiedzieli i są interaktywni, co przyciąga uwagę czytelników. Tabele, wykresy i inne wizualne dokumenty potwierdzające są "dowodem" tego, co zgłaszasz. Zawsze zaczynaj od najważniejszych danych.
Wyniki. Ta sekcja jest opcjonalna i zależy od czytelników.Czy chcesz im powiedzieć, jak interpretować wyniki, czy pozwolić, by raport mówił sam za siebie?
Wnioski. Oficjalne raporty wymagają zakończenia podsumowującego wyniki, czy były oczekiwane, czy zaskakujące, i jak wpłyną na przyszłe decyzje.
Wyjątki. Raporty roczne i kwartalne są przykładami, które mogą być bardziej kreatywne. W szczególności, jeśli firma dociera do ogółu społeczeństwa, na przykład do rocznego lub kwartalnego sprawozdania szpitala, aktualizacje można najlepiej opowiedzieć za pomocą fascynujących historii ocalonych osób lub pracowników wykonujących najnowocześniejsze techniki. Firmy mogą również odnosić swoje postępy w ten sposób, przeprowadzając wywiady z pracownikami prowadzącymi nowatorskie badania lub wymyślając nowe, ekscytujące produkty.
Ostatecznie sposób, w jaki piszesz raport, należy do Ciebie. Po prostu trzymaj się krótko, utrzymuj odbiorców w pamięci i dołączaj informacje, które wyraźnie przekazują Twoją wiadomość. Bez potu. Będziesz mieć go na biurku szefa w mgnieniu oka.
