Jeśli kiedykolwiek pracujesz na stanowisku administracyjnym, może to być Twoja praca polegająca na przepisywaniu minut. Może być trudniej, niż myślisz, aby przepisać minuty. Przepisywanie minut oznacza osiągnięcie właściwej równowagi między odtwarzaniem zbyt małych i zbyt wielu notatek wykonanych podczas spotkania. Ponadto musisz ćwiczyć nie tylko ostre umiejętności słuchania, ale także dobrą wrażliwość redakcyjną. Postępując zgodnie z poniższym przewodnikiem, możesz wygenerować profesjonalną transkrypcję minut.
Wykonaj transkrypcję tak szybko, jak to możliwe po spotkaniu. Będziesz mógł łatwo przywołać to, co zaszło na spotkaniu.
Prawidłowo uprawomocniaj swój dokument minutowy. Zapisz uczestników spotkania, cel spotkania oraz datę / czas spotkania. Powinieneś również dołączyć klucz, który wymienia inicjały uczestników wraz z ich pełnymi imionami, ponieważ za każdym razem, gdy uczestnik mówi, możesz poprzedzić swoje oświadczenia inicjałami.
Transkrypcja spotkania w porządku chronologicznym. Podzielić dyskusje / rozmowy według tematów, jeśli podczas spotkania omawiano więcej niż jeden temat. Na przykład, jeśli dyskusja zmieniła się z kwestii budżetowych na zasoby ludzkie, przedmowa następnej rozmowy w następujący sposób: "Dyskusja zamiast zmiany w stosunku do działu zasobów ludzkich …"
Rozróżnij ważne i nieważne dyskusje na swoim spotkaniu. Na przykład, na pewno nie chcesz zapisywać momentów, w których ktoś odszedł - temat i mówił o sprawach osobistych. Zamiast wspomnieć, że dyskusja zbiegła się z kursu, napisz elipsy "…" lub coś w stylu "Po około godzinie niezwiązanej rozmowy …"
Zapisz dokument na dysku twardym (lub pendrive) przed jego wydrukowaniem. Transkrypcja minutowa rejestruje większość najważniejszych decyzji biznesowych, dlatego ważne jest, aby decyzje te zostały zapisane na przyszłość.
Wskazówki
-
Zawsze sprawdzaj pisownię i gramatykę przed przesłaniem transkrypcji minut do szefa. Zapytaj swojego szefa, czy istnieje szablon, którego możesz użyć do transkrypcji minut. Jeśli nie, zapytaj, czy istnieją wcześniejsze transkrypcje, do których możesz się odwołać podczas pisania własnego.
Ostrzeżenie
Zachowaj najwyższą ostrożność, nagrywając wszelkie wybuchy na spotkaniu. Nie wspominaj o osobie stojącej za wybuchem, ale powiedz coś w stylu: "Było to mocno zachęcane …". Jeśli nie masz pewności, czy skojarzyć imię z dylematem, skonsultuj się z przewodniczącym tego spotkania.
