Wydatki na podróże służbowe są jednym z najbardziej kontrolowanych kosztów w organizacji, a ustalanie diet dziennych jest jednym ze sposobów utrzymywania tych wydatków na rozsądnym poziomie. Firmy mogą wykorzystywać dane rządu USA i inne badania branżowe, aby określić odpowiednie średnie dzienne koszty posiłków podróżnych. Indywidualni podróżujący w interesach powinni zawsze mieć na uwadze wewnętrzne zasady swojej firmy podczas spożywania posiłków podczas podróży.
Źródła
Administracja usług powszechnych w USA corocznie ustala stawki dietetyczne, które obejmujĘ … koszty żywnoś ci i zakwaterowania dla podróżujĘ … cych w ramach działalnoś ci rzĘ … dowej. Wiele firm używa tego jako wskazówek przy ustalaniu własnych diet lub akceptowalnych stawek zwrotu kosztów dla podróżujących służbowo. W przypadku kosztów posiłków Administracja Usług Ogólnych bada kilka tysięcy restauracji co trzy do pięciu lat, aby poinformować o swoich stawkach i regularnie oceniać wnioski od podróżnych, aby sprawdzić, czy konkretne obszary wymagają aktualizacji w międzyczasie. W chwili publikacji niniejszego artykułu stawki te wahają się od 46 USD do 71 USD dziennie na śniadanie, lunch i kolację. Podobnie U.S. Office of Allowances ustala stawki za posiłek dla międzynarodowych miast. Innymi źródłami do ustalania diety na diecie są Business Travel News, które zlecają coroczne badanie restauracji pod kątem kosztów posiłków w 100 kluczowych miastach podróży służbowych w Stanach Zjednoczonych. Stawki te są wyższe niż w przypadku administracji usług ogólnych, ponieważ obejmują posiłki i koktajle w ekskluzywnych restauracjach. Od tego wydania artykułu, średnio około 85 dolarów dziennie.
Geografia
Niezależnie od źródła, ceny diet za żywność zmieniają się w zależności od położenia geograficznego. Na przykład Administracja Usług Ogólnych ustala standardową stawkę dla kontynentalnej części Stanów Zjednoczonych, ale także ustala odrębne stawki w miastach, które mają wyższe koszty posiłków. Główne miasta, takie jak Nowy Jork, Chicago, Los Angeles i San Francisco, pozostają na wyższych poziomach kursów posiłków. Na przykład w 2011 roku grupa przydziela 71 USD za dzienny posiłek i koszty dodatkowe w tych miastach w porównaniu ze standardowymi stawkami 46 USD. Miasta z drugiego rzędu generalnie mają pożywienie w przeliczeniu na dietę w środku tych dwóch skrajności.
Rozważania
Przedsiębiorstwa mają dwie ogólne drogi, gdy pokrywają koszty żywności pracowników podczas podróży: mogą albo ustawić i wydać dietę bezpośrednio, albo mogą zwrócić koszty bezpośrednio pracownikom na wydatki poniesione podczas podróży. Jeśli zdecydują się wydawać diety na podstawie standardów administracji usług ogólnych, mogą zdecydować się na uproszczoną metodę "high-low", zamiast wydawać diety dla każdej geografii.W tej metodzie obszary o wysokich kosztach - duże i niektóre miasta o średniej wielkości - otrzymują jedną stawkę za diem, a wszystkie inne obszary otrzymują niższą stawkę. Ponieważ w większości przypadków rządowe poziomy diet nie wystarczają na pokrycie droższych posiłków dla osób podróżujących w celach wykonawczych, wiele korporacji wybiera po prostu zwrot kosztów posiłków, choć często wydaje również limity na podstawie stawek diet, aby utrzymać koszty pod kontrolą.
Informacje podatkowe
Firmy korzystające z usług administracji publicznej na średnim poziomie dziennym na żywność i inne koszty podróży mają jedną zaletę w zakresie uproszczonej sprawozdawczości zgodnie z przepisami podatkowymi Urzędu Skarbowego. Podczas gdy firmy, które zwracają, muszą zachować szczegółowy odbiór i inne dane dotyczące tych wyjazdów, te, które stosują zatwierdzone stawki diet, muszą jedynie przechowywać zapisy dotyczące samej podróży, a nie indywidualne wpływy z podróży. Jeśli prowadzisz działalność na własny rachunek, możesz również wykorzystać stawki diet za wskazówki dotyczące odliczania wydatków biznesowych od podatków. Możesz odliczyć część standardowego posiłku, zwykle około 50 procent, jako wydatek zamiast utrzymywać zakładki na każdym rachunku pokwitowania.
