Spotkania Toastmasters pozwalają uczestnikom ćwiczyć mowę i umiejętności przywódcze w przyjaznym i przyjaznym otoczeniu. Ogólna rola toastmastera polega na zaplanowaniu i kierowaniu spotkaniem, koordynacji z innymi członkami oraz zapewnieniu płynnego i sprawnego przebiegu spotkania. Toastmaster działa również jako prezenter, wprowadzając głośniki i innych uczestników. Działanie w roli opiekuna to szansa na wykorzystanie umiejętności, które zebrałeś podczas pełnienia innych ról przywódczych.
Przed spotkaniem
Stwórz szczegółowy program spotkania. Zapoznaj się z programem spotkania i uczestnikami, którzy będą uczestniczyć w spotkaniu.
Skontaktuj się z członkami, którzy mają zaplanowaną rolę z góry. Potwierdza to nie tylko frekwencję, ale także umożliwia członkom powiadomienie z wyprzedzeniem o nagłej nieobecności, tak aby w razie potrzeby można było skontaktować się z innym członkiem.
Przeprowadź wywiady z zaplanowanymi mówcami i potwierdź ich obecność. Zbierz informacje na temat rodzaju mowy, długości mowy, tytułu i innych ważnych informacji. Liczba mówców może zostać zmniejszona przez mistrza Table Topics w celu zapewnienia terminowego spotkania, jeśli którykolwiek z głośników prezentuje dłuższą niż normalnie mowę.
Przygotuj agendę przed spotkaniem. Upewnij się, że wystarczająca liczba kopii jest dostępna do dystrybucji wśród uczestników.
Przybądź na spotkanie wcześnie. Nie tylko będziesz w stanie sprawdzić, czy wszyscy uczestnicy są obecni i gotowi do przeprowadzenia spotkania, możesz także zadbać o wszelkie szczegóły z ostatniej chwili, jeśli tylko pojawią się.
Podczas spotkania
Usiądź w pobliżu przedniej części pomieszczenia. Zapewni to szybki dostęp do pulpitu po wywołaniu.
Poprowadź spotkanie po przedstawieniu cię przez przewodniczącego. Jako opiekun, masz kontrolę nad spotkaniem, z wyjątkiem kontroli nad innymi uczestnikami, takimi jak mówcy, Główny mistrz stołów i Główny ewaluator. Będziesz także wykonywać takie zadania, jak ogłaszanie tematu spotkania, wprowadzanie uczestników i przejmowanie kontroli nad spotkaniem po ich zakończeniu.
Pozostań świadomy czasu w trakcie spotkania. Potwierdź, że wszystkie przemówienia znajdowały się w terminie z chronometrażystą i dokonaj niezbędnych poprawek, aby zapewnić, że spotkanie pozostanie zgodnie z harmonogramem.
