Spotkanie produktywne wymaga starannego przygotowania, a także przywództwa, aby skupić uwagę uczestników na sprawach wymagających uwagi i zaangażowanych w dyskusję. Zbyt wiele spotkań nie ma jasno określonego celu. Rezultatem może być odczucie wśród obecnych, że stracili czas, który mógłby być lepiej wydany na inne sposoby.
Umieść swoje pomysły na piśmie. Pomyśl o celu spotkania. Brainstorm tematy, takie jak to, co należy przekazać i jakie narzędzia mogą być potrzebne. Zastanów się, o czym porozmawiają inni uczestnicy.
Stwórz agendę, aby dać uczestnikom. Jeśli rzeczywiście stworzysz porządek obrad dla wszystkich, będą wiedzieć, czego się spodziewać po spotkaniu. Wymień główny cel pogrubionymi literami u góry porządku obrad.
Przedstaw agendę na początku spotkania.Krótko przejdź przez to, podkreślając główne tematy. Zaplanuj spotkanie w taki sposób, aby zapewnić wystarczającą ilość czasu na omówienie wszystkich problemów.
