Aby Twoje biuro działało skutecznie i wydajnie, musisz mieć możliwość zaplanowania swoich spotkań prawidłowo. Pozostawienie zbyt wiele czasu pomiędzy wizytami zmarnuje cenny czas i obniży wydajność. Z drugiej strony, spotkania o zbyt dużym harmonogramie mogą prowadzić do długich czasów oczekiwania, co może drażnić klientów i być może powodować ich wstawanie i wychodzenie. Jest kilka rzeczy, które należy rozważyć, aby stworzyć harmonogram, który przyniesie korzyści wszystkim.
Zdecyduj, czy chcesz użyć książki umówionej na spotkanie czy programu komputerowego. Oba są równie skuteczne, chociaż komputer może pobierać informacje o wiele szybciej niż szukając go w książce. Książki powołań i programy są szeroko dostępne w sklepach i Internecie. Inną opcją jest użycie darmowego kalendarza opartego na sieci Web do planowania; zapewnia to korzyść dostępu z dowolnego komputera.
Zablokuj wszystkie dni, w których Twoje biuro będzie zamknięte. Może to obejmować weekendy, święta, daty urlopu i wszelkie inne zdarzenia, które mogą spowodować zamknięcie biura. Zablokowanie tych terminów z wyprzedzeniem zapewni, że przypadkowo nie zarezerwujesz spotkań, gdy nikogo nie będzie w pobliżu.
Blokuj godziny dnia, w których nie bierzesz spotkań. Na przykład możesz nie brać udziału w spotkaniach do godziny 9:00. Możesz więc wziąć godzinę na lunch od południa do 1 po południu. Twój dzień w biurze może zakończyć się o godzinie 17.00, więc nie będziesz chciał umawiać się na żadne spotkania po 16:30.
Zdecyduj, ile czasu potrzebujesz na każde spotkanie. Gabinet lekarski może ustawić swój czas na piętnaście minut, podczas gdy salon fryzjerski może zdecydować się na trzydzieści minut. Jeśli spotkanie potrwa dłużej, dwa bloki czasu mogą zostać zarezerwowane dla jednej osoby. Na przykład perm może zająć godzinę. Fryzjerka mogła odłożyć na bok dwa półgodzinne bloki dla tego jednego klienta.
Umów się na spotkanie w zależności od potrzeb klienta. Jeśli klient musi być w domu do 3 po południu. aby jej dzieci wysiadły z autobusu szkolnego, będziesz chciał umówić się na nią o 1 po południu. spotkanie. Zawsze dokładaj wszelkich starań, aby zadowolić klienta.
Wskazówki
-
Zawsze wręczaj klientowi kartę spotkania, aby przypomnieć mu o przyszłym spotkaniu. Zadzwoń na wszystkie spotkania dzień wcześniej, abyś mógł potwierdzić, że wciąż nadchodzą.
Ostrzeżenie
Jeśli pobierasz opłaty za niepojawienie się, musisz powiadomić o tym klientów, gdy ustalą termin spotkania.
