Fundament każdej firmy, dział zakupów jest odpowiedzialny za wszystko, co wiąże się z zamawianiem materiałów i obsługą sprzedawców. Dobry dział zakupów zminimalizuje koszty zakupionych towarów, dostawców sit dla jakości i śledzi zamówienia od momentu rozpoczęcia do odbioru. Jakość działu zakupów może mieć znaczący wpływ na marże zysku firmy.
Zapobiegaj niedoborom
Dział zakupów jest odpowiedzialny za pozyskiwanie materiałów niezbędnych do produkcji i prowadzenia firmy. Aby zagwarantować, że braki materiałowe nie będą miały wpływu na wydajność, działy zakupów stosują takie techniki, jak wielokrotne zaopatrzenie. Wielokrotne pozyskiwanie oznacza, że do zapewnienia tych samych towarów używa się kilku dostawców. W ten sposób, jeśli wystąpi problem z jednym dostawcą, zamówienia na inny można zwiększyć, aby to zrekompensować.
Zminimalizuj wydatki
Dział zakupów odgrywa ważną rolę w maksymalizacji zysków firmy. Porównuje on ceny i negocjuje z dostawcami, aby uzyskać najlepszą cenę dla potrzebnych towarów.
Wstępne zatwierdzanie dostawców
Wstępne zatwierdzanie dostawców może przyspieszyć proces pozyskiwania klientów w zależności od potrzeb firmy. Dział zakupów ocenia sprzedawców pod względem ceny, jakości, opinii klientów i czasu na wypełnienie zamówień oraz tworzy listę zatwierdzonych dostawców.
Śledź zamówienia
Zamówienia są dokumentowane za pomocą formularzy zamówień zakupu, które określają ważne informacje identyfikujące zamówione materiały oraz zamówioną ilość. Formularze te służą do zagwarantowania, że zamówione towary zostały odebrane oraz do śledzenia czasu potrzebnego na wypełnienie zamówień.
Sprawdź faktury
Dział zakupów sprawdza faktury po ich dostarczeniu z dokładnością, przed przekazaniem do księgowości. Porównuje fakturę z formularzem zamówienia zakupu i faktycznie otrzymanymi towarami. Dodatkowo sprawdzane są wszelkie dodatkowe opłaty. Gwarantuje to, że firma płaci tylko za faktycznie otrzymane towary.
