System zasobów ludzkich (HRS) to system technologii informatycznych, który przechwytuje, przechowuje i udostępnia informacje dotyczące praktyk, polityki i zarządzania zasobami ludzkimi w organizacji. Jest również znany jako system zarządzania zasobami ludzkimi (HRMS), system informacji o zasobach ludzkich (HRIS), system zarządzania kapitałem ludzkim (HCMS) i technologia informacji HR (human resources information technology). HRS pomaga organizacji zarządzać wszystkimi skomplikowanymi i wzajemnie powiązanymi aspektami zasobów ludzkich, w tym przestrzeganiem federalnych i stanowych przepisów dotyczących zatrudnienia.
Struktura HMS
Usługa HRS automatyzuje kluczowe funkcje zarządzania zasobami ludzkimi, takie jak zarządzanie pracownikami, odszkodowania i świadczenia oraz wsparcie decyzji. Składa się on z zestawu zintegrowanych baz danych połączonych z funkcjonalnymi jednostkami przetwarzania, takich jak zatrudnianie, czas i obecność, wynagrodzenie, świadczenia i emerytury, umiejętności pracowników i szkolenia. Ponieważ bazy danych są zintegrowane, podstawowe informacje, takie jak nazwisko pracownika, adres i numer ubezpieczenia społecznego, należy wprowadzić tylko raz, po czym wszystkie funkcjonalne jednostki przetwarzania mogą pobierać i wykorzystywać informacje.
Zarządzanie pracownikami
HRS przechwytuje wszystkie informacje na temat pracowników od ich początkowego wniosku o zatrudnienie do ich ostatecznej wypłaty. Przechwytuje podstawowe informacje identyfikacyjne, zadania, informacje o wynikach, stawkę wynagrodzenia, inwentarz umiejętności pracowników i historię szkoleń. Informacje zebrane w bazie danych zarządzania pracownikami są również wykorzystywane do raportowania wymaganej zgodności dla Komisji ds. Równych Szans Zatrudnienia (EEOC), takich jak wiek, płeć, pochodzenie narodowe, rasa i niepełnosprawność.
Odszkodowania i świadczenia
Funkcje odszkodowań i świadczeń HRS zbierają informacje na temat przepracowanych godzin i wykorzystują je do obliczania wynagrodzenia, wysokości podatków federalnych i stanowych oraz innych potrąceń, takich jak ubezpieczenie zdrowotne i składki emerytalne. System generuje wypłaty lub depozyty bezpośrednio na konta bankowe pracowników. Oblicza również zarobione urlopy i zwolnienia chorobowe z okresami wypłat i rocznymi sumami.
Wsparcie decyzji
Usługa HRS upraszcza czynności związane z raportowaniem i podejmowaniem decyzji, generując standardowe raporty dotyczące zasobów ludzkich, takie jak płaca, nowe zatrudnienie i transfery pracowników. Informacje te służą do zarządzania firmą, mierzenia wydajności organizacji i planowania na przyszłość. HRS pozwala również użytkownikom generować specjalne raporty do analizowania określonych sytuacji i identyfikowania trendów, takich jak zwiększona rotacja pracowników w jednym obszarze organizacji.
Udostępnianie informacji
Systemy zasobów ludzkich ułatwiają wymianę informacji i integrację z innymi podstawowymi systemami biznesowymi organizacji, w tym finansami, rachunkowością i łańcuchem dostaw. Umożliwiają również wymianę danych z osobami trzecimi, takie jak raporty dla agencji regulacyjnych i przekazywanie danych do i od ubezpieczycieli zdrowotnych i administratorów planów emerytalnych.
Samoobsługa pracowników
Wiele systemów zarządzania zasobami ludzkimi obejmuje funkcję samoobsługi pracowników, która działa poprzez łącze intranetowe - bezpieczną i prywatną witrynę firmy. Korzystając z tej witryny, pracownicy mogą aktualizować swoje dane osobowe, wpisywać godziny przepracowane, rejestrować się na szkolenie i sprawdzać skumulowane wakacje i zwolnienia chorobowe bez konieczności kontaktowania się z przedstawicielem działu kadr. Pracownicy mogą wyszukiwać informacje z komputera na biurku, laptopie lub w kiosku komputerowym zlokalizowanym na hali produkcyjnej lub w magazynie.
