Firmy o różnych kształtach i rozmiarach spotykają się, niezależnie od tego, czy jest to globalna korporacja, która uruchamia w Europie dysk sprzedaży o wartości miliarda dolarów, czy mała firma rodzinna decydująca się na aktualizację swoich akcji. Podejmowanie minut zazwyczaj jest istotnym elementem spotkań firmowych, dając firmom dokładny zapis ważnych wydarzeń, takich jak głosy akcjonariuszy, spory pracownicze i dyskusja na temat przyszłych strategii.
Przedmioty, które będą potrzebne
-
Notatnik i długopis
-
Dyktafon lub urządzenie nagrywające
Sprawdź agendę z poprzedniego spotkania. Być może pojawiły się punkty, które wymagają kontynuacji obecnego spotkania. Znajomość tych tematów przed spotkaniem umożliwi szybsze przyjmowanie informacji i robienie krótszych notatek.
Przypisz spotkanie za pomocą urządzenia nagrywającego, jeśli uważasz, że możesz mieć trudności z nadążaniem za dyskusjami. Nagrywanie spotkania oznacza, że możesz później przepisać odpowiednie punkty z mniejszymi ograniczeniami czasowymi.
Usiądź koło osoby przewodniczącej spotkaniu. Pozwoli ci to poprosić o wyjaśnienie wszelkich podniesionych kwestii, które uważasz za niejednoznaczne lub nieistotne.
Napisz godzinę i datę na czele notebooka. Zanotuj osobę prowadzącą spotkanie, przyjmującego minutę (ciebie) i miejsce spotkania.
Wymień wszystkich uczestników oprócz przewodniczącego i siebie. Przełóż arkusz papieru i poproś każdego uczestnika o wypełnienie jego nazwiska. Informacje te można później przepisać na pełne minuty.
Śledź program spotkania. Spotkania mają zwykle ponumerowane punkty do dyskusji. Rozmowy często jednak wychodzą na styczne, co oznacza, że przedmioty zostają pominięte lub omawiane poza kolejnością. Trzymaj się numerów w porządku obrad i zanotuj je, gdy są omawiane, nawet jeśli są poza kolejnością.
Dokumentuj wszelkie wnioski dotyczące decyzji w sprawie zasad lub przyszłego kierunku firmy. Wymień osoby, które proponują wnioski, a jeśli głosowanie ma miejsce, zapisz, kto i ile głosowali za wnioskiem. Poinformuj także, w jaki sposób został wniesiony wniosek, czy to poprzez ustne potwierdzenie, pokazanie rąk czy tajne głosowanie.
Zapisz protokół tak szybko, jak to możliwe po spotkaniu. Informacje prawdopodobnie będą świeże w twoim umyśle, więc możesz przywołać więcej szczegółów, niż gdybyś zostawił je na później.
Zarejestruj swoje własne nazwisko na końcu dokumentu, aby współpracownicy mogli się z Tobą kontaktować z zapytaniami dotyczącymi treści.
