Wyznaczenie zadania do wykonania minut na spotkaniu jest postrzegane przez niektórych jako niewdzięczne zadanie.Jednak opanowanie sztuki skutecznego protokołowania spotkań jest nie tylko pomocne dla uczestników w zrozumieniu problemów, dyskusji i uzgodnionych działań, ale może również pomóc innym osobom, które nie uczestniczyły w procesie decyzyjnym. Nie lekceważ potęgi i skuteczności uczenia się, jak opanować tę umiejętność pisania.
Przedmioty, które będą potrzebne
-
Program spotkania
-
Lista uczestników
-
Pióro lub ołówek
-
Notatnik lub laptop
-
Urządzenie do nagrywania dźwięku (opcjonalnie)
Rozpocznij minutę spotkania u góry, wpisując nazwę spotkania, lokalizację, datę i godzinę, w której się odbyło.
Lista zaproszonych uczestników, którzy są obecni na podstawie nazwiska, tytułu i działu, które reprezentują, wraz z osobami zaproszonymi, ale nieobecnymi. Wymień również nazwiska wszystkich zaproszonych gości lub prezenterów.
Utwórz podsekcję dla każdego przedmiotu w programie i rób notatki, ponieważ dyskusja dotyczy tego tematu. Zapisz kluczową dyskusję i, w miarę możliwości, spróbuj wskazać nazwisko osoby związane z kluczowymi punktami.
Po dyskusji na ten temat, zapisz wszystkie uzgodnione kolejne kroki lub decyzje podejmowane wokół tego punktu porządku obrad, aby uwzględnić zalecane działania przez kogo, termin należny, osoby odpowiedzialne lub departament do realizacji itp. Jest to najważniejsza część minutowego podejmowania proces, ponieważ wszelkie plany działania ze spotkania będą pochodziły z tej sekcji.
W przypadku jakichkolwiek problemów lub punktów dyskusji zgłoszonych, ale nie rozwiązanych, dodaj je do osobnej sekcji stron minutowych oznaczonych etykietą "Nierozwiązane problemy". Uczestnicy spotkania mogą przeglądać te dane później, a gospodarz spotkania może wtedy zdecydować, jak najlepiej radzić sobie z rozwiązaniem tych elementów.
Pod koniec protokołu zapisz uzgodnioną datę następnego dnia spotkania, godzinę i lokalizację wraz z wszelkimi innymi informacjami, które są wymagane uczestnikom do zapoznania się z przygotowaniami do następnej sesji.
Na koniec upewnij się, że wszyscy zaproszeni uczestnicy, niezależnie od tego, czy są obecni, czy nie, otrzymają kopię protokołu. Jest to dobra zasada, aby próbować i rozpowszechniać protokół w ciągu 24 do 48 godzin po spotkaniu. W ten sposób, jeśli coś jest niedokładne lub ktoś został źle zinterpretowany, można go poprawić, gdy jest on świeży w umyśle każdego uczestnika.
Wskazówki
-
Ważne jest, aby mieć dokładną listę osób obecnych na sali, ponieważ może być ważne, aby wiedzieć później, kto był obecny i brał udział w podejmowaniu kluczowych decyzji na spotkaniu. Zawsze pamiętaj, aby zapisać zarówno swoje imię i nazwisko, jak i datę sporządzenia protokołu wraz z plikiem nazwa ścieżki, w której można znaleźć minuty, jeśli są przechowywane elektronicznie na komputerze.
Ostrzeżenie
Można stenografować, ale nie sparafrazować ani nie wtrącać własnych słów, komentarzy ani opinii o tym, co według Ciebie ktoś powiedział, odczuwał lub myślał - zapisuj minuty, jak to określiła osoba.
