Pisanie paragonu ręcznego może wydawać się staromodne lub wręcz pretensjonalne, ale klienci doceniają fakt, że podjęliście ten dodatkowy wysiłek, aby mieć pewność, że mają zapis swoich wydatków. Nawet firmy z automatycznymi kasami czasami doświadczają przerw w zasilaniu i awarii usług internetowych. Zamiast tracić interesy, możesz pisać paragony na sprzedaż towarów ręcznie, jeśli nie zajmujesz się dużymi zakupami.
Dlaczego dostarczać paragony?
Zapewnienie dokładnych rachunków ma wiele zalet dla klientów i dla ciebie, kupca. Ta praktyka chroni twoją reputację handlowca lub usługodawcy. Podany przez Ciebie dokument sprzedaży pokazuje klientowi, że otrzymał on wszystkie zakupione towary i usługi po prawidłowej cenie. Pokwitowanie dokumentuje te preferencje konkretnego klienta. Śledzenie preferencji klientów i wzorców zakupów pomaga śledzić stan zapasów i planować odnowienia.
Oprócz zachowania zgodności z IRS i standardami branżowymi, dostarczanie dokładnych rachunków również zapewnia:
- Chroni pracowników przed fałszywymi oskarżeniami o nieuczciwe lub nieuczciwe praktyki.
- Ta praktyka ułatwia rozwiązywanie sporów.
- Dostarczenie pokwitowań pomaga ustalić daty rozpoczęcia i zakończenia gwarancji.
Jak napisać potwierdzenie płatności
Dla celów IRS, każdy dowód wpłaty na koszty przedsiębiorstwa musi zawierać dzień, miesiąc i rok, w którym miała miejsce transakcja, listę wszystkich zakupionych przedmiotów lub świadczonych usług oraz całkowitą zapłaconą kwotę. Standardy branżowe dla firm wymagają podawania nazwy firmy i danych kontaktowych wraz z używaną metodą płatności, gotówką, czekiem, przekazem pieniężnym, kartą kredytową lub elektronicznym przelewem środków.
Czy wpływy są wymogiem prawnym?
W wielu stanach właściciele muszą przedstawić pisemne potwierdzenie czynszu, jeśli najemca zażąda jednego, bez względu na to, jakie środki płatnicze zastosował najemca. Niektóre stany wymagają tylko paragonów na zakupy powyżej określonej kwoty w dolarach. Nawet w mieście, które nie ma takich wymogów prawnych, najlepsza praktyka branżowa nakazuje dostarczanie paragonu dla każdej transakcji. Proste "Czy chcesz otrzymać pokwitowanie?" spełnia wszelkie prawne lub przemysłowe zobowiązania w tych stanach, które nie wymagają od ciebie świadczenia.
Jakie jest znaczenie dowodu zapłaty?
Dowód wpłaty zawiera oryginalny dowód zakupu, anulowane czeki, wyciągi bankowe i wyciągi z kart kredytowych. Strona potwierdzenia transakcji lub e-mail z potwierdzeniem może również być dowodem zapłaty, jeśli zawiera datę, listę wszystkich zakupionych produktów lub usług oraz określoną formę płatności użytą do sfinalizowania zakupu.
Jak odręcznie odebrać płatność
Niezależnie od tego, czy korzystasz z szablonu rachunku, czy nie, wykonaj następujące czynności, aby napisać zgodny paragon:
- Wpisz numer rachunku w prawym górnym rogu potwierdzenia. Aby uniknąć podania klientowi tego samego numeru transakcji, zacznij od numeru 001 i stamtąd dalej. Dopóki uwzględnisz również dzisiejszą datę, możesz użyć tych samych numerów następnego dnia.
- Wpisz swoją nazwę firmy i dane kontaktowe w lewym górnym rogu. Dołącz swój firmowy numer telefonu, faks, adres e-mail i stronę internetową wraz z godzinami pracy. Informacje te pomogą nie tylko ustalić, czy zakup był wydatkiem biznesowym, ale klient może przekazać adres i godziny pracy znajomym i rodzinie.
- Pomiń linię i rozpocznij wyświetlanie wszystkich zakupionych przedmiotów, wraz z krótkim opisem każdego z nich, a kończąc na cenie zakupu przedmiotu po prawej stronie.
- Podaj pełną cenę, zanim odejmiesz jakiekolwiek kupony. Następnie weź wszystkie zniżki i podaj nową sumę. Dodaj podatek obrotowy. Dodaj również opłaty za wysyłkę i obsługę, jeśli nie jest to zakup w sklepie.
- Na koniec wpisz metodę płatności i nazwisko klienta w ostatnim wierszu potwierdzenia lub w dowolnym miejscu, w którym jest napisane "otrzymane od". Daj klientowi jedną kopię i zachowaj drugą dla swoich danych.
