Trudno jest śledzić rozwój firmy. Może być jeszcze bardziej zagmatwany, gdy spróbujesz zrozumieć, jak zmieniła się struktura w czasie, na przykład poprzez rozbudowę lub zmiany administracyjne. Mapowanie procesów pomaga kierownictwu zobaczyć zmiany za pomocą diagramu. Aby diagram był dokładny, należy przestrzegać pewnych zasad przy tworzeniu mapy procesu.
Zdefiniuj symbole wykresów
Każda mapa procesu ma zestaw symboli reprezentujących różne zadania. Zanim zaczniesz budować mapę procesu, symbole te muszą zostać zdefiniowane. Na przykład owale pokazują dane wejściowe na początku procesu lub dane wyjściowe na końcu procesu. Pudełka lub prostokąty pokazują zadania lub czynności, które mają miejsce w trakcie procesu. Strzałki pokazują kierunek przepływu, a diamenty pokazują punkty w procesie, gdy pytania są zadawane lub wymagana jest decyzja. (Na przykład patrz Zasoby.)
Zdefiniuj proces
Określ, gdzie zaczyna się proces i gdzie się kończy. Mapowanie procesów zwykle odbywa się, gdy zmieniasz sposób, w jaki ludzie wykonują swoją pracę, na przykład dodając zautomatyzowany proces, gdy twoja firma łączy się z inną firmą, gdy wprowadzasz nową linię produktów i musisz zrozumieć wpływ, jaki to będzie miało mieć na swoich pracowników, zadania i technologie oraz kiedy próbujesz obniżyć koszty i poprawić efektywność. Określ, co chcesz zrobić, kiedy zaczyna się, kiedy się kończy i nazwij swoją mapę procesu odpowiednio.
Wymień kroki
Kroki mogą pokazywać wystarczające informacje lub obfitość szczegółów. Niezależnie od wybranej ścieżki, zachowaj prosty tekst. Napisz każdy krok w formie "czasownik-obiekt", na przykład "plan działania".
Utwórz sekwencję
Używając karteczek Post-it lub kart indeksowych, zamapuj kroki od lewej do prawej w formie diagramu. Nie przejmuj się jeszcze rysowaniem strzał lub cyfr. Dzieje się tak, gdy masz wizualny obraz tego, jak będzie wyglądać twoja mapa.
Narysuj diagram
Narysuj symbole na podstawie reguł, które już zostały opisane dla każdego kształtu - owale reprezentują na przykład wejście i wyjście. Po umieszczeniu symboli narysuj strzałki. Jeśli kształt wymaga więcej niż jednej strzały, być może trzeba tam umieścić diament decyzyjny, aby po osiągnięciu tego kroku można było znaleźć alternatywne rozwiązania. Podczas rysowania wykresu należy zastosować podejście oparte na modelu systemowym, w którym każdy krok jest powiązany z kolejnym krokiem lub wynikiem strzałki. Upewnij się, że model jest kompletny i zawiera stosowne informacje.
