Firmy polegają na profesjonalnej, niezawodnej komunikacji, aby zachować rentowność i konkurencyjność na rynku. Pracownicy komunikują się ze współpracownikami, menedżerami, klientami, dostawcami, mediami i odpowiednimi agencjami rządowymi, więc awarie komunikacji mogą mieć znaczący wpływ. Pomimo negatywnego wpływu i frustracji zawodowej, ważne jest, aby używać odpowiedniego języka podczas upominania pracownika z powodu braku komunikacji.
Podwójne sprawdzenie
Brak komunikacji jest jednym z głównych powodów wymienionych przez pracowników przy przechodzeniu na nową pracę z powodu frustracji kierownictwa, więc przed wydaniem nagany należy poświęcić czas na zbadanie sytuacji w celu ustalenia, czy kierownictwo lub inni pracownicy odegrali rolę w przerwa w komunikacji. Błędem byłoby upomnienie jednego pracownika za problemy komunikacyjne bezpośrednio związane z działaniami innych pracowników.
Neutralny odcień
Język używany do upominania pracownika z powodu braku komunikacji powinien pozostać neutralny. Rozpoczynając proces dyscypliny, zachowuj profesjonalny ton, zamiast wpadać w gniew, frustrację, protekcjonalność lub sarkazm. Pomaga to w efektywnej dyskusji, unikając potencjalnych splotów prawnych, jeśli pracownik przyjmuje stanowisko, że nagana przekroczyła dopuszczalne granice.
Wyjaśnienie
Początkowy język upomnienia pracowników zakwestionowanych przez komunikację powinien rozpocząć się od prośby o wyjaśnienie z ich perspektywy. Korzystanie z tego włączającego języka pociąga pracownika do procesu, prosząc go o odpowiedzialność za swoje działania. Żądanie wyjaśnień może zawierać następujące stwierdzenie: "Proszę opisać okoliczności, które doprowadziły do opóźnienia w kontaktowaniu się z naszym cenionym klientem przez trzy tygodnie, pomimo wielokrotnych telefonów i e-maili".
Cytowanie zdarzeń
Unikaj ogólnych, ogólnych stwierdzeń, gdy upominasz pracownika o problemy z komunikacją. Zamiast tego użyj konkretnych przykładów, aby opisać podział komunikacji z perspektywy zarządzania. Na przykład możesz przytoczyć daty niezwróconych połączeń telefonicznych i wiadomości e-mail, złożone raporty i konkretne skargi złożone przez klientów, menedżerów lub dostawców. Sprawdź, w jaki sposób każde wystąpienie miało negatywny wpływ na firmę.
Konsekwencje
Wyraźne rozczarowanie za brak komunikacji ze strony pracownika, ale nie rozwodź się nad oskarżeniami lub krytyką. Przejdź bezpośrednio do bezpośrednich konsekwencji wyborów pracownika, aby uzyskać skuteczniejszą naganę. Na przykład możesz tymczasowo zmniejszyć obowiązki i przywileje pracownika, aby mieć zasoby lub motywację do dostosowania swojego zachowania. Przypisując konsekwencje, trzymaj się opcji dyscyplinarnych opisanych w podręczniku twojej firmy, aby uniknąć oskarżeń o niesprawiedliwość lub nadmierną dyscyplinę.
Plan działania
Przenieś naganę na bardziej pozytywne terytorium, opracowując plan działania wraz z pracownikiem, aby rozwiązać jego problemy komunikacyjne. Może to obejmować opracowanie planu reagowania na wiadomości e-mail w ciągu dwóch dni roboczych w przypadku przesyłek nieprzeznaczonych do celów pilnych lub w jakimkolwiek innym terminie, który wydaje się uzasadniony dla Twojej firmy, np. Kultury i przemysłu. Plan działania powinien również nakreślić przyszłe działania dyscyplinarne, które będą miały miejsce w przypadku utrzymywania się braku komunikacji.
