Pisanie karty projektu wymaga znajomości celu projektu i jego związku z misją organizacji i jej celami. Karta projektu jest tworzona w sekcjach, w tym przegląd, cel projektu, identyfikacja członków zespołu i ich ról oraz opis procesu dokończenia projektu w określonym terminie i w ramach budżetu.
Przedmioty, które będą potrzebne
-
Cele organizacyjne i misja
-
Zatwierdzona propozycja projektu
-
Nazwy i role członków zespołu projektowego
Dopasuj kartę projektu do propozycji projektu
Użyj zatwierdzonej propozycji projektu jako podstawy do opracowania karty projektu. Cel, zakres, uczestnicy, budżet, założenia i przewidywane ograniczenia projektu powinny być identyczne z celami przedstawionymi w propozycji projektu. Karta projektu ustanawia platformę dla projektu, który członkowie zespołu i zainteresowani mogą wykorzystać do pomiaru rezultatów projektu. Oczekiwany rezultat projektu odpowiada również oczekiwanemu wynikowi w propozycji projektu. Jeśli nie masz zatwierdzonej propozycji projektu, karta projektu służy jako podstawa do projektu i jest opracowywana i podpisywana przez wszystkich członków zespołu i władze zatwierdzające projekt.
Podaj cel swojego projektu zgodnie z propozycją projektu lub przeprowadź burzę mózgów z członkami zespołu, aby napisać jasny cel projektu, jeśli nie masz propozycji projektu. Na przykład: "Członkowie zespołu projektowego przeprowadzą ankietę wśród 100 pracowników, aby określić zainteresowanie i potencjalny udział w programie refundacji czesnego, który odzwierciedla strategiczny cel korporacji, jakim jest poprawa wyników edukacyjnych i zawodowych pracowników".
Zidentyfikuj kierownika projektu i członków zespołu i ich role, a także interesariuszy w projekcie. Zwróć uwagę na potencjalny wpływ interesariuszy na wynik projektu. Opisz dane demograficzne uczestników badania, jeśli dotyczy. Na przykład: "Ten projekt będzie obejmował próbę 100 pracowników z od 3 do 15 lat w firmie, uczestnicy ankiet zostaną wybrani ze wszystkich działów przez dział zasobów ludzkich i mogą uczestniczyć anonimowo." Lista odbiorców końcowego raportu z projektu.
Ustanowić linię czasową dla ukończenia etapów projektu i trudny termin zakończenia całego projektu i zaprezentowania jego wyników. Dołącz nazwy członków zespołu i ich powiązania z określonymi etapami projektu. Dostarcz wszystkim członkom zespołu kopie linii czasu projektu i harmonogramu spotkania. Stwórz listę e-mailową, aby zapewnić kierownictwu i interesariuszom aktualizacje projektu. Zidentyfikuj alternatywne terminy spotkań i zaplanuj elastyczność w linii czasu projektu, ale upewnij się, że data ukończenia projektu jest określona, aby wykluczyć nieprzewidywalne okoliczności.
Opisać procesy przeprowadzania badań, gromadzenia i analizowania informacji oraz raportowania wyników projektu. Uwzględnij nieprzewidziane sytuacje związane z oczekiwanymi przeszkodami i ograniczeniami, a także nieplanowane nieobecności lub wyzwania. Określić alokacje budżetu projektu, wymagane zasoby i sprzęt oraz plany dotyczące zmian w rolach projektu. Opisz, w jaki sposób wyniki projektu są zestawiane i oceniane oraz w jaki sposób wyniki projektu odnoszą się do strategii i misji firmy.
Wskazówki
-
Skonfiguruj listę kalendarzy i e-maili dla uczestników projektu i interesariuszy. Organizuj regularne spotkania, aby omawiać postępy, wyzwania i zmiany
Ostrzeżenie
Mogą wystąpić nieplanowane konflikty, sytuacje awaryjne i zdarzenia. Zarys planu awaryjnego na ukończenie projektu na czas i budżet. Dokumentowanie wpływu interesariuszy na projekt jest ważne dla określenia jego potencjalnego wpływu na wynik projektu.
