Przeniesienie całego biura wymaga wielu ludzi, napiętych terminów i bardzo konkretnych wymagań. Korzystanie z narzędzi do zarządzania projektami, takich jak karta projektu, może zrównoważyć oczekiwania interesariuszy projektu i umiejętności zespołu projektowego: poprzez wcześniejsze zdefiniowanie zakresu można zachować integralność projektu i wyznaczyć rozsądne, osiągalne cele. Podczas gdy większość szablonów czarterowych jest zaprojektowana do projektów budowlanych lub programowych, wystarczy kilka korekt, aby mogły one pracować w celu przeniesienia.
Wyjaśnij swoją sprawę biznesową. Uwzględnij powody przeniesienia, na przykład: ograniczenia prawne, finansowe lub rozszerzające. Nazwij sponsora projektu i kierownika projektu. Dodatkowo, wprowadź dokument i jego strukturę.
Określ zakres projektu. Jest to najważniejsza sekcja w karcie: bądź bardzo konkretny. Wymień, czy Twój zespół jest odpowiedzialny za przydzielanie nowych pomieszczeń biurowych dla ludzi, ponowne podłączanie sieci komunikacyjnej, tworzenie planów zarządzania obiektami lub po prostu przenoszenie mebli.
Wymień interesariuszy, członków zespołu i obowiązki. Interesariusze dbają o to, czy projekt odniesie sukces, ale może, ale nie musi, wykonywać zadania projektowe. Uwzględnij wewnętrznych i zewnętrznych członków zespołu, takich jak personel przeprowadzki lub personel narzędziowy, który będzie potrzebny do sfinalizowania przeprowadzki. Ustal, które zespoły odpowiadają za każdy komponent wymieniony w sekcji zakresu.
Utwórz oś czasu wysokiego poziomu dla swoich produktów projektu. Twój harmonogram projektu określi konkretne daty, ale wykorzystaj tę przestrzeń, aby dać interesariuszom ogólne wyobrażenie, czego się spodziewać. Będą się wylogowywać z twoich szacunków, więc bądź jak najbardziej realistyczny.
Podsumuj ryzyko i zależności projektu. Duży projekt będzie miał osobny dokument zarządzania ryzykiem, jednak należy podkreślić wszystkie znane czynniki, które mogą opóźnić lub uniemożliwić przeprowadzkę. Te problemy mogą obejmować na przykład nieudane inspekcje, uszkodzenia majątku na trasie lub późnych techników sieciowych.
Zezwalaj na swój projekt. Karta powinna zawierać listę dodatkowych dokumentów, które zostaną utworzone w ramach planowania projektu. Pozostaw miejsce dla wszystkich interesariuszy zdefiniowanych w kroku 3, aby oficjalnie wylogować się z projektu.
Wskazówki
-
Przeprojektuj tradycyjną sekcję "testowanie" w planie projektu oprogramowania, aby wykonać test zapewnienia jakości na nowej przestrzeni, na przykład: czy system bezpieczeństwa działa, czy wszystkie rozszerzenia linii telefonicznych poprawnie, między innymi czynników. Podczas tworzenia zależności projektu należy pamiętać o zewnętrznych członkach zespołu. Na przykład biurka nie można przenosić, dopóki nowy dywan nie zostanie zainstalowany.
