Każda firma, niezależnie od branży, ma obowiązki administracyjne, które należy załatwić, aby firma mogła działać efektywnie. Obowiązki te są często wykonywane przez sekretarkę, recepcjonistę, asystenta administracyjnego, asystenta wykonawczego lub kierownika biura. W mniejszych firmach, w których takie role mogą nie istnieć, pracownicy muszą współpracować, aby zapewnić wypełnienie obowiązków administracyjnych.
Przechowywanie informacji
Składanie ważnych dokumentów w odpowiednich miejscach w odpowiednim czasie jest obowiązkiem administracyjnym, który obejmuje umieszczanie folderów w szafkach lub dokumentach w internetowych programach zarządzania dokumentami. Dokładne systemy archiwizacji zapewniają pracownikom dostęp do dokumentacji finansowej, dokumentacji klienta i badań.
Wyszukiwanie informacji
Zbieranie informacji dla klientów, menedżerów i współpracowników, zarówno online, w biurowych systemach archiwizacji lub w książkach, jest podstawowym obowiązkiem administracyjnym, który pomaga firmom uzyskać informacje niezbędne do rozpoczęcia i zakończenia projektów. Informacje te są często zestawiane, podsumowywane, przekazywane do potrzebnych osób i przedstawiane w raporcie lub arkuszu kalkulacyjnym.
Odpowiadanie na telefony
Niezależnie od tego, czy posiadasz agencję reklamową lub pralnię, klienci będą dzwonić z pytaniami o produkty i usługi, godziny pracy, prośby o informacje lub pytania dotyczące cen. Odpowiadanie na te telefony i dostosowywanie się do potrzeb klientów to obowiązek administracyjny, który może wpłynąć na sukces lub porażkę korporacji. Nieefektywna komunikacja z potencjalnymi klientami może pozostawić złe wrażenie na organizacji. Ważne jest, aby osoba wykonująca ten obowiązek administracyjny była przystojna, uprzejma i kompetentna w zakresie firmy.
Powitanie odwiedzających
Gdy odwiedzający wchodzi do biura, zwykle przy drzwiach siedzi recepcjonista lub sekretarka, aby powiedzieć "cześć", powitaj gościa na stanowisku pracy, udziel mu pomocy i skieruj go do odpowiedniej osoby, biura lub wydziału. Niezależnie od tego, czy jest to osoba dostarczająca przesyłkę z paczki, czy klient przychodzący na umówioną wizytę, powitanie gości jest podstawowym obowiązkiem administracyjnym.
Kupowanie sprzętu i materiałów eksploatacyjnych
Prowadzenie zapasów i szafek zaopatrzonych w papier, długopisy i inne materiały biurowe jest obowiązkiem administracyjnym. Zadania przypisane do tych stanowisk obejmują przyjmowanie zamówień od innych pracowników, śledzenie zamówień, rozpraszanie przesyłek po ich przybyciu i obsługę faktur, zwykle w połączeniu z zespołem finansowym.
Twórz i zarządzaj pisemnymi komunikatami
Poza tworzeniem e-maili i listów biznesowych do tworzenia raportów, arkuszy kalkulacyjnych i baz danych, obowiązki administracyjne obejmują również tworzenie i zarządzanie dystrybucją tych pisemnych komunikatów. Niezależnie od tego, czy komunikacja jest dla współpracowników czy klientów, zadania są wykonywane przy użyciu edytora tekstu i programów arkuszy kalkulacyjnych w celu tworzenia profesjonalnych, zwięzłych dokumentów.
Przygotowanie do spotkania
Konfigurowanie sal konferencyjnych i sal konferencyjnych, przygotowywanie posiłków, zamawianie i instalowanie sprzętu audiowizualnego oraz przygotowywanie porządku obrad należy do kategorii obowiązków administracyjnych. Te kluczowe obowiązki są niezbędne, gdy firmy mają konferencje lub spotkania z klientami na lub poza biurem.
