Podział obowiązków jest jedną z sześciu zasad wewnętrznych środków kontroli, które są stosowane jako sposób na zminimalizowanie szans na błąd lub oszustwo w miejscu pracy. Jest również znany jako rozdział obowiązków. Dzielenie i nakładanie się obowiązków jest świetnym sposobem na zmniejszenie szans na popełnienie błędu ludzkiego lub oszustwo.
Kontrola wewnętrzna
Celem kontroli wewnętrznej, zgodnie z podręcznikiem referencyjnym Uniwersytetu Kalifornijskiego, jest zapewnienie skuteczności i wydajności operacji, wiarygodności sprawozdawczości finansowej i zgodności z obowiązującymi przepisami i regulacjami. Każda osoba pracująca w organizacji jest odpowiedzialna za zapewnienie wdrożenia kontroli wewnętrznych. Środki kontroli wewnętrznej nie gwarantują braku nielegalnych lub niemoralnych działań w miejscu pracy.
Powiązane zajęcia
Powiązane działania to koncepcja, która zaleca organizacjom przypisywanie podobnych obowiązków do różnych osób w obszarach zakupów i sprzedaży. Powiązane działania związane z zakupami mają miejsce podczas zamawiania, odbierania i płacenia za towary. Zamawianie błędów może być szkodliwe dla firmy. Na przykład, jeśli sklep z częściami samochodowymi konsekwentnie nie ma części dla mechanika, który kupuje części za pośrednictwem tego sklepu, może to doprowadzić do utraty biznesu mechanicznego. Inne działania, które należy podzielić, to sprzedaż, dostawa i fakturowanie. Nadużycie może wystąpić u osoby, która udziela rabatów rodzinie i przyjaciołom, wysyła towary do siebie lub przeładowuje klientów i przechwytuje różnicę.
Zachowaj dystans od fizycznej opieki
Oddzielenie obowiązków prowadzenia rejestrów i fizycznego zatrzymania odnosi się do niedopuszczenia podmiotu prowadzącego rejestr do fizycznego przechowywania aktywów. To samo dotyczy podmiotu przechowującego aktywa, aby nie mieć dostępu do zapisów księgowych. Ograniczy to szanse powiernika do niewłaściwego wykorzystania gotówki lub zapasów do osobistego użytku lub księgowego do nieprawidłowego rejestrowania transakcji związanych z gotówką lub zapasami.
