Wbrew powszechnej opinii, świat rachunkowości nie jest przepełniony blichtrem i przepychem. Codzienne życie księgowego polega na połączeniu rozliczania powtarzających się działań biznesowych, realizacji specjalnych projektów i uczestniczeniu w comiesięcznym "zamknięciu". Przez zrozumienie codziennych działań związanych z księgowaniem " Będziesz mógł lepiej zrozumieć, jak działa proces księgowania i jak możesz go zaprojektować, aby działał w Twojej firmie.
Transakcje cykliczne
Dla wielu księgowych na poziomie podstawowym znaczna część codziennych działań jest wydawana na przetwarzanie powtarzających się transakcji. Transakcje te mogą obejmować procesy sprzedaży i produkcji, zakupów lub płac. W większych firmach niektóre z tych działań są wysyłane za granicę lub zautomatyzowane, ale personel księgowy musi wciąż przeglądać te prace. W mniejszych firmach ta praca jest czasami replikowana. Na przykład, pracownicy działu sprzedaży często rejestrują informacje o sprzedaży za pomocą formularzy zamówień i arkuszy kalkulacyjnych zamawiania produktów, a księgowi następnie wprowadzają te informacje do dziennika sprzedaży.
Cotygodniowe zajęcia
W przypadku transakcji, które nie zdarzają się codziennie, ale nadal są częste, księgowi mogą przetwarzać dane co tydzień. Jest to częste dla przeglądu pracy podwładnego, dla transakcji, które są składane partiami i przetwarzane jednocześnie, oraz dla przeprowadzania okresowych kontroli, czy system rachunkowości funkcjonuje zgodnie z życzeniem. Kluczem do cotygodniowych działań jest zapewnienie, że są one zaplanowane na czas pracy. Kiedy pracownicy otrzymują codzienne czynności, które wypełniają ich dzień pracy, często nie są wykonywane zadania, które nie są częste.
Miesięcznie Zamknij
Miesięczna procedura zamknięcia to proces sporządzania miesięcznych sprawozdań finansowych i rozliczania tymczasowych rachunków. W okresach miesięcznych, a zwłaszcza rocznych, księgowi często pracują długie godziny, aby zapewnić, że zapisy finansowe są dokładne, a błędy nie zostały uwzględnione w sprawozdaniu finansowym. Obciążenie pracą w tym okresie pojawia się falowo; młodsi księgowi są zazwyczaj najbardziej zajęci, ponieważ przygotowują podstawowe harmonogramy finansowe, a następnie starsi księgowi zwiększają obciążenie pracą, ponieważ przygotowują bardziej techniczne raporty i przeglądają pracę młodszych księgowych. Wreszcie, zarządzanie rachunkowością sprawdza zbiorową pracę grupy.
Projekty długoterminowe
Codzienna praca księgowego obejmuje również prace nad długoterminowymi projektami. Dla starszych pracowników księgowości może to być duża część tygodnia pracy. Zazwyczaj główny kierownik księgowości, zwykle zwany kontrolerem, identyfikuje obszary poprawy w systemie rachunkowości co kwartał lub rok. Następnie menedżerowie księgowi przypisują zadania starszym księgowym w celu złagodzenia tych obaw. Wspólnym długoterminowym projektem jest zarządzanie nieodebranymi zobowiązaniami. Kiedy kontrole są wydawane sprzedawcom, którzy nie dokonują wypłat czeków, środki muszą być zidentyfikowane i śledzone. Jeśli właściciele nie zgłoszą się, w wielu jurysdykcjach fundusze stają się nagrodą państwa na mocy prawa escheat. Ponieważ jest to stosunkowo powszechne, ale rzadkie zjawisko, najlepiej jest nim zarządzać długoterminowo lub w razie potrzeby.
