Osobisty list biznesowy jest pisany od osoby do firmy lub organizacji. List taki można napisać z kilku powodów: aby rozwiązać problem, taki jak błąd na rachunku; zażądać zwrotu lub wymiany produktu; chwalić dobrą pracę pracownika; lub poprosić o darowiznę czasu, pieniędzy, produktów lub usług na rzecz świadczenia. Niezależnie od powodu, osobisty list biznesowy jest zapisany na pustej kartce papieru, a nie na papierze firmowym. Zastanów się, kiedy następnym razem musisz go napisać.
Ustawienia strony
Użyj 1-calowych marginesów u góry, u dołu i boków strony. Jeśli Twój osobisty list jest krótki, zwiększ górny margines do 2 cali, a boki do 1 1/2 cala. Użyj łatwej do odczytania czcionki, takiej jak Times New Roman, Arial lub Cambria o rozmiarze 11 lub 12 punktów. Jednokresowe linie.
Styl listu
Jeśli używasz stylu bloku, wszystkie linie zaczynają się od lewego marginesu. W przypadku zmodyfikowanego stylu bloku, rozpocznij datę i zamknij linie na środku strony zamiast lewego marginesu.
Twój adres i data
Twój adres (zwany również adresem nadawcy) zaczyna się w pierwszym wierszu strony, a wszystkie typowe skróty, takie jak ulica, apartament lub bulwar, powinny być zapisane (dla formalności). Nie zapomnij o przecinku między nazwą twojego miasta a dwuliterowym skrótem twojego stanu. Nie pozostawiaj pustego miejsca między ostatnim wierszem adresu a datą, która jest dniem wypełnienia lub wysłania listu. Wpisz miesiąc, dzień i rok w pierwszym wierszu, określając miesiąc. Na przykład wpisz "27 września 2008 r." Zamiast "27 września 2008 r." Lub "9/27/08." Nie zapomnij o przecinku między datą a rokiem. Jeśli używasz zmodyfikowanego stylu bloku, zacznij wpisywać adres na środku strony zamiast lewego marginesu.
Nazwa odbiorcy, nazwa firmy i adresy
Cztery linie (lub 1 cal) pod datą wpisz imię odbiorcy zaczynające się od "Mr." lub "Pani" Użyj zarówno pierwszego, jak i ostatniego nazwiska, po którym następuje przecinek i tytuł odbiorcy (np. Manager, Supervisor, Coordinator). W kolejnym wierszu wpisz nazwę firmy, a następnie adres firmy (zwany również adresem wewnętrznym) bez skrótów z wyjątkiem stanu.
Pozdrowienie
Jedną pustą linię później wpisz pozdrowienie, używając tej samej nazwy, podanej w adresie wewnętrznym, zaczynając od "Dear". Zwrot w osobistym liście biznesowym powinien kończyć się dwukropkiem. Na przykład: "Droga Pani Lucinda Jones:"
Ciało
W osobistym liście biznesowym ciało zaczyna się od pustej linii po powitaniu. Pojedyncza spacja i lewa-uzasadniają każdy akapit w ciele, pozostawiając pustą linię między akapitami. Zwięzłość jest kluczowa: Rozpocznij od przyjaznego otwarcia, po którym następuje cel listu. Drugi akapit powinien uzasadniać cel; Podaj szczegóły, takie jak numery kont, numery faktur, daty przesyłek lub usług oraz nazwy produktów lub pracowników, aby pomóc czytelnikowi i Twojej sprawie. Podaj tylko odpowiednie informacje i informacje pomocnicze, pamiętając, że Twój czytelnik jest zajęty. Ostatni akapit powinien potwierdzać cel (z pierwszego akapitu) i w razie potrzeby zażądać jakiegoś działania.
Zamykanie i zapisywanie
Zamknięcie twojego osobistego listu biznesowego powinno być wyjustowane do lewej strony, chyba że używasz zmodyfikowanego stylu blokowego, który wymaga rozpoczęcia zamykania na środku strony. Jeśli twoje zamknięcie zawiera więcej niż jedno słowo (na przykład "Dziękuję" lub "Z poważaniem"), zamień tylko pierwszą literę pierwszego słowa i użyj przecinka po ostatnim słowie, a nie dwukropka, jak zasugerowano po pozdrowieniu. Trzy puste wiersze później wpisz swoje pełne imię i nazwisko. Możesz wydrukować swój list i fizycznie podpisać swoje nazwisko między zamknięciem a wpisaną nazwą, jeśli chcesz. Osobiste pisma biznesowe są nagraną komunikacją między tobą a firmą. Dlatego warto zachować kopię osobistych listów biznesowych, które piszesz. Jeśli martwisz się o ich przybycie za pośrednictwem poczty, poświadcz je na poczcie przed wysłaniem, aby wiedzieć, kiedy firma otrzyma twoje listy.
