Prognozy kosztów zawierają szczegółowe informacje i łączne środki potrzebne do realizacji projektu. Informacje te pomagają kierownictwu w ustalaniu budżetu projektu w ramach całego budżetu firmy. Na przykład, jeśli projekcja kosztów jest większa niż dostępny budżet, kierownictwo może wykorzystać prognozę do określenia, gdzie należy ograniczyć wydatki, zarówno dla firmy, jak i dla projektu. Projekcja kosztów i następujący po niej budżet również pomagają utrzymać projekt na zadaniu i uniknąć przypadkowych nadmiernych wydatków. Projekcja dostarcza również informacji używanych przez firmę do oceny, kiedy projekt zasadniczo "zapłacił za siebie".
Przedmioty, które będą potrzebne
-
Wszystkie proponowane potrzeby w zakresie wydatków na projekt
-
Propozycja projektu
-
Oś czasu projektu
-
Informacje o budżecie firmy
-
Program arkusza kalkulacyjnego
Zbierz wszystkie informacje związane z aspektami wydatków projektu. Niezbędne informacje obejmują wynagrodzenie dla wszystkich pracujących nad projektem za cały czas szacunkowy, informacje dotyczące koniecznych zakupów narzędzi i sprzętu oraz koszty zatrudniania i szkolenia pracowników.
Przejrzyj plan projektu lub propozycję, zwracając szczególną uwagę na przewidywany harmonogram. Notuj, ile czasu zajmie ukończenie projektu, kiedy najlepszy czas na rozpoczęcie projektu to absolutnie niezbędne wydatki i wydatki, które są mniej potrzebne, ale mogą poprawić ogólne wyniki.
Porównaj oś czasu od propozycji projektu do roku budżetowego firmy i planów budżetowych. Nieznaczne skorygowanie harmonogramu może pozwolić na podział budżetu projektu między dwa lata budżetowe, zasadniczo dzieląc budżet projektu między dwa budżety firmy, co powoduje, że całkowity koszt jest mniej wyraźny w stosunku do regularnych wydatków firmy.
Utwórz listę wszystkich przewidywanych wydatków dla samego projektu. Oddzielne pozycje, z których każda zawiera prognozę kosztów dla każdej pozycji. Na przykład, jeśli trzeba zatrudnić kilkanaście osób do projektu i przeszkolić, będzie to projekcja kosztów szkolenia, a także suma pensji lub wynagrodzeń nowych pracowników, które mogą być faktycznie łączone z innymi wynagrodzeniami, chyba że menedżer chce wszystko wymienione osobno (wyszczególnione). Wypożyczenia lub zakupy sprzętu lub narzędzi mogą być dodatkowymi przedmiotami, a także wykonawcami lub dostawami.
Użyj wyszczególnionej listy, aby utworzyć rzut kosztów. Aby uzyskać maksymalną wydajność, użyj arkusza kalkulacyjnego, aby utworzyć zarówno wykres dla listy szczegółowej, jak i wykres pokazujący podział przewidywanego budżetu. Na wykresie niektóre elementy mogą być połączone w celu odzwierciedlenia większego obrazu dla kierownika projektu, takiego jak połączenie wynagrodzeń pracowników i kosztów szkolenia lub połączenie wszystkich narzędzi, sprzętu i kosztów dostawy, ale oddzielenie zakupów od wynajmu od pracowników od kontrahentów.
Napisz szczegółowy raport z wyszczególnieniem szczegółowych potrzeb związanych z wydatkami, a także wyjaśnij planowanie budżetu dla projektu. Uwzględnij informacje dotyczące osi czasu, wszelkich proponowanych korekt osi czasu oraz miejsca lub sposobu, w jaki koszty projektu mogą pochodzić z ogólnego budżetu firmy.
