Jeśli planujesz uruchomić centrum obsługi telefonicznej, możesz bezpiecznie odłożyć odwieczne zalecenie, że lokalizacja jest wszystkim. Ponieważ Twój jedyny kontakt z klientami - lub większość z nich tak czy inaczej - nigdy nie odwiedzi Cię osobiście, odpowiednia przestrzeń jest ważniejsza niż miejsce. Wymagania dotyczące infrastruktury i przechowywania danych są również istotnymi względami. Dodatkowo, ponieważ środowisko pracy może stać się dość hałaśliwe, fizyczny układ powinien nie tylko być wygodny dla pracowników, ale także powinien zmniejszyć hałas.
Wymagane materiały w kwadracie
Firma Response Design Corp. - specjalizująca się w projektowaniu call center - omawia wymagania dotyczące przestrzeni w zakresie "stóp kwadratowych na siedzenie", zalecając od 125 do 150 stóp kwadratowych na siedzenie. "Ten kwadratowy numer materiału odnosi się do wszystkich potrzeb wspólnych obszarów, a nie tylko do sześciennych" - zauważa projekt reakcji. Jeśli chodzi o przestrzeń kabinową, podaje on jedno centrum telefoniczne, w którym każdemu przedstawicielowi obsługi klienta zapewniono kabinę o powierzchni 33 stóp kwadratowych. Łącząc te skupienia, jeśli planujesz zacząć od 10 telefonów, potrzebujesz około 330 stóp kwadratowych miejsca na boksy i dodatkowe 920 do 1170 stóp kwadratowych dla pokoju spotkań, toalet i przechowywania danych.
Określ wymagania infrastruktury
Współpracuj z konsultantem ds. Telekomunikacji biznesowej, aby określić potrzeby infrastruktury. Wewnętrzne okablowanie, system telefoniczny i wymagania dotyczące przepustowości należą do najważniejszych czynników. Na przykład, zdecyduj, czy standardowe tradycyjne linie telefoniczne z przełączaniem obwodów czy Voice over Internet Protocol to najlepszy wybór. Jeśli wybierzesz VoIP, sprawdź, czy potencjalna strona jest już skonfigurowana dla światłowodowej usługi sieciowej i czy możesz utworzyć koszty wszelkich wymaganych modyfikacji w opłatach za dzierżawę lub czy musisz zapłacić te koszty z góry. Przepustowość odnosi się do szybkości transmisji danych, co z kolei decyduje o prędkości i wydajności twoich połączeń internetowych.
Zoptymalizuj środowisko przechowywania danych
Aby zapewnić dłuższy czas i niezawodność systemu, należy zainstalować sprzęt do przechowywania danych w zamkniętym pomieszczeniu wyposażonym w oddzielny system klimatyzacji i sprzęt monitorujący wilgotność. Avtech Software, Inc., firma specjalizująca się w temperaturze centrum danych i kontroli środowiska, zaleca temperaturę pomieszczenia w zakresie od 68 stopni do 75 stopni Celsjusza i wilgotność względną od 45 procent do 55 procent.
Kup oprogramowanie i sprzęt
W swojej książce "Zestaw szkoleniowy Comdex Call Center" autor i przedsiębiorca Vikas Gupta zaleca, aby wszystkie nowe centra obsługi telefonicznej zaczynały od pięciu podstawowych technologii. Należą do nich połączenie z Internetem, automatyczny dystrybutor połączeń, interaktywny system odpowiedzi głosowej, integracja telefonii komputerowej i narzędzia kontaktu z klientem. Jeśli koncentrujesz się na połączeniach wychodzących, potrzebujesz też oprogramowania do wybierania predykcyjnego. Każdy agent będzie potrzebował również komputera i zestawu słuchawkowego. Ceny oprogramowania i sprzętu znacznie się różnią, więc porównaj sklep i uzyskaj co najmniej trzy oferty przed podjęciem decyzji o zakupie.
Zminimalizuj hałas
Dzwoniące telefony, prowadzone rozmowy i sprzęt operacyjny przyczyniają się do hałaśliwego środowiska pracy. To sprawia, że planowanie podłogi, projektowanie układu i stacji roboczej zmniejsza hałas. Aby to osiągnąć, należy oddzielić stacje robocze zamiast grupowania agentów, dodając panele dźwiękowe pomiędzy stacjami roboczymi, budując jedno lub dwa prywatne biura do spotkań i połączeń, które wymagają ochrony prywatności i umieszczania drukarek i kopiarek na stacjach roboczych. Rośliny i miękkie, tłumiące hałas meble, takie jak żaluzje, dywany, poduszki i wyściełane krzesła, mogą jeszcze bardziej zmniejszyć hałas.
