Baza wiedzy, podobna do wiki, jest zarządzanym zbiorem artykułów i informacji przesłanych przez użytkowników. Repozytorium typu baza wiedzy jest zwykle dedykowane do określonego programu lub procesu, a informacje mogą być przesyłane przez programistów, personel pomocy technicznej lub użytkowników końcowych. Demokratyczny charakter bazy wiedzy umożliwia jej rozwój organiczny i szybki, ale także utrudnia utrzymanie informacji, aw najgorszych przypadkach nie nadaje się do użytku.
Dynamiczna rozmowa
Największą zaletą bazy wiedzy jest to, że pozwala ona wielu użytkownikom na wniesienie wkładu do bazy wiedzy w postaci dokumentacji na żywo i wygenerowania dynamicznej, odpowiedniej rozmowy. Ponadto, ponieważ obejmuje on wkłady z rozwoju, wsparcia technicznego i użytkowników końcowych, osoby przeprowadzające badania online mogą badać ten sam problem z kilku różnych punktów widzenia, prawdopodobnie prowadząc do rozwiązania, którego nie rozważaliby samodzielnie.
Niespójne dokumenty
Różne style pisania i poziomy wiedzy uczestników często skutkują rozłącznym, niestandardowym dokumentem, który jest jedną z największych wad bazy wiedzy. Redundancja staje się regułą, a nie wyjątkiem, a te same błędy mogą być dodawane do bazy wiedzy kilka razy. W związku z tym wymagana jest specjalna konserwacja.
Ponadto, ponieważ baza wiedzy zaczyna się jako pusta baza danych, nie należy jej używać jako głównego źródła dokumentacji dla jakiegokolwiek nowego produktu lub procesu. Baza wiedzy wymaga czasu na zbudowanie, ponieważ scenariusze i problemy zostają znalezione, rozwiązane i udokumentowane.
Prominencja informacji
Demokratyczna, organiczna natura bazy wiedzy oznacza, że najważniejsza informacja może stać się widoczna, podczas gdy mniej ważne informacje zostaną zakopane, dając bazom wiedzy naturalną funkcję sortowania. W przypadku podania niepoprawnie napisanych lub niepoprawnych informacji inni użytkownicy mogą je zakopać, zastępując je lepszymi informacjami lub zgłosić je do usunięcia / sprawdzenia przez administratora.
Zarchiwizowana dokumentacja
Stare artykuły pozostawione w bazie wiedzy zapewniają automatyczne archiwizowanie dokumentacji dla starszych wersji produktu lub procesu. Naturalnie tworzące się archiwum jest zaletą baz wiedzy. Wraz z tworzeniem nowych wersji produktu lub procesu baza wiedzy może zostać zreorganizowana lub zrestartowana, aby zarchiwizować stare informacje, zachowując jednocześnie najnowsze informacje.
Rozwiązania
Należy wyznaczyć wyspecjalizowany personel, który będzie spędzał kilka godzin w tygodniu, przeszukując bazę wiedzy pod kątem zbędnych, przestarzałych lub niedokładnych postanowień i usuwając je w razie potrzeby. Powinni być przeszkoleni w zakresie korzystania z bazy wiedzy i wiedzieć, jak skutecznie je przeszukiwać, aby mogli ustalić, czy artykuł już istnieje, zanim przyczyni się do duplikatu.
