Świat cyfrowy sprawił, że komunikacja stała się najważniejszą umiejętnością zarówno dla osób indywidualnych, jak i korporacji. Kiedy komunikacja rozpada się wewnątrz firmy, często jest ona predyktorem tego, kiedy inna dynamika miejsca pracy będzie podążać za tą spiralą. Aby opanować komunikację, trzeba zrozumieć fundamentalne różnice pomiędzy formalną i nieformalną komunikacją oraz kiedy każdy z nich jest najlepiej stosowany. Gdy komunikacja jest płynna i otwarta, często prowadzi do zwiększenia wydajności, lepszych relacji i większego morale.
Czym jest komunikacja korporacyjna?
Zanim przejdziemy do zawiłości formalnych i nieformalnych metod komunikacji, dobrze jest mieć podstawowy sens tego, co obejmuje komunikację korporacyjną.
Komunikacja korporacyjna może być zarówno wewnętrzna, jak i zewnętrzna. Czasami może to dotyczyć edukowania pracowników na temat wizerunku marki oraz tego, jak utrzymać i promować markę poprzez wszystkie swoje wysiłki. Komunikacja służy do budowania relacji z interesariuszami. To przez komunikator, że uszkodzenia są kontrolowane lub pogarszane, gdy sprawy idą w bok. Komunikacja określa marketing, public relations i zewnętrzną świadomość marki. To w komunikacji i komunikacji korporacje tworzą ramy dla tego, dokąd zmierzają i jakie projekty idą w dół.
Krótko mówiąc, komunikacja korporacyjna kryje się za niemal każdym aspektem nowoczesnego biznesu. Doskonałość w komunikacji jest kluczowym sposobem zarówno pracownicy, jak i kierownictwo mogą podnieść swoją karierę na większą wysokość.
Jakie są formalne i nieformalne metody komunikacji?
Jakikolwiek sposób, w jaki ktoś chce coś zrobić, jest metodą komunikacji, a różnorodność jest ogromna. Niektóre obejmują:
- Rozmowa z chłodnicą wody.
- Wysyłanie wiadomości e-mail w całej firmie lub od osoby do osoby.
- Publikowanie na forach korporacyjnych.
- Udostępnianie w korporacyjnym biuletynie.
- Przypinanie broszury na tablicy ogłoszeń w stołówce.
- Przesyłanie wiadomości czat-peer-to-peer.
- Rozmowy grupowe lub zespołowe w firmie Grupa Slack lub płyta Basecamp.
- Adresowanie korporacyjnego okrągłego stołu.
- Przemawiając na firmowym pikniku.
- Każda forma SMS-ów, mediów społecznościowych, a nawet filmów.
- Wydanie raportu dla interesariuszy.
Żadna z tych metod nie jest nieskuteczna w komunikacji. Wszyscy dostają słowo. Pytanie brzmi, czy są one właściwą metodą dla tej wiadomości? Co ważniejsze, czy są one nieodpowiednie?
W niektórych regionach wysyłanie SMS-ów po godzinach może być niezgodne z prawem lub sprzeczne z umową zawartą przez pracownika. Zaprzyjaźnienie się na Facebooku może być nieodpowiednie dla przełożonego lub kierownika, ponieważ może prowadzić do nieokiełznanej nieformalności poza godzinami pracy. Od regionu do regionu i od firmy do firmy, dzisiejszy zestaw komunikacji przedstawia szereg dylematów i czynników, które powinny być uznane i zrozumiane zarówno przez menedżerów, jak i pracowników.
Przykłady nieformalnych metod komunikacji
Nieformalna komunikacja to jakakolwiek metoda komunikacji, która nie jest zgodna z korporacyjną hierarchią dowodzenia lub nie jest zgodna z ustalonymi najlepszymi praktykami w firmie. Może zawierać plotki, plotki, swobodną pogawędkę, przekomarzanie się i nie tylko. Dzieje się tak w wiadomościach e-mail, tekstach, aplikacjach grupowych, notatkach odręcznych, post-i umieszczanych w raportach, w rozmowach telefonicznych, a nawet w blogach zespołów. Często jest uważany za równorzędnego, co oznacza, że rzadko występuje u osób o różnym poziomie autorytetu.
Ogólnie rzecz biorąc, może być porywczy, nieplanowany, przypadkowy i niezweryfikowany. Zazwyczaj nie jest to traktowane jako ostateczny głos i często oczekuje się, że nie będzie dostępne.
Być może jeden pracownik mimochodem mówi: "Widziałem raporty sprzedaży i myślę, że oznacza to złe rzeczy dla naszego bezpieczeństwa pracy." Jest to nieformalna komunikacja, która w żaden sposób nie odzwierciedla wyników firmy. Sprzedaż może spadać z wielu powodów - od dużego klienta, który ogłosił bankructwo, aż do opracowania nowego produktu, który może sprawić, że stary produkt stanie się przestarzały. Każdy może przyjąć tak niepoważny komentarz, ponieważ ewangelia może być niebezpieczna dla morale zespołu. Ważne jest, aby pracownicy rozumieli przypadkowe obserwacje, ponieważ "nieformalna komunikacja" od jednej osoby może spowodować uszkodzenie zespołu.
Powiedzmy, że inny pracownik wysyła tekst z całej firmy, zapraszając wszystkich na drinki po godzinach w Wanda's Watering Hole, gdzie drinki z happy hour są najtańsze w historii. Mogło to mieć miejsce na koncie firmowym i może obejmować pracowników, ale jest to nieformalne i niesankcjonowane spotkanie w biurze. Są to świetni twórcy zespołów i należy ich zachęcać, ale firma powinna mieć zasady dotyczące organizacji takich wydarzeń, na przykład nie poprzez firmowe konta e-mail.
Nieformalna komunikacja może być także dowolnym rodzajem strzelania pod wiatr. To pracownicy rozmawiają o swoim weekendzie lub rozpowszechniają wiadomości, że Joyce urodziła dziecko. Baseny piłkarskie, gawędzące o pogodzie, chwytające za parking lub zastanawiające się głośno nad wydaniami nowego kwartału - wszystkie są nieformalne.
Kiedy komunikacja w miejscu pracy jest nieformalna, często nie ma potrzeby zachowania prywatności ani oczekiwania prywatności.
Przykłady formalnych metod komunikacji
Kiedy formalnie komunikujesz się w miejscu pracy, istnieje ogólna uwaga. Jest z góry na dół, z dołu do góry, z boku lub poziomo. Obejmuje działy i ustalone praktyki. Formalna komunikacja jest generalnie pomyślana z wyprzedzeniem - to przesłanie, które zostało przemyślane i zaplanowane, a następnie upowszechnione dla konkretnych pracowników, konkretnych działów, a nawet firmy lub jej interesariuszy jako całości.
To także może się pojawić w wiadomościach e-mail lub rozmowach telefonicznych. Ale najważniejszym kryterium formalnej komunikacji jest to, że jest ona uważana za komunikację "poprzez właściwe kanały".
Przykładem może być sytuacja, gdy firma mosiądz wydaje wiadomość e-mail z załącznikiem, który jest formalnie napisany, wyjaśniając, dlaczego nadgodziny nie mogą być rozliczane i nie będą kompensowane przez określony czas. Taki list wymagałby zarządzania, księgowości, a nawet działu prawnego, aby chronić firmę przed każdym, kto źle zrozumiał list i usiłował wystawić niezatwierdzone nadgodziny. Prawdopodobnie będzie to obejmować "potwierdzenie przeczytania" w wiadomości e-mail jako dowód, że każdy odbiorca otworzył i przeczytał komunikat.
Raport giełdowy dla interesariuszy jest formalną komunikacją. Przegląd pracownika z kierownikiem można uznać za formalny komunikat, jeśli dotyczy on pisemnego raportu. Film stworzony przez kierownictwo w celu wyjaśnienia projektu i dostępny za pośrednictwem chmury firmowej jest formalny, podczas gdy czat wideo jest nieformalny. Firmowy wpis na blogu to formalny sposób na otrzymywanie wiadomości o nowych produktach lub usługach, nie tylko dla zespołu firmy, ale także dla obecnych i potencjalnych klientów. Kiedy na temat projektu wydobywają się złe wieści, a dział public relations rozpala pożary, to jest to formalna komunikacja zewnętrzna.
Wszystkie te metody komunikacji mają wspólną cechę - żadna z nich nie jest spontaniczna. Wszystkie mogą zawierać dobrą gramatykę, zwięzły język, żargon branżowy, warunki korporacyjne i prawdopodobnie nawet branding firmy.
Dlaczego potrzebujesz formalnych i nieformalnych metod komunikacji
Komunikacja wpływa tak bardzo na to, co dzieje się w naszym życiu. Tłumi lęki; inspiruje i edukuje. Buduje relacje i może je rozerwać na części.
Firmy, które nie mają dobrej komunikacji, często cierpią z powodu wielu problemów. Może sprawić, że pracownicy będą zdezorientowani, jakie działania podjąć lub jak się zachować. Mogą wystąpić konflikty między działami. Błędy się zdarzają. Tempers może błyszczeć. Rezultatem może być wszystko, od nieefektywności po problemy prawne.
Dzięki dobrej komunikacji - zarówno nieformalnej, jak i formalnej - kultura korporacyjna wydaje się być silniejsza, zdrowsza i bardziej produktywna. Kiedy pracownicy czują, że mają narzędzia do komunikowania się zarówno ze sobą, jak iz kierownictwem, często lepiej rozumieją swoje role i cele.
Kiedy kierownictwo dysponuje szeroką gamą dostępnych możliwości komunikacji z pracownikami, tworzy lepsze relacje, inspiruje do większej lojalności i może prowadzić do ogólnej poprawy produktywności.
Jeśli komunikacja ma miejsce tylko nieformalnie lub formalnie, powoduje konflikty.
Przykłady komunikacji mieszanej lub źle zarządzanej
Być może zarząd nigdy nie miesza się ze swoim zespołem. Być może Peter, szef sprzedaży, nie ma pojęcia, że John ostatnio czuje się źle, dzięki odważnej twarzy Johna. W rezultacie Peter nie zdaje sobie sprawy, że zespół jest zestresowany, ponieważ John tak bardzo się trudzi. Kiedy John informuje Petera, że zdiagnozowano u niego raka, jest to szok, ponieważ Peter nigdy nie cenił sobie rozmowy na temat chłodnicy wody i unika nieformalnych sald mailowych. Ponieważ Peter był tak odległy na nieformalnym poziomie, jego dział sprzedaży nie ufał mu, a oni obawiają się, co John oznacza diagnozę raka, co oznacza dla Johna bezpieczeństwo pracy i zbliżające się obciążenie pracą.
Dobrzy menedżerowie rozumieją, że nieformalna komunikacja sprawia, że relacje są silniejsze, nie tylko na ich końcu, ale jako budowanie morale dla całej firmy, od recepcjonisty po należności.
Jeśli jednak komunikacja jest tylko nieoficjalna, pozostawia pracowników zdezorientowanych i sfrustrowanych. Jeśli każda polityka firmy jest wydawana tylko przez spontaniczne, reakcyjne wiadomości e-mail i nigdy nie została formalnie wydana jako dobrze przemyślana wiadomość, może się wydawać, że bramki są ciągle w ruchu. Czy to naprawdę polityka, czy tylko inny nastrój, w którym znajduje się kierownictwo?
Być może, w maju, szef rozwoju produktu rozśmiesza firmę za pomocą niedbale napisanego e-maila, który mówi: "Zespół ciężko pracował nad nowym interfejsem, który ułatwi korzystanie z naszego oprogramowania księgowego dla klientów. Nie jestem pewien co do nazwy lub daty wydania, ale na pewno jest w pracy."
Następnie, w lipcu, pojawia się wiadomość e-mail z informacją "Wróciliśmy do deski kreślarskiej na interfejsach. Celem jest zwiększenie funkcjonalności, która skutkuje mniejszą liczbą zgłoszeń serwisowych."
Jednak nie ma oficjalnego komunikatu na temat zmian w interfejsie. Co pracownicy powinni powiedzieć lub zrobić w przypadku problemów z interfejsem, jeśli klienci o to pytają? W tym przypadku konieczne jest, aby firma zebrała to wszystko i wydała oficjalny komunikat informujący dokładnie o tym, do czego dąży zespół programistów, ponieważ jest to bardzo ważna informacja dla każdego poziomu firmy, od budżetowania przez marketing, a działy mogą następnie opracować plan działania na zbliżających się interfejsach.
Jak uczyć pracowników Formalne i nieformalne metody komunikacji
Jeśli chodzi o komunikację, stawką jest więcej niż kiedykolwiek. Polityki są krytyczne w środowiskach korporacyjnych, a podczas ich układania są formalne. Wymagane są pisemne wytyczne, w razie potrzeby zawierające wyjaśnienia. Być może wyjaśnienie może wystąpić poprzez adresowanie personelu podczas spotkania lub zezwolenie na dyskusję na temat Slack, ale ważne jest, aby nie było żadnych niejasności.
Zaproś pracowników do angażowania się i zadawania pytań, jeśli nie mają pewności. Poinformuj ich, że dobrze jest wysłać e-mail lub inną pisemną korespondencję, jeśli chcieliby otrzymać papierowy ślad na temat odpowiedzi. Taki papierowy szlak chroni także firmę.
Polityka powinna wskazywać, gdzie firma stoi na temat plotek - że może to być szkodliwe i nieproduktywne, że wszyscy pracownicy zasługują na szacunek i prywatność w sprawach zarówno w miejscu pracy, jak i poza nim. W polityce powinno się również wyjaśnić, że ludzie mogą swobodnie korzystać z mediów społecznościowych jako osoby prywatne, ale nie mogą dzielić się produktem pracy ani rozmawiać o sprawach firmy na swoich kanałach społecznościowych.
Wytyczne mogą również wyjaśnić, czy używanie e-maili nieformalnie w pracy jest w porządku, czy też komunikaty takie powinny ograniczać się do aplikacji do przesyłania wiadomości i tym podobnych. Powinny określać, czy istnieją zasady wysyłania SMS-ów lub wysyłania wiadomości e-mail po godzinach i czy od pracowników oczekuje się monitorowania ich poza siedzibą.
Tam też należy powtarzać zasady dotyczące flirtowania i nękania, ponieważ zawsze są one nieformalną komunikacją, która często obnaża zasady firmy.
Ostatecznie, pisemny podręcznik o komunikacji wewnątrz firmy jest najlepszym sposobem na ustalenie kultury komunikacji korporacyjnej. Pamiętaj, że nieformalna komunikacja jest cenną, budującą morale częścią każdego miejsca pracy i powinna mieć możliwość rozkwitania. Oczywiście, może wymknąć się spod kontroli, jeśli nie ma przerwy, więc firma powinna mieć wytyczne dotyczące tego, kiedy jest to właściwe i co jest właściwe, aby dyskutować nieoficjalnie. Podboje seksualne, nie, ale wspaniały weekend w domku, w porządku.
Ostatecznie, tworząc pozytywne, otwarcie komunikatywne środowisko pracy, odkryjesz, że Twoja firma ma mniej stresujące i bardziej produktywne środowisko, z pracownikami, którzy czują się bardziej lojalni i cenniejsi w miejscu pracy.
